侯翠民

摘 要：由于信息技术的发展，其应用领域也在不断的扩大。目前信息技术在档案管理中的运用也越来越普遍，不仅对单位的现行文件及档案进行着规范的、系统的、详细的记录，也是对单位管理进程的充分反映。本文通过分析信息技术在档案管理中的优势，进而详细介绍信息技术在档案管理中的应用，旨在不断促进单位的管理水平，造福社会大众。

关键词：信息技术；档案管理；应用

自动化办公以及无纸化办公的兴起为档案的生存方式带来了巨大变化。类似于文章的起草、签发等都是在计算机内运行，因此档案就必须以机读的形态存在。相比于传统的纸质文件现代化的档案更加具有利用优势，这种变化就加大了对档案管理工作者的需求，也就会面对越来越多的机读档案。随着网络及计算机在近几年的发展，档案管理模式也在不断改变以适应时代的需求，现代化的信息技术被广泛运用到档案管理中，既减轻了工作量也提高了工作效率。[1]由此可以看出，信息化的档案管理是很有必要的。

1 信息技术在档案管理中的优势

所谓的档案信息化就是指以档案室的资料为对象，利用计算机对信息资料进行不同层面的加工、收集和筛选，使其转变成计算机形式的二次信息，为人们的使用提供方便的过程。其优势需要表现在以下几个方面：

（1）充分发挥和利用计算机技术的潜能，提高档案信息的利用效率。目前很多档案室的应用技术比较落后，功能的开发比较简单而且技术比较单一。有的甚至仅供文件的储存或是档案的著录，不仅浪费了人力、物力和时间，也大大降低了利用效率，制约了现代化设备功能的发挥；

（2）缩短二次文件的加工时间，提高了信息的时效性。以往信息的手动加工大都是以选材、选题出版和编辑的工作模式，这种方式也是文件的形成到二次信息形成的过程，但是其耗时较长，信息的时效性也就不能保证，不能很好地发挥档案信息的应用价值。信息技术在档案管理中的应用可以直接利用机读形式的信息资料，利用计算机对档案信息进行加工，从而快速的出版二次文件；

（3）信息技术在档案管理中的应用可以实现信息的多次产出，有利于避免信息的加工受到计费等问题的束缚。

2 如何将信息技术运用到档案管理中

2.1信息技术的应用步骤

2.1.1信息的整理与收集

信息技术对档案的管理离不开档案资料的收集与整理。在对信息资料进行收集的过程中，对档案工作人员的技术水平与知识层次提出了更高的要求，不但要求勤奋踏实手脑并用，也要做好资料的整理与收集工作，从而有利于第一手资料的掌握。虽然计算机很智能，但是终究只是辅助工具，需要管理者对其进行操控。所以资料的掌握以及无误的录入计算机，才能确保计算机发挥其应有的作用。

2.1.2信息的分类与归纳

对信息资料进行分类与归纳是实现档案信息管理的关键环节。在对信息进行收集与整理时，档案管理人员往往不能做到完整，所以这就要求工作人员对收集的信息进行分类与归纳，筛选和整理，这是档案信息实现计算机管理的前提条件。对收集的资料进行归纳与整理，分类录入计算机中，这是档案管理信息化的重要环节。

2.1.3信息的提取和查询

对档案信息实现方便快捷的查询提取是档案管理实现信息化的最终目的。上述提到对信息的整理收集、分类归纳都是为了能够将信息准确无误的录入计算机中，从而方便日后对信息的提取与查询，只有保证信息准确无误的录入，才能更好的发挥计算机的作用。因此，要实现这一目标，前期的工作不容忽视。

2.2利用信息平台加大宣传，提高档案使用效率

档案对于一个单位来说，是单位保留的具有借鉴意义和参考价值的信息，为各项工作的开展带来启示，开阔人们的思路。为了发挥这一作用，可以借助网络平台对这些静态的资料进行宣传与利用。例如单位中乐于奉献的先进模范，可以将此类信息公布到单位的网络平台中，不仅宣传了优秀的工作作风，也在一定程度上对其他的工作人员有一定的激励作用，激发更多的人参与到奉献自己的行列当中，这对工作作风也是一大改善。另外，信息化的档案管理方便人们对资料的查阅，给人们的工作带来了更多的便捷。

2.3利用多媒体提高档案信息资料的质量

一般来说，档案管理的程度是一个单位管理水平的直接体现，也展现了单位的精神风貌，因此，档案资料的质量也是不容忽视的。档案资料能否发挥其应用价值 在很大程度上是由档案资料的质量决定的，信息技术保证了信息资料的高质量要求。其一信息技术确保了档案资料在纸张、格式、字体上的统一，避免了手写出现的字迹不明。同时打印的方式不仅字迹清晰而且方便阅读与借阅；第二电脑技术对档案资料进行打印卷宗，是无纸化办公与自动化办公的集中体现。可以自由设计打印格式，调整卷皮的年月，件数、案卷号等等，没有手写字，使整个案卷更加趋于完善。

3 总结

综上所述，计算机技术在档案管理中的应用是时代发展之必然，工作人员要做的就是不断提高自己的技术水平，做好档案资料的收集与整理，保证信息资料的质量，从而发挥档案资料应有的价值。

参考文献

[1] 普启光，刘惠瑾. 浅论计算机技术在档案管理现代化中的应用[J]. 内蒙古科技与经济. 2010（20）

[2] 孟根其其格. 档案信息化问题浅谈[J]. 内蒙古科技与经济. 2005（11）endprint