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基层档案管理现状探析

2014-06-06丁芳

卷宗 2014年4期
关键词:档案管理基层问题

摘 要:档案可以真实地记录人类社会发展和进步的情况,它提供的信息是社会的宝贵财富。随着社会发展的步伐不断加快,档案管理在基层管理工作中的重要性也日益凸显,引起了人们的高度重视,而在基层档案管理的过程中,仍然存在着一些问题,使基层档案管理工作难以顺利进行。鉴于此,笔者以基层档案管理现状及存在的问题为切入点,进而提出加强基层档案管理的有效措施,为加强基层档案管理提供一定的参考。

关键词:基层;档案管理;问题

随着社会生产力的不断发展和生产效率的提高,人们储存信息的欲望和需求也日益膨胀,在此背景下,就有了档案记载。到现在为止,纸质档案的历史已十分悠久了,它记录了两千多年的历史演变信息,为现代人追溯历史提供了重要的依据,极大地促进了人类文明的进步和发展,也为现代社会的物质和精神文明建设提供了宝贵的信息资源。因此,档案的记载对人类文明的发展有着重要的现实意义。然而,令人堪忧的是,目前的基层档案管理工作中还存在着一些问题,只有解决这些问题,才能加强基层档案管理。

1.基层档案管理现状及存在的问题

自建国以来,我国的档案事业整体上的发展是健康有序的,较以往而言有了一定的突破。为了促进档案事业的发展,我国也建立了大量的档案机构以及档案,这极大地促进了社会主义的发展,加快了我国政治、经济建设的进程。然而,档案事业的发展还没有走向成熟和平衡,有少数地方、少数基层单位的档案管理意识较为薄弱,根本不重视档案管理工作。因此,我国的基层档案管理还存在着较多的问题,以下是具体介绍:

1.1硬件投入不足,环境设施落后

有部分单位认为根本没有必要设立档案室,档案室的硬件设施完全是浪费资源,认为把那些过时的资料放在一个独立的空间就行,改进设施更是没必要,档案管理的目标就是把材料摆放整齐进行备案。这种看法在很大程度上影响了档案室的管理,导致如今档案室的设备不齐全、设施陈旧、立卷手段也较为落后,大部分工作仍然采用手工操作,工作效率低下,少数长期被忽视的资料出现了较为严重的毁坏,使档案资料缺乏完整性。

1.2对档案工作的重要性认识不到位

人们心目中不怎么重视档案工作,对档案工作不看好,他们觉得档案工作的效益不直接和明显,无法和教育、科技产业相比[1]。有少数基层单位甚至认为档案工作不重要,随便应付下就行,根本不对人员的素质进行严格地考核,不管人员能否胜任该工作,只要有人在岗工作可以应付检查就行。因此,档案室失去了最基本的作用,成了保管资料的仓库,有很多的文件资料都是随便放置在柜中,甚至有些资料还没有进行收集,就更不要说对其进行开发和利用了。尤其是还有少数村级和一部分民营企业,完全没有档案工作意识,无法跟上时代发展的步伐。

1.3管理水平不高,管理制度不完善

人们对档案管理的认识不够深刻,他们普遍认为档案室就是存放过时的仓库,工作人员的职责就是保管资料,对档案管理的经费投资力度也就很小,长此以往,档案部门的管理工作水平很难得到提高,使档案部门的管理工作缺乏竞争性。除此之外,档案室还没有健全的规章制度,对卷宗的管理缺乏规范性,这样就严重影响了管理工作的质量,导致档案管理很难实现科学化和标准化。

2.加强基层档案管理的有效措施

2.1 稳定档案干部队伍,提高档案管理人员的专业素质

档案管理工作对管理人员的素质要求较高,它要求有专业的和有经验的人员来进行管理,这样的人员才能胜任这份工作。档案工作的顺利进行还需要一定的制度保障,科学合理的制度能使档案具备保密性和专业性。当然,档案工作队伍的建设是十分必要的,它对档案工作人员进行严格地考核,并对档案工作人员进行专业的、系统的岗位培训,使档案管理工作的效率得到提高。

2.2实现标准化、现代化的档案管理

基层档案管理工作要适应时代发展的需要,就必须设立专门的档案场所,并且要使用专用的、完善的基础设备。除此之外,档案场所的防范工作也是很重要的,加强防范可以保证档案的完整性和整洁性。基层档案资源要具备真实可靠性,进行及时的收集、整理和分类。工作人员要明确自己的工作任务和职责,端正自己的工作态度,做好资料的处理和汇总,建立档案管理工作人员的绩效评价体系,增强工作人员的积极性,从而实现标准化、现代化的档案管理。

2.3增加投入,改善档案工作环境

档案工作的进行需要坚实的物质基础和大量的经费投入。只有这样才可以促进档案库房设施的改善,提高科学管理水平,可以为档案的科研工作提供物质保障,加快档案管理新方法、新举措的探索步伐。另外,大量的经费投入可以使档案工作人员的待遇得到有效改善,为工作人员提供奖金和工作津贴,激发他们工作的积极性。

2.4循序渐进、纸质、电子文档同步发展

计算机网络技术的广泛运用以及办公自动化的普及,加快了文书工作的革新,从原来的“笔杆子”转变为现在的“键盘子”,由此就形成了电子文件,电子档案也随之出现,档案信息化建设也成为档案管理工作的重要环节[2]。对基层档案管理工作来说,首当其冲的是要做好基础工作,建立科学、规范的纸质文档,进而形成电子文档。因此,档案管理要循序渐进,在此过程中,要引进高素质、专业化的优秀人才,为现代化的档案建设奠定人才基础,还要改善电子文档建设的基础设施和设备,促进电子文档的形成。同时,要加强领导和业务指导,有效保证基层档案工作的顺利开展。如果我们全社会都关注和重视档案事业的发展,基层档案工作的面貌就会焕然一新,加快迈入正规的步伐。

2.5抓住重点,努力攻克薄弱环节

如今,村级和乡镇企业、民营企业建档对建档工作的认识不足,档案管理意识较为薄弱,尤其是一些地处偏僻的村级,人员的变动幅度较大,很难进行规范化的工作接交,导致很多档案资料不完整,缺失现象较为严重,也有少数民营企业完全没有建档意识[3]。面对这种情况,各级档案部门和涉农部们就要重视农业、农村档案工作,加强管理和指导,采取一系列行之有效的措施和制定完善的管理机制。例如,工作不到位追究制、建档工作责任制和落实情况督查制等制度,把建设县、乡、村三级档案信息网作为档案管理工作的重点,集中力量扩大村级和民营企业的建档范围,努力提高我国档案管理的水平。

3.结语

综上所述,在当今社会经济高速发展的推动下和信息化浪潮的冲击下,我国的基层档案管理工作中的问题越来越明显,使我国的基层案管理水平很难得到提高,无法紧跟时代发展的步伐。因此,基层档案管理部门要采取一系列行之有效的措施,扩大管理力度,加强基层档案的管理。只有做好基层档案管理工作,才能提高我国基层档案管理的水平,进而更好地促进我国物质文明和精神文明的建设,最终促进社会的进步和发展。

参考文献

[1]王前.浅论基层档案管理存在的问题及对策[J].企业管理,2013,37(10):84-85.

[2]周继娥.浅谈基层档案管理工作现状及工作对策[J].法制与经济,2012,54(12):99-100.

[3]万红英,万红梅.浅析基层档案管理工作的现状[J].管理科学,2011,25(09):55-56.

作者简介

丁芳(1973—),女,汉,山东省济南市人,工作单位:山东省交通规划设计院,秘书,馆员学位:本科,研究方向:档案管理

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