易著梁

教学档案是高职院校档案资料最为重要的一部分，是评估高职院校办学水平的重要依据。随着计算机的普及，大部分高职院校已实现了教学管理的电子化，从教学计划的制订、教学计划的实施、教学过程监控到教学结果的评价，基本上都可以通过电子教学管理系统来完成相关的处理，教学档案电子化已是大势所趋。但由于教学档案电子化的过程中涉及的人员繁多、环节复杂，其质量监控问题常被忽视，电子教学档案质量整体不高，研究教学档案电子化过程的质量监控途径，对提高高职院校电子教学档案质量，强化教学管理有着非常重要的意义。

一、高职院校教学档案电子化的步骤及意义

（一）高职院校教学档案电子化的步骤

教学档案电子化是对数字化教学信息资源的一种全新使用和传播方式，即以计算机和通信技术作为物质基础，将教学档案数字化、系统化之后，利用计算机、网络进行信息处理和传播，体现了现代高技术的信息传播过程和高效率的信息利用结果。

1.数字化。高职教学档案包括教学计划、教学运行、教学质量与监控、教学建设与教学研究等教学管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料，这些材料要成为电子教学档案，必然要经过数字化过程，即将教学档案以数字化的方式表现，并能够存在于磁盘等介质中，一般是磁盘防阵列或光盘库，方便用计算机读取。在庞大的教学档案数字化过程中，任何从事教学和管理的人员都会有机会以不同方式参与到这个教学档案数字化工作中，包括文字录入、图表扫描、声像录制等。

2.系统化。教学档案数字化存储在磁盘介质中只是完成电子档案的存储问题。若要方便日后查询和使用，就需要教学电子档案系统化。各高职院校都已经开发了各种形式的数字管理系统。教学档案的管理系统通常是利用计算机应用管理系统软件，通过计算机档案应用管理系统与光盘库的组合，可以实现电子教学档案的保管、存储、查询等功能，为教学改革实践和科研档案利用提供了一个广阔的平台。

3.网络化。高职院校教学档案管理电子化的目的是实现教学改革成果、教案、教材、优秀论文、实践实习、学籍、毕业生名册、学生就业情况等一系列教学信息资源的电子化管理。教学档案信息的网络化目的是实现教学信息资源共享，方便校内外档案利用者的使用。通常，高职教学档案涉密范围很小，教学信息资源的共享部分涉密可能性不大，因此，可以为广大师生和社会学习者提供一个良好的档案信息服务园地。教学档案网络化后，借助这一信息资源宝库，师生员工可以及时了解高校教学改革的最新成果和动态，形成一个紧密的教育教学信息网络体系。

（二）高职院校教学档案电子化的意义

1.提高教学档案的利用率。目前大部分高职院校基本完成了校园数字化工程，教学档案电子化是必经之路。利用校园计算机网络实现教学档案电子化管理，不仅可以让师生员工、合作企业行业的相关人员及时共享大量的教学改革与实践的成果与经验，提高教学与科研工作的效率，同时也可以通过网络系统面向社会提供相应的档案服务和教育资源。

2.促进教学管理，加强教学过程的监控。目前高职院校教学档案电子化方面已经取得比较大的进展，具体表现在普遍已经使用教学管理系统、学生网上评教系统、教师人事档案管理系统等电子化、网络化的信息管理手段进行教学管理。与此同时，高职院校的上级管理部门也往往通过对教学电子档案的监控与查阅，结合院校的办学实际来评估院校的实际办学水平。教育部2008年开始启用的《高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台》，要求所有独立设置的高职院校每学年须按要求填报数据，这些数据很大一部分其实就是教学档案内容，填报平台数据的过程也就是教学档案电子化的一个过程。从这个角度看，教学档案电子化加强了教学过程的监控，提高了教学管理的效率，增强了管理部门与各院校及各院校之间的互动，保证了高职院校的办学水平。

二、高职院校教学档案电子化过程中存在的问题

（一）教学档案在电子化过程中的真实性难以保证

在教学档案数字化的过程中，参与的人员纷繁复杂，所形成的电子教学档案质量参差不齐。另外，电子文件具有易删改的特点，且修改后的痕迹不易被发现。拟稿者在使用电脑将教学档案电子化的过程中，并没有留下自己的笔迹或个性签名，各环节的负责人签发也难以在教学档案材料磁盘上体现，一是不能保证电子教学档案在形成过程中不被篡改；二是教学档案的原始性、真实性和权威性难以确认与保持。篡改一旦发生往往又难以查证、追溯，可能给学校带来直接或间接的损失。

（二）电子教学档案的一致性难以保证

研制计算机软件需要建立在相应的硬件完备的基础上，计算机软件常常滞后于硬件。再加教学档案系统各地区之间、学校之间无法使用统一的软件，这势必会影响到全国联网档案互相之间的使用。同时，高职院校内部管理各种业务使用的系统不一且不兼容，使得来源于各个系统中的数据无法统一，如某高职院校教学管理使用青果教务管理系统，但是学校人事档案则使用的是另一个系统，教师业务数据档案在这两个系统中都会出现，但往往又很难统一。类似的情况还有不少，在这种情况下要保证教学电子档案的统一性，需要付出更多的人力进行对比、核实与鉴定。

（三）电子教学档案的安全与稳定性难以保证

一方面，教学档案电子化最终必然会走向网络化，一是通过网络检索存放在各种网络服务器上的电子教学档案，二是电子教学档案文件通过网络进行传递。近年来，随着高职院校校企合作的纵深推进，教学文件档案中也有不少暂时需要保密的内容或限制提供利用的内容，档案在网络上存放和传输无疑就会产生一种安全隐患；另一方面，随着大多高职院校无纸化办公的实现，院校教学过程中一切情况、信息、决策方式与结果都习惯性存储在网络中，师生员工所需查找的信息大多数来自于网络，简化了教学档案的归档存储程序，方便了管理与利用，也突显了网络对教学档案的潜在威胁，系统崩溃、网络瘫痪、“黑客”袭击、病毒入侵、硬件损坏，均可能使得电子教学文件消失于瞬间，造成难以弥补的损失。

三、加强高职院校教学档案电子化过程质量监控的途径

（一）重视监控强化教学档案的意识

首先，各高职院校应增强各层领导以及师生员工对教学档案的正确意识。让所有教学成员认识到教学档案是教学过程的凭证，是上级管理机构了解及评估院校办学水平的最重要渠道之一，同时也是高职院校教学改革的经验宝库。因此，各院校应将教学档案的收集工作作为常规工作来考核，加强教学档案过程质量监控的意识和力度。其次，在教学档案管理部门设置质量监控以及技术支持等岗位，对教学档案电子化过程进行必要的监控，并按教学基层的需要提供技术咨询与帮助。

（二）建章立制强化档案法律意识

一是制定科学的电子教学档案工作管理制度。随着高职院校规模不断扩大，教学业务日益增长，电子教学档案数量急遽增加，建立一套适合高职院校教学特点的、科学规范的电子教学档案管理制度，用标准和规范将电子教学文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式、查阅方式固定下来，使电子教学档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理，这是高职院校目前首先要解决的问题，也是保证电子教学档案质量的最基础的工作。二是规范教学档案电子化过程的审核程序。通过制度规范教学档案在电子化过程中的审核程序，从源头上保证教学档案的真实性，主要针对教学实践中形成的原始性教学档案，在数字化的环节上设置审核环节，比如，可以由骨干教师来审核一般教师上传的材料，专业带头人审核整个教学团队的教学档案。经过这两个环节，教学档案在数字化这个环节质量就更有保障。教学档案在进入相应的系统前，应该由管理人员进行严格的审核，不符合要求的一律要求整改后方可进入系统。三是从立法角度维护高职院校电子教学档案的真实性和安全性。鉴于教学档案电子化过程复杂，相对过硬的信息安全技术恐怕也无法保证其过程不出问题，因此，为维持电子教学档案的原始性、真实性，保证其安全，建立并完善相关法规和管理制度的意义就显得十分重要。主要有两种途径：一是通过有效文件形式将电子教学档案管理和利用标准规定下来，促使人们能够自觉地遵守这些规定；二是通过立法的形式确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，有效保障电子教学档案的质量。

（三）培训人员减少过程性失误

一是要进行精英培养。目前，让高职院校求贤若渴的是懂档案业务又精通计算机技术的人才。可通过外引、内培等形式培养电子教学档案管理应用人才，既会操作计算机还能设计程序，甚至能够开发软件，有这样的人才投身于高职院校教学档案建设中，才能促进电子教学档案建设管理。二是进行全员培训。由于教学档案电子化过程涉及的人员繁多，特别是教学档案数字化阶段，高职院校的师生员工乃至教学合作的企业、行业方成员，都参与了教学档案电子化的过程，为了保证电子教学档案的质量，分层次、分阶段对各类人员进行培训，减少在电子教学档案的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节的干扰与失误，这也是质量监控的一个重要途径与措施。

（四）研发兼容性系统软件提高管理效率

目前高职院校使用的管理系统五花八门，各个系统的数据来源不一，格式不同，如能够充分利用高职院校自己的技术资源，根据各自的实际情况，自己组织技术力量，如参照教育部高职院校人才培养工作状态数据采集平台的目录建立教学档案的索引目录，综合开发应用数据格式标准统一、兼容性高的电子教学档案管理现代化软件，一来方便本校人员点击查阅，二来还可以联网为社会提供服务，提高电子教学档案利用效率。