高 福

（吉林省高等级公路建设局，吉林 长春130033）

高速公路竣工文件档案是工程建设过程中形成的文字资料、声像图表等，这些内容庞杂、数量巨大的档案资料包括各种原始记录、试验、检测报告等。贯穿工程建设始终的这些资料数据，对于确保工程质量具有重要的意义。为此，吉林省高速公路建设在总结以往经验教训的基础上，在工程开工时，就对整个工程建设项目的竣工文件档案编制工作进行规划部署，制定改进竣工文件编制办法。通过施工单位、监理单位对项目进行单位工程、分部工程、分项工程的合理划分，不仅为以后的档案专项验收奠定了基础，而且对施工单位确保工程质量也起到了积极的促进作用。

技术档案承载着工程建设的历史，更关乎高速公路未来的正常运营，关乎“长治久安”的百年大计，可以说技术档案的质量直接影响今后运营使用高速公路的“质量”，对已建设完成的高速公路后评估和在建高速公路建设都具有重要的借鉴作用。以下结合笔者多年档案工作的实践，就如何建立科学的档案体系进行探讨。

1 吉林省高速公路档案管理简介

1.1 吉林省高速公路档案管理现状

吉林省高速公路建设起步比较晚，且地理环境多半是丘陵地带和山区或半山区，施工条件困难，技术复杂，受东北地区气候的影响，有效工期比较短。在工程建设过程中，外业质量管理、安全管理、进度管理、费用管理，往往要优先于内业资料工作的管理。施工单位缺少档案管理专业人员，对竣工文件工作的理解能力各不相同，想要按照统一的规范、科学的模式编制竣工文件很不容易，这就要求档案体系建设和档号编制必须易于理解，可操作性强。

1.2 公路建设项目档案管理的自身特点

项目档案涵盖了工程建设的全过程，不同于其他科技档案项目的单一性，高速公路建设包括了路基、路面、桥梁、隧道和交通工程及附属设施，涉及多个领域，不同专业。公路建设的特点就是实际工作中，专业技术人员的专业性很强，对其他工作都不是很了解。如何从总体上把握竣工文件档案的总体结构、脉落层次是摆在档案编制人员的一个首要问题，科技档案有别于文书档案，有其自身的工程建设特点，面对的使用查阅者也应当是相关专业技术人员。

1.3 已完公路建设项目档案管理经验总结

在不同的高速公路建设项目中，各个项目建设又具有其自身的特点，建设过程复杂，即使是工程建设亲历者，也很难用简单的语言把建设过程中发生的事说清楚。在以往的实践过程中，尝试通过档号编制以完整、系统的体现工程项目，将其作为档案工作的一项重要措施。国家高速公路档案代号GL5.1，项目代号、招标代号、标段号、案卷号、分卷号、分卷流水号，一并用在档号编制中，最长的编号可能会达到17 位字符，人为的设置过多层次，造成查阅者在查阅过程中对庞杂的档案无从下手，而且也人为地增加了档案编制的难度。因此，在建设和编制过程中，既要注意科学性，更要考虑到实用性。

2 吉林省高速公路竣工文件档案体系和档号编制方法

2.1 公路建设项目档案编制依据

近些年来，交通运输部为规范高速公路项目文件立卷归档工作，保证项目档案质量，先后发布了多个文件，开展多次项目档案业务培训。其中《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）、《公路工程（竣）交工验收办法实施细则》（交公路发[2010]65 号）、《交通建设项目档案专项验收办法》和《交通档案进馆办法》（交办发[2007]436号）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28—2002）》等法律法规，为制定竣工文件编制办法提供了依据。

2.2 吉林省原有竣工文件编制体系和档号编制办法

在以往的工程建设中，竣工文件的编制体系，从大的方面分为四个部分：综合文件、决算文件、监理资料和施工资料，此种分类方法简单明晰。明确档案的归档机构，按照“谁形成谁负责整理”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。第一、二部分为建设单位形成，并负责整理，制定项目文件材料收集归档职责分工表，落实到具体责任部门，做好立卷人、审核人的审查签证，必要时，如征地拆迁资料，由其处室负责人审核签字，加盖处室公章。

第一部分综合文件，定为Y类文件；第二部分为决算和审计文件，定为R类文件；第三部分为监理资料，定为J 类文件，由监理单位负责整理归档；第四部分为施工资料，其中竣工图表定为T类文件，其余施工资料定为S类文件，由施工单位负责整理。

对于施工阶段监理单位和施工单位形成的大量质量保证资料，吉林省在以往成形经验的基础上，借鉴国内、省内几条高速公路竣工文件整理的先进办法，采取了一系列行之有效的措施，如编制《高速公路质量检查表格汇总》、《高速公路质量检查办法》，《高速公路竣工文件编制整理办法》。表格汇总囊括了试验表格、检测表格、数据汇总表格、评定表格，明确了工程质量评分办法、检查程序、检验项目、检测频率。

为了便于整理，根据工程部位，分部分项工程对施工资料一一划分，将其分为若干案卷，再下设分卷，各分卷流水排号，这种档号编制方法，有效地避免了排大流水号，在全部项目工作未完成之前，各卷无法编号，正如预先设好一个架构，整理文件资料时一一对号入座，各卷互不干扰，不必等待全部工程完成时再整理归档编号，即可完成多少整理立卷多少，使竣工文件档案资料的大部分整理归档与工程施工同步进行。

资料分类如下所示：

第一卷 工程质量管理文件

第二卷 质量评定文件

第三卷 路基土石方施工资料

第四卷 路基排水及防护施工资料

第五卷 小桥、通道施工资料

第六卷 涵洞施工资料

第七卷 路面工程施工资料

第八卷 特大、大、中桥工程施工资料

第九卷 互通式立交、天桥施工资料

第十卷 分离式立交、天桥施工资料

第十一卷 隧道施工资料

第十二卷 交通安全设施施工资料

第十三卷 收费站等房建工程施工资料

第十四卷 通信、收费、监控、供电系统施工资料

第十五卷 环保绿化施工资料

第十六卷 施工安全及文明施工文件

第十七卷 进度控制文件

第十八卷 计量支付文件

第十九卷 合同管理文件

第二十卷 施工原始记录

档号编制方法如图1所示。

图1 档号编制示例

3 吉林省高速公路竣工文件档案编制体系和档号编制的改进方式探索

3.1 吉林省高速公路新的竣工文件档案编制体系和档号编制办法的突出特点

在公路建设档案整理归档过程中，不断出现一些新的问题，新的情况，其根本原因在于吉林省竣工文件编制的一些历年习惯性做法。例如，竣工文件编制审核工作放在工程竣工验收之时，通过整改落实，集中施工单位内业资料人员，对档案整理过程中文件资料中的突出问题一一解决，竣工文件的编制体系的时点也是集中在竣工验收阶段，应对档案单项验收。新的档案编制体系突出项目建设的基本建设程序，使档案整理工作与工程建设施工同步进行。

这就是常说的过程比结果重要，抓好工程建设过程中的文件材料归档工作，远比一味要求竣工文件结果审核要好的多。

竣工文件的编制体系上升到项目文件，更加明确了归档范围，较以往的做法增加了不少新的内容，比如设计审批中的工程勘测、设计基础资料，这些过去都是由设计部门归档的。

新的编制体系中，将初步设计、施工图设计单独作为设计审批部分，体现出图纸对于技术档案的重要性，便于整理查阅。

在近些年的几条高速公路决算审计过程中，需要查阅的竣工文件档案数量大幅度增加，更加突显了新的竣工文件结构体系的优点，如资金管理单独作为一个独立部分，极大地方便了查阅。对项目法人、监理单位、施工单位就工程质量、安全、进度、费用控制的专题性和普发性的往来文件加以区分，减少了交叉归档和重复归档。将科研及声像资料作为施工文件的重要组成部分，也体现了新技术、新工艺、档案管理信息化、科学化的发展。

3.2 吉林省高速公路新的档案编制体系和档号编制办法

第一部分为立项审批，定为A类文件；第二部分为设计审批，定为B 类文件；第三部分为工程准备，定为C类文件，由此工程建设已具备了必须的ABC，进入施工阶段，第四部分施工阶段中，按照档案资料形成部门又可分为：项目法人工程管理资料，定为F 类文件，监理资料，定为J 类文件，施工单位施工资料，定为S类文件，竣工图表定为T 类文件；第五部分交、竣工验收，定为Y 类文件；第六部分工程招投标及合同文件，定为H类文件；第七部分资金管理，定为Z类文件。

为便于理解，易于操作，档号的编制分为三级，即：项目代号+档案分类号+案卷流水号。以珲乌高速公路通化至新开岭建设项目为例，项目代号为G11TX，档案分类号为ABCFJSTYHZ 中其一。案卷流水号10001，第一个1 代表合同段号，其后为大流水号。

3.3 吉林省高速公路新的项目文件材料收集归档编制体系及职责分工

吉林省高速公路新的项目文件材料收集归档编制体系及职责分工如下所示：

A 立项审批

1.项目建议书及审批文件（计划处）

2.可行性研究报告及审批（核准）文件（计划处）

3.可行性研究报告及行业主管部门对可行性研究报告的审查意见（计划处）

4.专家对可行性研究报告的评审文件（计划处）

5.环境影响评价报告书及批复（交通工程处）

6.项目用地预审意见（法规征地处）

7.水土保持方案及审批文件（交通工程处）

8.文物调查、保护、矿产资源调查等文件（技术处）

9.其他文件材料（计划处）

B 设计审批

1.初步设计文件及审批文件、专家审查意见及审查会议纪要（技术处）

2.施工图设计文件及审批文件（技术处）

3.工程勘测、设计基础资料（技术处）

C 工程准备

1.建设用地选址意见及红线图（法规征地处）

2.建设用地申请及批复（法规征地处）

3.占地图及土地使用证（指挥部）

4.征地拆迁批文、合同、协议、征用土地一览表、拆迁数量一览表（指挥部）

5.供电、供水、通讯、排水等协议（指挥部）

6.施工许可批准文件（计划处）

7.质量监督申请书及质量监督通知书（质监处）

8.建设前原始地形、地貌状况图、照片（指挥部）

F、S、T、J 施工文件

1.F工程管理文件

1.1项目法人就工程质量、安全、进度、费用控制管理的文件（指挥部）

1.2质量监督机构印发的质量监督相关文件（质监处）

1.3监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件（监理单位）

1.4监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与施工单位的来往文件（施工单位）

1.5施工单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件（施工单位）

1.6项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要（指挥部）

1.7监理组织召开的工地例会及专题会议纪要（监理单位）

1.8计划进度报表（指挥部）

2.F施工准备文件

2.1 合同段开工申请及批准文件（含施工组织设计方案）（施工单位）

2.2技术交底、图纸会审纪要（施工单位）

2.3开工前的交接桩记录、控制点的复测、施工控制点的加密、工程定位（水准点、基准点、导线点）测量、复核记录（施工单位）

3.S 施工质量控制文件

3.1工程及设计变更（施工单位）

3.2施工日志、大事记（施工单位）

3.3 永久性水准点坐标图、建筑物坐标高程测量记录（施工单位）

3.4沉降、位移观测记录、桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总资料（施工单位）

3.5各项标准及工艺试验资料（施工单位）

3.6工地试验室管理文件（施工单位）

3.7原材料（产品）质量保证文件（施工单位）

3.7.1各种原材料、半成品、成品、混凝土预制件合格证及抽检、试验记录（施工单位）

3.7.2产品、设备说明书、合格证及检验报告、质量鉴定报告（施工单位）

3.8单位、分部、分项工程质量评定文件（施工单位）

3.9施工原始文件

3.9.1 单位、分部、分项工程开工批准文件（施工单位）

3.9.2各工序施工记录、试验、检测及报验文件（施工单位）

3.9.3隐蔽工程验收记录（施工单位）

3.9.4混凝土配合比设计报告、配料单（施工单位）

3.9.5砂浆强度、混凝土强度、焊接、压实度、弯沉等试验检测报告及汇总表（施工单位）

3.9.6预应力张拉、压浆检查记录（施工单位）

3.9.7桩基检测报告（施工单位）

3.9.8机电、监控设备安装调试及性能考核记录（施工单位）

3.9.9桥隧工程风险评估报告、专项施工技术方案（施工单位）

3.9.10 事故情况及调查处理报告、补救后达到要求的认可证明文件（施工单位）

3.9.11 施工中遇到非正常情况记录、处理方案及观察记录，对工程质量影响分析（施工单位）

4.T 竣工图

5.J监理文件

5.1监理大纲、规划、细则及批复、监理日志、备忘录（监理单位）

5.2旁站监理记录、平行试验及独立抽检文件材料（监理单位）

6. 科研

6.1课题报告、任务书及批准文件（技术处）

6.2研究方案（技术处）

6.3试验记录、分析计算数据（技术处）

6.4专家评审及技术鉴定报告（技术处）

7.经批准的新技术应用资料（技术处）

8.声像资料

8.1重大活动、重大事故处理（施工单位）

8.2隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点部位施工（施工单位）

Y交、竣工验收

1.交、竣工验收文件（计划处）

2.建设、设计、施工、监理单位工作报告（指挥部）

3.质量监督机构出具的交工验收质量检测意见（质监处）

4.质量监督机构出具的竣工验收质量鉴定报告（质监处）

5.质量监督机构质量监督报告（质监处）

6.试运行记录、检测、观测记录及成果报告、缺陷整改文件材料（指挥部）

7.环保、水保工程单项验收文件（交通工程处）8.档案专项验收文件（技术处）

9.接管养单位项目使用情况报告（计划处）

H 工程招投标及合同文件

1.招标文件（计划处）

2.投标文件（计划处）

3.评标文件（计划处）

4.中标通知书（计划处）

5.工程合同（计划处）

Z 资金管理

1.支付报表（指挥部）

2.工程决算（计划处）

3.竣工决算（财务决算）（财务处）

4.审计报告（审计办）

随着近些年电脑技术的不断发展，对档案目录也很容易实现快速检索，以WORD、EXCEL 软件编制的技术档案案卷目录，通过字符段查找，很快就能查到所要查找的案卷目录。在与工程项目建设同步的档案管理过程中，应抓好档案资料的预立卷工作，编制详尽的卷内目录。总目录尽可能体现多的卷内特征，其案卷题名尤其重要，如重要的卷内施工资料所在路线起讫桩号，工程部位，文字材料时间、问题分类都可以准确地反映卷内内容。可以说，到竣工验收时，就只剩下装订工作了。

4 结语

过去的10 年，吉林省的高速公路建设经历了发展规模大、工程项目多、建设速度快的重要时期，一批又一批的高速公路建设项目档案资料，成为国家档案系统的重要组成部分。档案管理工作日渐成熟，对竣工文件的质量要求也日益提高，如何加强其完整性、系统性、准确性、规范性仍是今后档案工作的重点，解决存在的问题和不足，加强档案编制体系和档号编制方法的研究仍将成为以后工作的重点。

[1] 管先海.对档案学研究的科学性与实用性的思考[J].档案管理，2007（5）：22-24.