刘炳栋

摘 要：在我国主流的档案学理论中，对文件的理解和认知主要局限于公文范畴，对文件实质的定义和分类研究甚少。本文是笔者基于多年在科技企业中进行文档管理的工作实践，对文件的定义、特征、关系和分类进行的一些探讨和总结。

关键词：文件定义；实体性；原件；文件分类

文件是构成档案的元素，传统的档案学则是基于机关公文的管理特点和归档要求构建的。随着档案管理在企业中得到越来越多的重视和实践，传统档案学不能涵盖企业中文件来源繁杂、文件类型多样的情况，这一理论框架面临了一些新的变化和冲击。因此，笔者基于企业文档管理的工作实践提出了关于文件定义、特征、关系和分类的新观点，对具有项目建设和（或）工业生产等业务的企业有一定借鉴意义。

1 文件的定义

从企业的内在管理要求看，文件有其产生的必然性：

企业一般在某个行业或某些行业以项目建设和（或）工业生产为主营业务，经营目标为通过主营业务实现盈利，进而持续发展。

在经营目标的驱动下，企业需采用了现代化的治理结构，建立合理的组织机构，明确职责分工和协作关系。各部门依据分工的不同，负责相应的管理或技术活动。

为了管理或技术活动的质量和效率，活动的管理者和参与者需要使用书面形式来固化各自的意图、指令或信息，以确保有效地沟通协作，进而指导、约束或辅助各领域的管理或技术活动的开展。……