龚道龙|文

一组《二十四史》浓缩的是中国几千年的历史；一部企业档案浓缩的是一个企业的发展、辉煌与挫折。企业档案具有高度的凭证作用，但仅停留在凭证阶段，它就是死的，没有吃透，应发挥它的参考和指导作用，所谓“前事不忘，后事之师”，就是这个道理……

株洲硬质合金集团有限公司档案馆

株洲硬质合金集团有限公司档案馆工作人员

近期，黑龙江省科协一行来到株洲硬质合金集团有限公司（以下简称“株硬集团”）调研。调研组重点了解了株硬集团与前苏联合作的历史情况、技术体系以及企业现状等相关情况。据了解，此次调研是受汪洋副总理的委托，由黑龙江省政府组织的一次对建国初期前苏联援建我国的156个项目进行摸底调查。旨在开展好今年中国科协在黑龙江省举办的“中俄工程技术论坛”，重续中俄多年的友谊与合作关系，进而促进双方优势互补的新一轮合作。

在调研活动中，株硬集团齐全、完整的图片和文字档案，生动地还原了当年历史场景，引发了黑龙江省科协人员深深地感触……

还原历史的凭证

由于企业档案是自然形成的，这就决定了档案记录历史情况的客观性。它客观公正地记录了企业创业、发展、科研、生产、企业文化等多方面的信息。

2012年，湖南省株洲市举办了“工业文明档案展”，需要建国初期各企业的相关资料。株硬集团档案馆积极配合，及时提供了珍贵的档案史料。其中包含党和国家领导人来公司视察的照片、反映株硬集团发展变化的老照片等。

株硬档案馆的一位员工对此记忆犹新：“当时由于我们提供的史料齐全，又具有价值，得到了市档案馆的赞扬。可不要小看这一张张陈旧的照片和文字资料，它不仅凸显了公司60年的发展历程，也折射出了株洲城市发展的步伐。”

维护权益的工具

企业档案作为企业资产权益的原始凭证，直接关系到企业的合法权益。近年来，株硬集团在应对法律诉讼纠纷活动和解决历史遗留问题时，从档案中找到了大量有力证据，为公司胜诉和维护合法权益提供了保证。

前几年，株硬集团诉山东某公司拖欠货款一案在烟台法院开庭，涉案金额达37万余元。由于欠款年代久远，当地法院要求株硬集团提供与被告逐年发生业务的原始会计凭证。株硬集团档案馆工作人员不辞辛苦，整理出大量原始凭证，重达20多公斤。经过清欠人员的艰苦努力，株硬集团最终赢得了这场官司。

据不完全统计，近年来，株硬集团仅有关法律经济诉讼和执行案件就有30多起到档案馆查询、借阅原始凭证。档案人员护送出庭作证达十多次，诉讼、执行成功率达到80%以上，为株硬集团挽回经济损失3000多万元。

规范管理的基础

株硬集团自成立之日起，就重视档案管理工作，其档案馆资料涵盖面广，内容充实。该公司在历年的司志修编、制订生产制度汇编、科技研发、技术改造、经济活动分析、人才培养等方面充分利用翔实的档案资料用作参考和具体指导。

随着生产经营规模的扩大，株硬集团基建工程、技术改造等项目也越来越多。基建工程、技术改造档案反映了系列项目管理工作的真实过程，对做好后续生产组织、设备及工艺优化起着重要的作用。

株硬集团企业发展部有关负责人说：“以基建档案为例，生产单位进行技改，对原有厂房进行改造，如果没有完整的基建档案，你就不清楚原厂房的具体结构，贸然动工有很大风险。”

经笔者走访得知，随着株硬集团管理日渐规范，各基层单位、部室的诸多工作都与档案息息相关。以科技部为例，目前，只要是立项的科研项目，都有成套的纸质和电子档案，待项目结题后，就及时归档。

株硬集团负责科研项目管理的一名主办认为，科技档案是记录和保存科学技术知识、生产活动的科技文件，同时也是促进知识创造和科技成果转化的重要资源，具有较高的再利用价值和经济效益。以相关科技档案作为参考，可以为公司节约财力和物力，也避免了项目重复研发。

企业文化的窗口

企业档案管理与企业文化建设宣传虽然不是同一个范畴，但二者有着紧密的联系。企业文化非一朝一夕形成的，企业档案客观地记录了企业的发展历程，这对于提炼企业文化是非常宝贵的素材，同时它又是表现企业特有企业文化的最好佐证。

2012年6月13日，中国文化管理学会、企业文化管理专业委员会副理事长解云天教授一行，就企业文化建设工作到株硬集团调研。通过现场参观和访谈，调研组对株硬集团在企业文化建设方面取得的成绩给予了肯定，并就企业创业发展历程和企业文化内涵向株硬集团约稿。

负责撰稿的员工，通过查阅档案史料，整理出了一系列能还原和展示公司创业发展、技术革新、企业文化内涵等方面的素材，最终撰写出《用四年时间，实现“零”的突破》一文。该文先后在相关刊物上发表，反响良好。援引一位有色系统文编工作人员的话：“通过几张热火朝天的施工老照片和一段情景再现的文字，我更深刻地理解了‘追求过硬，进取无限’企业精神的内涵。”

实行信息化管理

进入新世纪，株硬集团发展步入快车道，同时也面临着诸多挑战。株硬集团合理研判形势，积极应对挑战，从苦练内功方面入手，从降本增效方面入手，从强化管理方面入手，不断增强企业的核心竞争力。信息化管理作为提升企业管理能力不可或缺的一环，株硬集团尤为重视，对其不断优化、升级和扩展。

2013年，株硬集团建成新的协同办公系统后，审时度势，提出了与时俱进的档案信息化管理建设方案，使PDE档案管理系统与协同办公系统实现无缝对接，进而使档案管理实现现代化、数字化、实时化、网络化，提升档案管理档次。据了解，目前株硬集团档案信息化工作已完成70%，预计今年下半年将全面完成。

株硬集团分管档案工作的相关负责人表示，档案实行信息管理是一种必然趋势，也是提升企业管理，提高服务效率的必然选择。实现信息化管理后，档案管理更加科学规范，检索查阅更加便捷。从长远来看，档案将得到更为有效的利用，从而助推企业各项工作的顺利开展。

结语

在笔者走访时，株硬集团一位基层管理人员感触颇深：“一组《二十四史》浓缩的是中国几千年的历史；一部企业档案浓缩的是一个企业的发展史、辉煌与挫折。企业档案具有高度的凭证作用，但仅停留在凭证阶段，它就是死的，没有吃透，应发挥它的参考和指导作用，所谓‘前事不忘，后事之师，’就是这个道理……”

说起档案的重要性，株硬集团档案馆馆长给了这样的定位：“企业档案是一种信息资源，在企业管理等方面正积极地发挥着重要作用，而且随着档案信息化工作的完成，作用会越来越明显。所以员工对档案管理的认识要进一步转变，同时，在档案的归档、借阅等流程中，要进一步增强保密意识。”