档案管理工作运行机制的改革与创新

2015-02-14陈健民

延安职业技术学院学报 2015年1期

陈健民

档案管理工作运行机制的改革与创新

陈健民

（福建水利电力职业技术学院，福建永安366000）

“统一领导、分级管理”的管理体制、“局馆合一”的管理模式和档案统一管理是档案管理运行机制的特点；在档案管理运行机制中存在着一些问题如单位不重视、制度不完善、不能够正确运用新的技术和设备等；管理体制创新必然要求运行机制的创新，创新运行机制是档案管理模式改革的实际需要，所以管理运行机制必须进行改革与创新。

档案管理；运行机制；改革；创新

档案工作不是一项很热门的工作，很多人对其都不熟悉，认为其无关紧要。随着改革开放的发展，档案管理工作对社会的发展有重要的影响，旧的管理模式已经不能完全适应，管理运行机制需要跟上社会的步伐进行改革创新，在满足社会需求的同时，更应满足单位的工作效率。

一、档案的基本涵义

“档案”一词起源于明末清初，至今我们仍在使用档案一词。档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。而《档案法》中的档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。现在我们所说的档案就是《档案法》中的档案。档案的本质属性是历史的原始记录。

档案的价值在于它的查考、利用价值，即我们实际工作中对档案的使用，主要有凭证价值、情报价值。档案有以下几点作用：第一可以作为一些单位的参考或查考依据，如机关工作、生产建设等；第二可以作为资料或素材，如科学研究、编史修志、宣传教育等几个方面。

二、档案管理

按照国家有关规定，全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。各地方档案事业管理机关，要按照国家有关档案工作，统一规定和要求，结合本地区情况，制定本地区的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本地区档案工作。具体到每个单位，档案管理人员的工作有收集、整理、保管本单位的档案资料等工作，这些工作人员要遵守各级档案管理制度。单位内各分、子单位的档案管理工作受到本单位中心档案室管理人员的监督和指导，并须不定期接受档案行政管理部门对管理工作的监督指导、检查验收。

档案管理包括两个方面：实体档案管理和档案信息组织。实体档案管理是对档案资源的管理，包括收集、整理、鉴定、保管档案等工作；档案信息组织是对档案中信息的管理，包括对信息的输入、存储、加工、核对、输出等工作，它是信息传递的工作。

三、档案管理运行机制的特点

具有中国特色的档案管理体制是经过了三次调整和变革形成的，它具有“统一领导、分级管理”的管理体制、“局馆合一”的管理模式和档案统一管理的三方面特点。

“统一领导、分级管理”的档案管理体制是以“集中统一”为基础，全国的档案由工作中央级的档案行政管理机构负责；内部事务由地方的各级党委和人民政府的档案管理机构负责。这些是依据《中华人民共和国档案法》规定的。

由计划经济向市场经济转变的中国，随着政治管理体制的改革，档案管理体制也发生了质的变化，例如档案管理体制先后调整了三次。国家档案局有执行管理全国档案事务的职能，中央档案馆具有保管档案的职能，两个机构相辅相成形成统一。地方各级区域内的档案管理和保管工作需要由地方各级档案管理机构分配，他们要受到中央的监督管理等。

党和政府于1959年采取了统一的档案管理体制，这有利于保障党和国家档案的真实性和安全。关于档案管理工作，党和国家领导人多次在例会或其他工作中做出强调：各级党委和政府加强重视并要做出合理有效的措施，目的是为解决各种实际问题，并要充分发挥档案管理工作在现代化建设中的作用及价值。

四、档案工作中管理的意义

为了国家的健康发展，提高各级机关工作质量和工作效率，档案工作中的“管理”极其重要，它是管理工作的一个组成部分。一个部门、单位的工作业绩及管理水平需以管理档案的规范性为标准。因为档案记载一些真实的资料，例如单位的发展历史、优秀业绩或工作中目前遇到的问题等等，所以我们可以依据记载的档案进行以后工作的规划，扬长避短，提高工作的效率和业绩。做好档案管理工作需要做到：勇于尝试新的管理模式和改变旧的观念。因此，为了促进经济社会的发展和提升部门的影响力，做好档案管理工作具有重要的意义。

五、档案工作管理运行机制存在的问题

档案管理工作在目前的工作实际中仍存在如单位不重视、制度不完善、不能够正确运用新的技术和设备等很大问题。

1、单位不重视

现实工作中可能还存在档案管理人员工作态度不端正的问题，认为此事可有可无，再加上单位领导的不重视，使得档案管理人员工作懒散、不认真，造成档案收集质量差和利用效率低等。但是，从客观上讲，无论是哪个单位，档案工作都具有极其重要的作用，比如：如果某公司如果能够有效利用档案资源，查找出原来在工作中不利于提高工作成效的做法，进一步改进工作方式方法或生产工艺，那么他们的经济效益在一定程度上会有所提高。但就是由于现实中有些单位对档案管理、利用工作的不重视，对档案管理员工要求低，不支持他们进行专业的培训，造成这些人员专业素质低等原因，使得可能因利用档案生成的经济效益少之又少。

2、制度不完善

有的部门、单位还存在档案管理工作的制度的制定、落实不完善等问题。如果制度不健全、不能做到很好地去落实，造成工作流程的不健全，很多工作都不能够顺利的完成。例如：搜集、整理、保护或保密档案的工作目前还未完善，这样的话就很可能会出现某些问题，如一些信息的缺失、流失、损毁及不方便查找利用等；有些单位虽具有完整的档案管理制度和流程，但因执行的力度不够，使档案管理工作的管理水平提高不上去，这样的话，制定出的档案管理制度和没有制定一样；有的单位在收集档案材料时，因为制定的制度得不到良好的落实，工作考核不明确，上交档案材料与否全凭个人意愿，导致档案收集不全、不及时等现象；或者因档案工作人员缺乏责任心，对单位的档案材料收集整理工作不能及时的完成，久而久之文件便会堆积如山，很可能使档案管理人员形成厌烦的心理，处理文件材料时，会出现不专心、粗心等行为，这将会导致资料整理不完整、卷内目录与实际文件内容有冲突，甚至会导致重要档案资料丢失；如果档案借阅制度没得到很好的落实，当某人前来借阅档案，档案管理人员未按规定要求借阅人登记并签字确认，而是由借阅人自己随意拿走，那么借出的档案如果没能及时地归还，过后档案管理人员很可能会忘记此事，最后甚至导致档案资料不知去向；还有，《中华人民共和国档案法》第二十四条明确规定禁止涂改、伪造档案，《中华人民共和国档案法实施办法》也有具体的规定，如果档案管理者利用工作之便破坏了档案的真实性，给档案利用者提供虚假的信息，这是严重的违法的行为，也违背了社会道德规范。

3、不能够正确运用新的技术和设备

如今是互联网时代，计算机应用技术的使用贯穿于社会各个领域。为了更方便地进行管理档案工作，很多单位都运用了计算机和网络。但是也有一些单位不重视档案管理，也不重视计算机网络在档案管理方面的运用，导致计算机应用技术在单位档案管理上还只是粗浅的利用，进一步深层次利用的需求意识非常不成熟。现在虽是信息化时代，但是有的单位为了节约成本，依旧选择旧的管理模式，这给档案管理工作带来负面消极的影响，不利于提高档案管理、利用效率。

对于这些问题，管理工作运行机制需要进行改革并在这个基础上有所创新。

六、管理工作运行机制创新的原因

1、管理体制创新必然要求运行机制的创新

以往因为非专业化的管理方式的存在，一定程度有着工作保守、功能单一、水平低下等方面的问题，不能提供给社会有效的服务，所以应该改革档案管理模式，第一步先整合档案资源，保管由分散变为集中，档案资源需集约化管理；档案行政管理要实现档案部门一家主管的改变，档案归属要实现集中统一管理的改变，就必须有一套相应的新运行机制。为了能适应改革的发展，需筑起新的档案工作的运行机制，达到预想的要求。

2、创新运行机制是档案管理模式改革的实际需要

安徽首创的档案管理模式改革的初步成功，证明了此次改革的可行性，在全省乃至全国可以推广，不过各单位需根据自身实际情况制订改革实施方案。档案工作的方方面面和各地和相关部门都与档案管理模式的改革有关，如何依法强化资源管理、打破所有制的限制、整合分散的档案资源等都需要体制和机制的创新，最终会带动档案事业的全面发展。

七、有关档案管理体制的改革与创新的建议

档案管理体制的改革与创新须从整体、部分或者说宏观、微观方面对档案的管理工作进行全面考量，作出恰当的分析，根据分析结果进行适当的改革与创新。因这二者之间的关系是相辅相成、缺一不可的，处于共同发展的趋势。

因不同的部门发展方式或经营理念的不同，所以不能全国上下全盘采取的单一的档案管理模式，因为那样做，单位个性化的要求无法实现，对现代化档案管理体制的发展也无益处。所以应建立多元化的档案管理体制，逐渐形成一种形式：以上级主管单位为主，下属单位为辅，二者对档案进行分别管理。

科学的责任制度是档案管理体制的重中之重。其中规范档案管理体制是关键。每个单位、每个工作人员如果能按照档案的管理体制进行自我规范，那么各部门、不同档案的统一管理就会与个人的考核同步发展。计算机技术虽很发达，但很多工作还需要档案人员亲自操作。因此，对档案管理人员的素质必须严格要求，需要经过严格的培训，并且需要有很强的专业知识和工作的责任感、荣誉感，不断地激发高素质的档案管理人员不断进步，更好地融入工作中去，这也能很好地促进档案管理体制的不断创新。