张 艳

（大港油田勘探开发研究院，天津 300280）

“前车之鉴、后事之师”，从已有经验与资料中获取信息是提高工作效率、规避潜在风险的有效方法，档案正是这样一种承载了有价值信息的集合体，是社会生活的重要组成部分。而随着经济的发展与社会的不断进步，档案数据资料数量呈现飞速上涨趋势，传统的档案管理方式捉襟见肘，呼唤高新技术对此进行变革。在数据库技术与先进网络技术的促进作用下，电子档案与数字档案管理方式应运而生，我国档案管理工作也开始逐步由纸质档案向数字化方向过渡。

1 电子档案与数字档案管理的特征

1.1 电子档案与数字档案管理的优势

1.1.1 便捷的共享特性

在传统纸质档案工作中，档案管理与档案查询均需在工作日内进行，并且需要档案管理人员在场，亲力亲为，这就导致一些紧急与意外情况下档案信息获取的滞后性，并且查询过程也需耗费较多时间。与此相比，电子档案与数字档案的显著优势就在于其不受时间与空间限制，借助于网络技术与云存储技术，电子资料可以实现实时共享，即便相隔千里，也能在第一时间获取所需信息，在获得允许的情况下，无需档案管理人员协助便可自行浏览检索，真正体现了高新技术为人们工作生活带来的便捷性。

1.1.2 高效性与关联性

对于档案立卷部门来说，电子档案将极大提升其工作效率，无需平日里零散地向档案室递交材料，只需将部门文件资料输入计算机中，通过局域网，档案室便可方便地对部门文件进行立卷与目录编制工作，减少了周转环节，既可提高效率，又可避免零散资料的不慎遗失现象。……