基于VBA技术实现调查问卷数据自动读取

2014-10-14韩爱庆

计算机与现代化 2014年2期

唐燕，韩爱庆，翟兴

(北京中医药大学信息中心，北京 100029)

0 引言

在日常工作和生活中，随着计算机的普及和各行各业信息化程度的不断提高，经常会有各种各样的调查问卷电子文档需要大家填写，当调查问卷的主办方收集到这些大量的文档后，如何将有价值的信息从每个文档中提取出来，并汇总在数据库或电子表格中就变得非常重要;类似地，企事业单位的人事处、财务处、科研处等部门也经常要求大家填写各种给定格式的文档，这些部门收集到员工们填写的文档后，也经常需要从这些文档中提取相关的信息并汇总统计数据。这样的应用非常广泛，也很普遍。然而，目前缺乏现成的工具或软件去自动获取收集到的文档中的信息，往往都是靠手工完成的，效率非常低下，还很容易出错。笔者在实际应用中，使用VBA编程，实现了将大量Word文档中的信息快速自动读取到Excel中的功能。

1 问题的描述

学校的人事处向全校教师下发了一份Word格式调查问卷，调查的内容涉及教师的个人信息、参加项目、发表论文以及教学工作量的情况。调查问卷的部分内容如图1所示。

图1 一份调查问卷的部分内容

在这份调查问卷中，有文字描述也有很多张表格。人事处收集到所有教师填写的Word文档后，需要将每个人在这些文档中填写的个人信息、课题、论文等方面的情况汇总在一个数据库或Excel电子表格中，以方便进一步统计分析。如果采用人工提取数据的方法，需要打开每份调查问卷，逐项复制，这样，不但花费大量的时间，而且工作效率非常低下，并且操作者也会感到枯燥繁琐，稍不留神，还很容易出错。笔者采用的方法是在Excel中使用VBA编写程序，自动扫描每份调查问卷文档，在分秒间即可完成所有问卷的数据自动读取。这种方法，节省了大量的人力和时间，效率很高，值得借鉴。

2 VBA技术

VBA(Visual Basic for Applications)是新一代标准宏语言，是基于Visual Basic for Windows发展而来的，是Visual Basic程序设计语言的子集。与VB不同的是VBA要求有一个宿主应用程序才能运行，比如Excel、Word等，不能用于创建独立应用程序。正因为这样，VBA在执行过程中与宿主应用程序紧密结合，不需要运用其它工具即可创建功能强大的个性化桌面应用程序。和其它编程语言一样，VBA中也有常用数据类型、结构体、数组、流程控制、函数等编程基本元素。在Word、Excel等Office软件中都可以利用VBA进行二次开发，从而改进Office应用程序的功能，使得Office软件能根据用户的需求实现更多的功能。

3 基于VBA的解决方法

笔者在Excel中，使用VBA编程，将同一目录下的所有Word文档逐一打开，提取需要的信息，并将信息显示在Excel中。通过程序自动读取数据，可以快速将大量的Word文档中的数据读取并整合在Excel中。在Excel中，利用其强大的数据处理能力，可以进行进一步的数据分析与统计。

3.1 解决问题的思路

当收集到Word版本的调查问卷时，将所有的文档放在同一个文件夹里。文件的组织如图2所示。

图2 Word文件组织结构

创建Excel文件，分多个Sheet存储数据。根据Word文档中不同主题的调查数据，创建不同的Sheet，并为每个Sheet创建由多个字段组成的表的基本结构。其中，字段需要从调查表中提取关键信息，一个Sheet中，可以有多个字段组成表头。根据这份调查问卷的内容，Excel文件的结构如图3所示。

图3 Excel文件的结构

在Excel中，添加按钮，编写按钮的单击事件，实现所有Word文档的数据提取。

3.2 算法的描述

算法中将Word文档中的内容分成2个部分，一部分是以回车结束的各段的文本描述信息的读取，另一部分是以表格形式展示的各张表格数据的读取。算法中将文本描述信息放置在Excel中的第一个Sheet中，并命名为个人信息;其余各张表格的数据分别放在不同的Sheet中，分别命名为工作情况、项目情况、论文情况、教学工作量。

(1)定义字符串变量 strFileName=Dir(This-Workbook.Path ＆ "* .doc")，当 Len(strFileName)＞0时，进入循环。定义Word文档obDoc=appWD.Documents.Open(ThisWorkbook.Path ＆ "" ＆ str-FileName)并获得要打开的Word的文件名。

(2)文本描述信息行数i=1，当i≤5时，开始循环，strSel=obSel.Paragraphs(1).Range.Text选择信息所在段落，strSel=Trim(Mid(strSel，InStr(strSel，":")+1))提取信息，sht.Cells(iRow，Chr(i+97))=strSel将信息写入第一个Sheet中的单元格中。循环结束，文字描述信息部分提取完毕。

(3)Word文档中的表格数 iTableCount=1，当iTableCount≤obDoc.Tables.Count，遍历 Word 中的所有表格。

(4)每张表格的行数 i=2，当 i≤tbl.Rows.Count时，从第二行开始遍历，如果 Len(Trim(tbl.Cell(i，1).Range.Text))＞2，则 tbl.Rows(i).Select选择该行，obSel.Copy复制该行内容，sht.Cells(iRow，"b").PasteSpecial Paste:=xlPasteValues将选中的内容粘贴到Excel单元格中，iRow=iRow+1。返回第(4)步继续循环，否则，当 i＞ tbl.Rows.Count时退出循环。

(5)返回第(3)步继续循环，否则，当iTableCount＞obDoc.Tables.Count时，所有表格的内容被读出，循环结束。

(6)关闭当前的Word文档，获得下一个Word文档名，返回第(1)步，继续循环，否则，当 Len(str-FileName)=0时，结束循环。

3.3 算法实现及主程序

下面，通过对Excel中的读取数据按钮添加单击事件，实现算法。具体代码如下所示:

以上程序是针对图1所示的调查问卷编写的，要正常运行，必须在Excel中准备好Sheet名称和每个Sheet中的表头。如果调查问卷的形式、内容发生了变化，需要修改程序中的Sheet名称数组、个人信息数组和部分程序。在 Excel中还需要建立对应的Sheet和每个Sheet的表头。也就是说，根据Word文档的不同，只需稍作修改，程序即可适用。

4 结束语

本文介绍了VBA编程技术，并利用VBA技术解决在大量的调查问卷Word文档中自动读取数据到Excel文件的方法。这种方法可以用在其它类似的文档统计分析中。扩展这项技术，也可以将Word格式文档中的信息自动读取数据到Access数据库中。通过运行自动读取程序，可以实现迅速自动获取大量分散在各文件中的数据，极大地提高了相关领域的工作效率，有效地降低了工作强度，值得推广。

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