韩栋

引言：作为一个传统图书发行企业的信息维护人员，我想在这里谈一些自己的看法，希望能够给类似的传统企业一些建议和帮助。

这是一个图书发行公司，主营业务就是图书。按照软件公司对行业的分类规则，这里需要一个整体ERP软件来满足公司的需求。软件也就相当于一个大账房，为了能够后期做到强大的数据统计工作，生产过程中产生的有效数据必须有记录，将数据记录工作做到完善，是满足企业需求的基础。同时，要考虑到作为一个传统企业，这里面会有很多棘手的历史问题。

既然是进销存，那就从头开始聊一聊吧。作为进销存的第一步----“进”，其实又可以分为了订货和到货。而作为第一步的订货，又分为期货和现货。其中期货以文教图书为主，根据整个公司及子公司对市场的分析做出的一个预估，一般在学校放假之前三个月左右下订单，学校放假前就会铺货。这里的细节问题就在于订单中的书目信息怎么去处理。一般情况下是图书是由书名，书号，定价三项来确定一个品种的，而在这个时候出版社对于部分图书是没有明确的书号信息的。这个时候需要拿模糊的书目信息来定义一个值，将订数与其做对应记录。如果这个自定义的东西能够带到出版社，发货的时候再带回来，这样是最好的。但是由于现在大多数出版社并不能够很好的做到这点。所以软件只能是在新书到货之后再做二次匹配。关键的地方在于二次匹配如何做到简捷，因为图书到货和给子公司分发，铺货的时间是越短越好的。选择最合适的书目信息去定义会做到事半功倍。首先本身文教图书的特点就是经常会出现一个书号对应多种图书的情况，两本书可能只是书名不同，书号和定价都相同。针对这个情况，我建议拿货源（出版社或者图书公司）+版本（人教）+科目+年级+春秋（上下）+系列（可选）作为条件来做二次匹配。虽然字段有些多，但是都是比较明确的，可以极大避免人为判断的失误。在新书到货之后，准确的图书信息录入之后就可以由系统自动匹配订单，进行发货。对于现货，其实信息系统并不需要做太多的东西，当企业对市场分析之后，发现需求时，根据实际的图书制作订单，将订单传递到出版社。然后图书到货之后，进行录入，由系统自动分书。谈到现货分书，又有一个问题出现了。因为现货订单有些是由总公司发起的，有些是由子公司发起的。由子公司发起的自然而然的就正常的下发了。而由总公司发起的订单，当图书到货之后，就有不同的去向了。这个时候应该提到的是第二个我觉着很关键的地方，按照某个规则去处理这些没有子公司订单的现货新书。在数据分析系统生效之前，这部分书应该正常的全部上架，然后由子公司的业务根据市场分析进行订货。当信息系统积累了一定量的销售数据之后，就应该出现一个数据决策功能，对子公司的销售情况进行判断，并对新书做出部分分配（这里，我个人的看法是一定要在库房留有库存）。对于具体的实施方法，我的推荐是在图书分类的基础上统计购买频率高的月份。可以简单的举个例子，A市大学比较多，大学生读物在平时的销售频率可能会高一些，但是到了假期，外地学生大多都回家了，可能销量会受影响。所以建议是按照月份来判断。同时，按照购买频率来判断是避免有大批量团购某一品种带来的误判。

谈到这里，有一个问题同时也需要提一下，在图书行业有很多考试用书是时效性特别强的。信息系统一定要有预设功能，在上线之前提前将各类考试的时间定义好，对于不定期的考试要允许业务员做设定。这个提醒功能可以让业务员及时的订购图书，不仅仅是业绩，更重要的是在图书发行行业，能够及时的满足客户的需求，才能赢得顾客的口碑，对企业的发展有着特别重要的作用。

上面谈到的是图书的“进”，其实也部分的涉及了“销”的内容。下面，我就来谈谈对于信息系统在“销”的方面如何满足图书行业的要求。其实这里的销售就是总公司向分公司分发的一个过程，也谈不上是实际的销售。总公司的任务，就是将发货单据以信息系统的形式传递到分公司，来方便分公司进行最终销售。信息系统这里的角色就是一个记录员，能够帮助公司做决策的地方不多。我在这个过程中需要强调的只有一点，就是数据的准确性。发货单和差异单的关联问题，在这里很重要，涉及到以后的账务问题。这里应该提到的还有一种出版单位直接将货发运到分公司的情况，期货业务使用这种方法的比较多，因为同一出版单位对分公司的供货量单对单供货量都很大。对于这种模式下的发货单据问题，处理起来会有很多办法，我个人认为比较便捷的是由分公司直接录入，以便可以及时销售。但是这里的录入只是说在分公司的局域范围内生成一张单据和对应的书目信息。在分公司将出版单位的清单回传总公司后，再由总公司专门负责人员进行录入之后下发，对分公司单据依据出版单位发货单号进行匹配替换，而在这个过程中分公司对该单据的销售整体不上报。这样既可以保证信息的准确性，又可以使分公司及时的进行图书销售。

下面该谈一谈“存”的问题了，其实这里并不是简单的存放，而是由信息决策系统对总公司以及分公司的库存进行科学分析，以便能够及时的做到补货和退货。在这个地方，就要用到图书行业业务人员的经验了，很多业内的规律性的东西会在这里发挥作用。在信息系统建立这个决策功能的时候一定要耐心的听取业务员的描述。这里比较普遍的规则就是图书的销售期规则。另外一个就是文教图书以及考试用书，要及时判断及时清退，最大限度的控制库存，保證最优库存。

接下来的部分是图书的退货。首先是分公司向总公司做的退货，除了决策系统产生的建议退货以外，分公司还会有一部分自己的主动退货。我建议的方法是，按包录入。分公司录入人员下架录入打包（这里建议能够包头贴纸能有条形码），要运输的时候扫码装车，同时出包件清单。这个过程中，信息系统依旧是记录员的功能。当包件运输到总公司的时候，信息系统需要做出决策，来最大程度的减少工作量。现有图书发行行业一般情况下，图书返回的时候都是要拆包分拣的，满足A条件的会返回库房上架，不满足A条件的可能就直接退出版单位了。我的建议是，由系统提前判断是否满足A条件，这里指的是按照设定的比例去判断，例如某包书共100册，其中有70册满足A条件可以返厅上架，就扫码换箱直接整包返厅。如果只有30本是满足A条件的，就拆包分拣走正常操作。当然这个比例是要经过科学论证的一个合理值。至于从总公司向出版单位的退货，我在讲“存”的时候基本上都已经提到了，这里就不再说了。

最后要提的就是对账和数据统计的问题了。其实这也是最重要的问题。因为之前信息系统的作用都是为了提高效率和记录信息，这个时候就该处理钱的问题和领导的问题了，当然是最关键的了。对账的问题，分公司对总公司的发货和退货，总公司对出版单位的发货和退货。这里我认为有两点很重要，第一无论发货和退货，有差异的单据对账时，一定要原单和差异单一起对账，这样会很明了;第二出版单位给分公司的直接发货，信息系统的单据对账时一定要核对出版单位的发货单。现在要说的是给领导的报表问题，辛辛苦苦一年又一年，年底了要给领导个明白账啊。主要就是进销存退的报表一定要出的明白清楚，在这个基础上，可以再做一些比较有针对性的报表，比如说一些信息系统决策功能产生的数据。我的经验是，能让领导开心的系统才是好系统。

尾声，在图书行业做信息系统维护也有些日子了，其实有很多业务用文字挺难描述的，我这里也只是重点的介绍了一些我个人认为比较重要的地方，有什么大家有异议的地方，欢迎大家联系我一起切磋交流。