马亚锋

（宝鸡职业技术学院 陕西 宝鸡 721013）

在信息化社会飞速发展的今天，电子文件已经广泛、深入的渗透和影响着人类社会生活的各个方面，成为现代社会信息资源的主要组成部分。在不久的将来，电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式。电子文档管理系统正是在这样的背景下产生的。利用电子文档管理系统可以很轻松的实现电子文档的查看、检索、借阅、收藏、审批等诸多功能，切实解决了企业在电子文档管理过程中所出现的很多难题[1]。

但是，在电子文档管理系统中，电子文档的借阅环节一直是程序设计的难点。究其原因，主要是因为电子文档在借阅过程中需要经过多个领导审批环节，而这些环节需要多个复杂的程序跳转指令来完成，在程序设计中非常繁琐，同时在系统使用过程中，如果没有专业人员进行系统的维护和管理，也很难正常使用。

工作流最早是在生产和办公领域中针对日常生活工作中固定有序的活动提出的一个概念，主要就是为了将一个工作分解成多个任务和角色，依据特定的规则来执行，针对这些任务对其进行监控，从而能够达到提高工作效率、有效合理的管理业务等目的。而工作流引擎就是在工作流系统中为其提供各种不同信息的传递、角色分工等解决方案。它可以根据实际的流程开发出稳定的、模块化结构化的程序逻辑，并根据实际情况做出相应的变化[2]。

工作流技术的引入，使得原本比较复杂的程序设计转变为流程管理和控制，尽管工作流模块需要单独创建，但是完成后的系统无论在日常的使用还是在系统的管理和维护方面都大大的降低了成本，只需要普通的职员就可以轻松的完成系统的管理，在应用方面也非常的灵活。

1 需求分析

在电子文档管理系统中，一般存在多个用户，他们的权限各不相同。例如普通用户可以实现档案的检索、查询、收藏、借阅等功能；部门级领导可以进行档案的审核并签署审核意见，查看已审核、待审核以及历史档案和实时档案，对档案进行相应的密级选择；中心领导可以实现所有档案、审核流程查看等所有的功能，全面了解当前公司档案管理现状，统筹规划。图1是一个假定的档案借阅流程，根据图1我们可以看出各用户之间的关系，当普通用户发起档案借阅时，就需要领导的审批。

在这个例子中可以看出，针对普通的职员，需要能够随时随地的进行档案的浏览、查看、借阅等操作，而领导层则需要实时的掌握档案借阅的借阅情况以及能够及时的进行档案的审批工作。同时，针对不同的企业、不同的流程，需要一个专门的流程管理程序，对流程进行增加、删除、管理等操作。

图1 档案借阅流程图Fig.1 Flow chart of archives library

2 档案借阅环节的设计

针对软件的需求分析可以看出，在整个借阅环节需要两个部分，即不同用户实时的浏览、借阅、审批等功能部分和流程增减、管理等功能部分。针对用户功能部分由于用户需要随时随地的进行操作，因此采用B/S模式最为合适，将界面设计为网页的形式，用户随时登陆到网页中，根据自身的权限进行相关的操作；针对流程管理维护部分，由于可能涉及到企业机密，可以采用C/S模式来完成，由专门人员登录到企业内部网中，对流程进行相关的管理操作。

2.1 流程应用端的设计

流程应用端完成的是不同用户实时借阅、浏览、审批等功能部分。在这个部分设计中，采用B/S架构非常适合。B/S即浏览器/服务器模式，将用户浏览界面设计为网页形式，用户可以通过互联网（Internet）随时随地的对本单位的各类档案进行浏览、查询、审批等操作，大大增强了软件的灵活性和实用性，满足了用户的需求。

在这里可以采用JSP+Servlet+Tomcat+Hibernate+Oracle来实现[3]。

JSP（全称 JavaServer?Pages）是由 Sun Microsystems公司参与共同创建的一种可响应客户端请求，动态生成HTML、XML或其他格式文档的Web网页的技术标准。JSP技术主要采用的就是Java语言来实现脚本的编辑。采用JSP开发的Web应用既能够在Linux下运行，也能够在其他的操作系统中运行，非常灵活。

Servlet（Server Applet），全称 Java Servlet，是采用 Java 语言编写的服务器端程序。它主要的功能就在于能够进行交互式的浏览和数据的修改，能够动态的生成Web页内容，一般来说，Servlet主要用来扩展基于HTTP协议的Web服务器。

Hibernate是一种基于JDBC的主流持久化框架，是Java语言下的对象关系映射解决方案。它用来把对象映射到基于SQL的关系模型结构中去，为面向对象的领域模型到关系型数据库的映射提供了一个方便应用的框架，它也是JBOSS所拥有的一个JAVA开发中最为广泛应用的数据持久层框架。它的出现将大量的从事数据持久层相关编程工作的软件解放了出来，它不仅负责JAVA类和数据类型到数据库表和SQL数据类型的映射，还提供了面向对象的数据检索查询机制。

流程应用端[4]实际上就是根据客户的需求制作一个能够供不同用户权限登陆的网站，企业应该拥有一台自己的服务器，将企业的文化、理念等展现出来，同时不同权限的内部员工登陆之后，可以看到企业内部的档案，同时对其进行相应权限的操作。根据图1可以看出，这里出现了普通用户和领导用户，可以根据不同用户权限设计响应的页面，它们的功能可以用图2表示。

图2 用户权限说明Fig.2 User permission explanation

2.2 流程管理端的设计

流程管理端[5]是借阅环节的核心部分，整个过程中所有的功能最终都落脚在这个部分，流程管理端主要实现流程的创建、删除、修改、数据库的设置、各项流程的查看统计等功能，在实际设计过程中，为了方便管理可以将所有的这些功能都集成到一个环境下，同时由于这部分内容涉及到企业单位的机密，为了确保企业信息的安全，可以采用C/S架构进行开发。C/S即客户机/服务器模式，管理员可以通过企业内部网络进入到企业的服务器，对流程进行相应的管理，避免了Internet上未知的风险。

具体的实现时可以选择目前比较流行的JBPM开源工作流引擎来完成系统的开发。JBPM模型采用的是UML Activity Diagram语义，开发人员理解起来比较容易，其次，JBPM提供了可扩展的Event-Action机制、条件表达机制和Task分配机制，很好的实现了活动的扩展处理、条件解析脚本计算以及处理复杂的人工活动。还有一个值得一提的就是JBPM借助Hibernate，很容易支持多种数据库。基于活动图的建模模型以及FSM和PetriNet思想，使得JBPM的内核和根基都比较扎实。

可以将流程管理端划分为两个功能模块，即流程模板模块和流程管理模块。流程模板主要实现流程的编辑和管理功能，而流程管理主要实现各流程的查看统计等功能，还可以包含用户权限管理和数据库管理等。

2.2.1 流程模版模块的设计

流程模版[6]是整个工作流系统的核心部分，主要实现流程模版的编辑、管理以及流程图的绘制等功能。图3给出了一种可能的流程模版功能框架。

图3 流程模版框架Fig.3 Process template framework

在这一部分中，主要是针对流程图进行相关的管理和修改。在新建流程模版中，应该提供一个比较简单易用的流程图绘制界面，让用户绘制起来比较轻松，可以通过java设计出一个简易的流程绘制界面，使用户可以很直观的利用给出的流程图绘制工具进行流程图的绘制，绘制出的流程图经过相应的程序设计就可以直接应用到系统中，这样，用户在使用过程中也会非常的方便，在后期进行应用过程中，软件提供商也不会因此而需要额外的增加售后的成本。

我觉得这里还应该增加流程模版的导入导出功能。有了流程的导入功能，软件提供商可以在自己的官方网站上上传一些常用的流程模版供用户下载，这样即使不会使用该系统的人员也可以轻松地下载已有的模版，然后将其进行简单的修改即可使用，既方便了客户也提升了软件扩展性能；导出功能也为软件在进行二次安装或者因意外发生进行数据恢复时提供了方便。

最为重要的就是流程模版的编辑功能。随着企业的不断运行，人事编制及各种制度的也在不断修订和完善，在这个过程中流程模版不可能是一尘不变的，因此适时的对流程模版进行调整、修改也是一项必不可少的工作，基于此流程模版的编辑功能应该做的更好一点，可以提供客户对现有流程模版的查看和修改功能，在这个环节中流程模版最好以流程图的形式展现出来，这样就可以非常方便的让用户自己进行流程的编辑和修改工作。

2.2.2 流程管理模块的设计

流程管理模块相对比较简单，主要实现流程的统计、刷新、查看等功能。

查看功能是流程管理模块的主要任务，可以查看代办的和已办的档案，包括档案的申请、审核过程以及对应的流程。再设计过程中，可以按照任务名称、发起人、处理的意见、密级等进行查看，比较直观的就是列举成条目的形式，使用户一目了然。当然，在这个过程中，应该提供一个筛选的机制，不然查找的过程就会非常繁琐而且缓慢。

当然，流程的统计以及刷新功能也是一个必不可少的环节。虽然这部分实现起来比较简单，但是还是应该有的。

3 结束语

随着计算机技术的普及和Internet网络的流行，各机关企事业单位已普遍推进办公自动化管理系统建设，由此涌现出大量的电子文档，企业电子档案管理系统是实现电子文件资料的接收、管理和利用，提供基于权限的电子文件检索/浏览、借阅和归还、信息发布等多种电子文件资源的综合利用形式。能够降低办公费用，增加企业管理透明度，极大的减轻文管人员的作业负担。相信在不久的将来，电子档案管理系统会深入各企事业单位，成为企业办公必备的软件之一。

[1]薛旭洋.浅谈JBPM技术在工作流系统的应用[J].计算机光盘软件与应用，2011（21）:17.XUE Xu-yang.Introduction to JBPM technology in the application of workflow system[J].Computer CD software and application，2011（21）:17.

[2]赵玉娇，赵伟.基于JBPM的工作流系统的设计与实现[J].电脑知识与技术，2011（16）：3797-3798.ZHAO Yu-jiao，ZHAO Wei.Based on the JBPM workflow system design and implementation[J].Computer Knowledge and Technology，2011（16）:3797-3798.

[3]顾文轩，王琼，徐汀荣.基于JBPM的工作流管理系统的研究与设计[J].计算机应用与软件，2009，26（5）:104-106.GU Wen-xuan，WANG Qiong，XU Ting-rong.Based on the JBPM workflow management system research and design[J].Computer Applications and Software，2009，26（5）:104-106.

[4]任胜云，王少华.基于JBPM工作流引擎的档案管理系统设计与实现[J].山东电大学报，2009（4）:23-25.REN Sheng-yun，WANG Shao-hua.Based on the JBPM workflow engine file management system design and implementation[J].Journal of Shandong TV university，2009，（4）:23-25.

[5]石远夏，许青林.基于jBPM的业务流程管理研究[J].现代计算机，2009（11）:92-94.SHI Yuan-xia，XU Qing-lin.Business process management research based on jBPM[J].Modern Computer，2009 （11）:92-94.

[6]凌正俊.基于JBPM与JPDL的工作流管理系统的研究与设计[J].计算机技术与发展，2011，21（8）:50-53.LING Zheng-jun.research and design of workflow management system Based on the JBPM[J].Computer Technology and Development，2011，21（8）:50-53.