李倚天

[摘 要]会计电算化是一种大趋势，是企业内部管理的一次重大变革。但是由于电算化自身的特点，再加上自古流传下来的会计传统和几十年来的人工习惯，会计电算化必将面临一系列的问题。尤其是对企业内部控制方面有着巨大的影响。本文就企业会计电算化管理过程中的内部控制问题进行探讨，对企业内部控制的完善提出建议。

[关键词]企业；会计电算化；内部控制

[中图分类号]F232 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2014）35-0062-02

企业管理中的内部控制很重要，它决定着企业发展过程是否健康，风险是否适当，收益是否能够最大化。传统的会计手段在企业内部控制中发挥着重要作用，它用经济这双看不见的手去调控企业的运行，确保了企业各项经济资源合理配置，共同推进企业向前发展。随着电算化的普及，会计电算化淘汰传统的会计已经是大势所趋。随着制度变革，企业内部控制方面也出现了一些问题。因此，企业必须要研究电算化管理对企业内控的重要作用，才能建立并改进完善电算化会计管理制度。

1 会计的作用及传统会计的局限

会计在企业运行中发挥着无可替代的作用。它将企业的运行和发展状况具体为一个又一个的数字，直观地显示企业盈利或者亏损。它以数字形式对企业上一阶段的运营状况进行总结，给出决策者下阶段经济决策的建议，使企业的发展更符合企业实际和经济规律。同时，它对企业内部的控制起到一定的作用。它能够及时地发现企业中具体部门出现的问题，能够保证企业资产的安全，利用经济手段使企业中各部门相互监督、协调、促进。

传统的会计管理有其局限性，突出表现在：依赖于会计人员本身的记载，一旦会计人员作假，不易察觉，所以企业要加大对该部分的控制；人工可能出现错误，这些错误将会给企业带来问题，给企业的决策和管理都带来负面影响；人工会计需要耗费一定的时间，会使企业依据财务情况所作出的决策存在一定的滞后；在信息化时代，沿用传统的方式不利于企业的可持续发展。

2 电算化对企业内控的影响

2.1 迫使企业内部控制的手段和理念进行更新

由于电算化大大解放了会计人员，人工记账成为历史。随着人力资源的解放，旧控制手段也失去了效用。传统企业的内部控制其中一部分是针对会计人员本身的管理，由于计算机本身的特点，旧方法的控制力已经大大减弱。对人工会计活动整体的管理也简化为仅仅对输入环节进行监督。虽然对人的控制程序简化了，但是却要加强对计算机程序方面的控制。也就是说，在控制手段上，企业必须由之前单一的对人控制转化为对人机的双重控制，甚至结合其他情况的多重控制。

2.2 出现新的内控内容

电算化带来的可以说是一场大变革。它首先要求计算机系统本身的维护和使用。这就要求企业内部必须设置专门的计算机技术维护管理部门，以维护计算机本身能够正常运行，同时还要注意防止病毒、木马等的侵袭。会计系统本身的维护、更新可以由计算机技术人员来完成，但是具体数据上的录入和分析必须要专职的会计人员来操作。所以，电算化给企业内部控制带来的另外的变化就是会计人员必须要熟悉基本的计算机操作，熟练掌握各种程序做出的数据分析，这又要求企业对相关人员进行培训。

2.3 岗位的调整和岗位职能权限扩大

电算化必将带来企业内部岗位的调整。旧的会计岗位和计算机岗位各司其职，基本不存在交叉和交流。而电算化时代，会计人员和计算机人员必须有很好的配合，在会计部门计算机岗位的作用提升，人员配备也需要增加。同时，由于整个电算化过程中最重要的是原始数据的录入，涉及该部门的内部控制自然会得到空前的加强，内部管理需要针对的重点发生变化。

2.4 减少了人工失误造成的问题，但加大了控制各种不法行为的难度

由于计算机本身是严格地按照既定程序进行工作，它只需要数据输入一项操作，就可以依据其内部固有程序进行数据的整合、分析。所以由于会计人员疏忽大意或者其他情况造成的错误这一问题在电算化过程中会基本得到解决。但与此同时，想要以传统方式控制不法行为也加大了难度，这是由计算机本身的机械属性决定的。计算机只接受指令，那么无权限或者盗用权限的人可以轻松进入程序中篡改、盗取数据，这种不法行为往往非常隐蔽，不易被发觉。

3 电算化下企业内控存在的问题

3.1 过分依赖于机器出现的问题

电算化节省了很多的人力，但是它倚重于原始数据的录入。对其他环节的监督控制比较容易，但是对原始数据的核对仍然没有达到应有的程度。而且在传统的纸质的原始凭证上进行篡改难度很大，很容易被核查出。而在电算化中，对原始凭证的控制不能达到一种完美的程度。

同时，由于计算机是电算化的载体，计算机的安全问题将直接威胁到企业的安全。首先是硬件，由于会计数据都存储在硬盘中，硬盘一旦出现问题，被恶意消除或者更改，对企业的打击将是巨大的。其次是软件，各种病毒、木马等的侵袭也使企业经济状况的封闭性、机密性变得没有保障。最后，由于数据被压缩在很小的一块介质上，盗取一块硬盘就可以获得全部的资料，比起盗取全部的企业账簿要容易得多。

3.2 人为方面的问题

上文所说，电算化的优势之一是计算机计算免去了人工计算的环节，减少了人工失误造成的问题。但是一旦数据录入的过程中由于会计人员操作不当输入数据错误，会影响整个账目的正确性，而且这个错误本身不易被发觉，需要从头逐项核对，这种情况下，既加大了工作量，又使会计信息不能准确发挥其作用。另外，由于电算化节省了传统会计活动中的很多环节，传统环节中的制约变得名存实亡，对操作人员的控制也明显不足。

3.3 电算化本身带来的问题

电算化本身是一种进步，解放人力，计算迅速，更加规范和直观。但是计算机本身没有人的思维，很难像人一样对数据进行识别和分析。在数据录入活动中，计算机很难对一些明显不符合逻辑的数字进行有效识别和预警。

现在相关管理部门并没有统一规定企业电算化的标准软件，各企业使用的软件都不一样。在一些大企业，其不同部门、不同分支机构使用的软件甚至都不一样。这样给企业的内部管理带来了很大麻烦。不同软件的不兼容或者是相同软件的不同版本不兼容造成企业决策者无法宏观地从整体上把握企业的运行状况。各个部门的会计人员想要从其他部门调取数据或者是数据的相互传输都会出现一些问题。

4 电算化环境下企业内控的建议

4.1 企业内部管理体系的重建

由于电算化是一种新生事物，并且是一种必将取代传统的新生事物，所以企业必须针对以往的内部管理体系进行重建。在组织管理上，将部门重新整合，将会计部门与计算机部门作为整合的重点，并且在会计部门形成一种相互制约的有效机制，避免舞弊的可能性。岗位设置要根据实际情况进行变革。设置会计人员、核对人员、软件维护人员、硬件维护人员、数据分析人员等岗位的专职人员，对这些专职人员的职责进行明确的划分和制约。

4.2 加强各方面风险的控制

（1）要加强风险意识。要成立风险评估部门和突发状况处理部门，对电算化管理过程中可能出现的任何新问题进行研究。要能及时地发现风险，对风险进行评估，并且妥善地解决，将问题出现造成的损失降到最低。风险相关部门也应与会计部门经常沟通，及时掌握各种新信息。会计部门内部也应当有风险评估制度，做好各种风险预警。

（2）计算机安全风险控制。放在首位的是要试运行。即软件购置回来以后要先做一次模拟，时间最好是1～3个月。在这个周期之内仍沿用旧的会计方式，计算机同时运行，两者相互对比，相互印证，以保证系统本身的安全和正确性，也可以让操作人员尽快熟悉系统程序，为企业全面电算化打下基础。

运营正常以后要设置专职的软硬件维护人员定期对计算机本身的软件和硬件进行维护管理，保证计算机本身能够正常运行。

（3）程序操作风险控制。建立健全企业电算化管理的相关规章制度和相关标准规范。严格按照规章制度办事，使执行与处罚有制度上的保障，从而最大程度上杜绝制度漏洞造成的风险。制定标准可以最大程度上将会计电算化管理规范化，使企业内部管理更加高效。当然，制定的标准必须在国家相关的标准和规范范围内进行拓展，操作规范应当具体细化。

4.3 做好内部监督与档案的管理工作

做好内部监督是指要明确职责，非会计人员及决策层不得接触会计资料，决策层在调取会计资料的时候要完善手续。系统权限方面要设置不同级别，大部分级别不能接触、调取、查阅、拷贝会计资料。企业加强内部监督还可以进行内部审计，利用审计手段对企业内部进行二次管理。要实行问责制度，哪一部分出现问题，追究哪一部分负责人的责任，保证企业管理中的内部控制力。

在资料输入的时候要保证录入时身边没有无关人员的干扰，保证资料的安全性；录入数据时要经过严格的既定程序，输入以后要保证原始数据的保留；资料录入过程要持续进行，非特殊情况不得中断。在录入环节进行相对严格的控制，将可能出现的问题扼杀在萌芽之中。

所有的会计资料应该及时归档，做好备份。具体来说，就是在企业内设置专门的档案管理部门，主管数据的备份、调取、拷贝等。档案管理部门应要求会计部门及时提交资料，将资料所存储的硬盘妥善保存，防火防盗。要定期地对硬盘中的资料进行检测扫描，在保证不致泄露机密的情况下保证资料的完整性。

5 结 论

会计电算化管理是一个大趋势，未来企业的会计部门会全面普及电算化。就现阶段来讲，会计的内部控制一直属于企业管理中的薄弱点。所以企业应当尽快地适应电算化这一趋势，与先进的管理模式进行对接，根据企业自身情况加强对其内部的控制，主要是加强对人与计算机的控制，协调好二者的关系，从而提高工作效率，提升企业效益，使企业持续健康快速发展，既能提高自身在市场中的竞争力，又为社会主义经济建设贡献自己的力量。

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