王　清，李玉琴（新疆医科大学第六附属医院，乌鲁木齐830002）



医疗设备档案的科学管理

王清，李玉琴
（新疆医科大学第六附属医院，乌鲁木齐830002）

〔摘要〕医院行业是科技含量较高的行业，在医疗实践活动中，对医疗设备的投入也越来越大，这些设备在疾病的诊断、治疗、科研、教学工作中起着重要的作用。如何加强医疗设备档案的管理，最大限度地发挥医疗设备在医疗、科研、教学中的作用是医院管理者面临的重要课题，有着十分重大的意义。

〔关键词〕医疗部门；医疗设备档案；制度化；规范化管理

1　医疗设备档案的含义

医疗设备档案是医院在购置设备过程中形成文字材料，它主要包含了以下几个方面的内容：（1）各种文件：如设备申请材料、可行性论证报告、有关调查材料、批复文件；（2）各种记录：如谈判记录、招标记录、定货合同、协议等；（3）各种原始凭证：如到货通知、提货单、发票影印件；装箱清单、操作使用说明书、厂家提供的安装图纸；（4）开箱报告、安装调试记录、验收记录、验收报告；（5）设备使用操作章程、维修管理办法、制度；（6）人员培训记录、设备布置平面图、线路图纸、故障维修记录；（7）设备报废申请及处置结果。

2　建立医疗设备档案的意义

首先，建立医疗设备档案，能为医院的医疗器械委员会的论证及设备的引进提供有力的证据，为同类型设备的更新换代提供依据。目前市场上先进的医疗设备功能多样、价格不菲，在引进时医院领导和专家将会进行详细的论证，包括设备的临床使用价值、资金的投入、创造的经济效益和社会效益等等。而建立医疗设备档案，就能为此工作提供证据和参考。

其次，建立医疗设备档案是设备维修、检修和管理的必备条件。医疗设备在运转和使用过程中，一些零部件会磨损、松动，出现故障，将会影响设备的精度、性能和工作效率。这必须要维护和检修。在维护和检修的过程中，医疗设备档案是重要的参考资料，它能为设备的使用和维修、保养提供依据。

设备档案的形成过程涉及到设备从立项申请到最终报废，其时间周期长，中间环节多，参与人员较多。因此，医疗设备档案的管理是一项工作量相当大的工作，医疗设备档案管理是设备管理的重要组成部分。设备档案详细记录了设备的性能和技术指标，有助于工程师了解设备性能、熟悉设备的使用方法、合理地使用和维修设备，有助于提高设备的使用率和完好率。设备档案记载了设备在医院的全过程，可以对它进行分析和综合评价，为设备的效益分析提供科学依据；为设备的引进、合理选型及设备的报废提供依据。

3　医疗设备档案的统一管理

医疗设备档案的特点及其在医院管理中的重要地位，要求我们高度重视医疗设备的科学管理，使之实现制度化、规范化。医疗设备档案管理必须坚持“集中统一管理”的原则，这样才能保证其完整性和利用效率。医疗设备档案有其特殊性:一是档案材料多，归档时间长。购置一台医疗设备，从论证、购置到安装将会形成大量资料，设备使用和维修直至报废，有一个很长的周期。二是多样性，医疗设备有国产的、进口的，档案材料势必牵涉到多种文字，如中文、英文、日文等；其载体有纸张、照片、光盘等。三是档案使用牵涉多个科室，使用多。特别是设备的安装手册、操作手册和维修说明书等一类材料，使用很频繁。因此，如不集中统一管理，很容易造成文件的破损和丢失，破坏档案的完整性，影响档案的利用价值。目前，我院的医疗设备档案由器械科统一管理。

4　加强医疗设备的档案管理

4.1建立完善的管理体系

设备档案的管理必须坚持集中统一的原则，确保设备档案完整、准确。医疗设备档案工作必须纳入医院设备管理工作中，与设备计划管理、设备采购、使用等工作紧密结合，保证设备文件的完整和准确。我院将设备档案管理工作作为医院目标管理责任制的一部分，纳入器械科对使用科室的目标考核（操作人员的使用记录占设备考核总分的20%）。明确设备操作者在负责设备的日常维护保养的同时，要做好日常设备记录；每次使用后，要将使用情况认真做好记录；将整理好的记录上报给设备科管理人员，档案管理员就必须收集好以上各种资料，并进行整理、分类编号、编制检索目录、建立卷宗、定期整理、统计分析、做好借用登记、限期归还，确保设备档案资料的完整。在全院形成一个有效的管理体系。

4.2确定医疗设备档案的归档范围

我们根据医疗设备档案的管理要求，结合医院实际，明确了医疗设备档案的归档内容由两个部分组成：设备申购过程中形成的管理性文件和设备运行过程中积累的文件如维修资料。这些资料一般按年度归入设备档案。随着设备从申购到安装使用，其相应的材料由设备管理人员做好档案的收集整理工作。

4.3建立健全归档制度

首先要明确管理范围。对于二级甲等以上医院，凡是1万元以上的教学、医疗、科研仪器设备，均要建立设备档案，纳入管理范围。其次要确定归档范围。上述管理范围的仪器设备，在其选购、安装、调试、运行、管理、维修、报废等全过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机技术资料，均应归档保存。设备档案主要形成于申购过程与运行过程。申购过程中形成的档案主要包括设备论证报告表、医院医疗器械委员会批复、医院党委会通过文件、政府采购计划报批表、招标的有关资料、购销合同、协议书、卫生资源配置许可证装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他随机技术资料等。

享受国家免税政策的进口设备，还有海关免税证明、质量保证书、报关单、外贸合同、发票、商检报告等。

运行过程中形成的档案主要包括设备的使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、使用率和完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。这些资料均需归入设备档案。

总之，医院对医疗设备管理水平的好坏，会对医院的医学治疗水平产生重要影响。与此同时，医疗设备的管理状态也会对医院自身的运营成本产生直接影响。以积极主动、周到的服务来保证档案资料的有效完整，充分发挥设备档案的作用，以此来促进医疗设备管理工作，促进医院各项工作的进行。

［参考文献］

［1］ 史维新.医院设备档案的管理[J].苏州丝绸工学院学报，2000 （6），340.

［2］ 郑新敏.医疗设备档案的建立和管理[J].浙江档案，1998，（7）：28.

［3］ 陈娟.如何搞好医疗设备档案的管理[J].浙江档案，2006，（9）：35.

收稿日期：2015-06-04

〔中图分类号〕G271

〔文献标识码〕A

〔文章编号〕1002-2376（2015）10-0060-02