李东宁

（宁夏大学，宁夏 银川 750021）

近年来，伴随着经济的飞速发展，生活节奏的日益加快，对于可提高工作效率和强化管理的办公自动化系统的需求越来越多，并要求其具有功能全面性。同样，随着教育信息化发展的迫切需要，为全面提升高校管理服务水平，并促进其他各项事业发展,各高校在计算机、网络建设的支持下，纷纷引入办公自动化系统，实现办公业务的数字化和网络化。办公自动化系统以科学的系统理论为基础，以行为科学为主导，综合运用信息技术，从而实现基于网络的办公自动化，这其中工作流技术对办公自动化系统建设发挥了重要的作用。

一、工作流技术概述

1993年，工作流管理联盟(Workflow Manage-ment Coalition，WFMC)成立，对工作流作出如下定义:工作流是指一类能够完全自动执行的经营过程，根据一系列过程规则，将文档、信息或任务在不同的执行者之间进行传递与执行。也就是根据特定的规则和逻辑关系，把工作流程中的各环节工作组织起来，并依据计算机模型予以表示与计算。简单来说工作流技术就是将工作流程转化为计算模型，使业务过程的部分或整体在计算机应用环境下实现，从而提高工作效率，降低工作时间，减少工作成本，提高经济效益。

基于工作流技术，工作流管理系统应运而生。工作流管理联盟给出的关于工作流管理系统的定义是：工作流管理系统是一个软件系统，它完成工作流的定义和管理，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行。随着计算机软硬件技术的发展，特别是Internet和Intranet的迅速发展，工作流管理系统呈现出大型化的趋势，逐渐应用于各个企业与高校之中。

二、工作流技术对高校OA系统建设的意义

办公自动化这一概念主要是指在办公环境中运用计算机、打印机、复印机、传真机等一系列自动化设备而达到解放人力、提高办公效率的目的。随着信息技术的发展及在办公领域应用的不断拓展深入，办公自动化的内涵也逐渐拓展，成为利用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，寻求各种信息产生、贮存和检索的途径，从而有效地利用各种信息资源，提高工作效率，辅助决策。办公自动化系统（Office Automation，OA系统）是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的，实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件。

高校作为知识、科技、智力和人才集中的重要基地，在信息化时代的召唤下，各种应用系统已经广泛使用。这些系统的应用，在很大程度上提高了工作效率、降低了管理运行成本、规范了工作流程、方便了师生，在高校深化内涵发展、提高教学质量、促进科研水平、提升管理水平、改善学习生活环境等方面发挥了重要而积极的作用。可以说，网络化、信息化、数字化的水平和程度已经成为高校开放意识、内涵建设、办学水平和管理能力的重要体现。这其中OA系统是较早得到广泛应用的系统之一。工作流技术对高校OA系统建设具有十分重要的意义。

首先，增强了OA系统的权威性与严肃性。工作流技术通过严格的过程规则，不仅最大限度地还原了实质的工作流程，同时规范了办公业务流程，明确了承办单位、责任人员，在最大程度上避免了人为随意性，克服了系统使用前常常发生文件送错部门，文件越级报送，文件处理速度缓慢等问题。此外，还明确了各类文件文本的格式规范，对事务处理公开透明,对于OA系统建设起到关键作用，是OA系统在具体运行过程中权威性与严肃性的基础。

其次，提高了管理的有效性。通过使用OA系统，所有需要签办的公文均实现了网络流转，减少了过去的文件转送、寄发的多个环节，对于缓解目前高校规模扩张，很多高校均有多个校区，客观上增加了管理环节与成本等问题，具有十分积极的作用，提高了文书处理的时效性和工作效率。借助工作流技术和网络技术，OA系统在运行过程中克服了时间与地域的限制，不一定局限于在办公室处理公文，对于高校在假期中处理各种文件带来了极大的便利。同时，对于文档的处理，由于其在数据存储、查询、流程跟踪等方面的优势，对管理效能的提升具有极大的促进作用。

第三，促进科学决策。随着工作流技术的发展，除了实现无纸化办公以外，逐步实现工作过程管理的自动化、智能化和整合化，可以灵便的实现数据整合和数据统计，消除信息孤岛，既能实现OA系统内部工作流之间的数据整合，又能实现OA系统工作流与其他业务系统之间的数据整合。对于决策者、管理者来说，拥有充分而准确的信息是做出科学决策的基本前提，因此，借助工作流技术，高校OA系统里所含有的大量信息可以帮助决策者、管理者做出科学有效的决策。

三、工作流技术在高校OA系统中的应用

OA系统是工作流技术应用的典型案例。工作流技术对于OA系统来说是作为一个核心的前提而存在的。工作流技术在高校OA系统中的应用有以下几个方面。

1.公文管理。在OA系统中通过工作流技术严格规定了制发文的流程，以某大学OA系统中学校发文为例，如下图：

由图可见，公文拟稿后，先交由该公文的主办单位领导审核，经审核同意，提交到学校公文管理进行统一处理。在学校层面公文处理环节中，该公文需复核及学校办公室审核，需要部门或有关领导会签的，提交会签，不需要会签的提交校领导签发。领导签发后该公文编文号，并提交最初的拟稿人校对，校对无误后，进行制文程序，按特定格式编辑成文，最后制作成文发送并存档。

在工作流技术支持下，发文的全过程被严格地复制到计算机环境下，所有公文通过统一接口在人机之间进行交互，公文的流转在特定程序下进行，一个环节紧扣一个环节，一般情况下不能随意跳转流程。正是这种严格的工作流保证了公文的严肃性，在很大程度上克服了传统纸制公文制发过程中随意更改内容、随意跳过中间环节直接由领导签发等问题，对公文质量的提高及权威性的树立起到了积极促进作用。

2.查询与档案管理。在工作流技术支持下，所有制发的文件除作为档案归口有关部门管理外，还形成了表单式的文件管理系统，支持各种统计与查询操作，方便工作人员调阅有关信息。同时，除了可以查询文件原文外，由工作流技术所形成的文件制发的全过程都可以进行查询，即可以查询文件的具体流转过程，由此可以确切知道文件流转到了哪一个环节，需要哪个人或部门进行有关操作，这种查询对于文件的督查督办工作尤为重要，有利于提高工作效率。

3.事物管理。在高校，包括会议管理、日程管理、来访接待等等，其实都可以通过OA系统中的工作流管理系统来进行。以会议管理为例，在OA系统中，工作流技术实现了会议的申请、审核、通知，会议表的查询、查看、管理等等，这些都极大地方便了领导、工作人员及教职工对学校有关信息的了解。

随着工作流技术的发展，高校OA系统的功能必将逐步完善，在与日常工作习惯与流程日趋吻合的基础上，将进一步实现更加科学化、精细化的管理，对于进一步提高管理水平，实现高校内涵发展将起到更加积极的作用。

［1］王静，丁振凡.高校办公自动化系统中工作流技术的研究［J］.科技广场，2008，（3）.

［2］赵洁，孟丽荣.办公自动化系统中工作流系统的设计［J］.计算机工程与设计，2005，（4）.

［3］彭媛媛.工作流技术及其在高校办公自动化系统的应用研究［J］.办公室业务，2014，（1）.

［4］马昌威.基于工作流的高校办公自动化系统的需求分析［J］.阿坝师范高等专科学校学报，2013，（3）.