王恩贤

医学科研物资信息分类和编码探讨

王恩贤

目的：探讨医学科研物资管理中信息分类与编码的方法。方法：依据国家和行业标准，结合工作中遇到的问题和具体实例，确定分类编码实施方案。结果：实际应用表明，所讨论的方法是可行的，能够较好地解决医学科研物资分类编码问题。结论：科学合理的分类体系有助于提高物资供应部门的信息化水平。

物资管理；分类；编码；信息化

0 引言

信息分类与编码技术是物资供应管理信息系统建设和运行中重要的支撑性技术。由于医学科研物资品种繁杂，目前还没有统一的分类标准和编码方案可供使用。如何对医学科研物资进行分类和编码，一直是我们面对的课题。本文依据国家标准GB/T 7027—2002《信息分类和编码的基本原则与方法》[1-2]和其他相关标准，结合实际管理工作的需要和科研物资管理信息系统的设计，就信息化管理要求的医学科研物资分类编码问题进行了探讨。

1 物资分类的原则与方法

1.1 分类原则

物资分类是进行物资编码的基础，也是物资供应目录维护的关键[3]。医学科研工作中所需要的物资种类比较多，包括化学试剂、医疗药品、仪器设备、实验工具、医疗器械、百货杂品、玻璃仪器等，确定分类时应遵循科学性、系统性、扩延性、兼容性和实用性的原则。具体应把握以下几点：

（1）选择物资相对稳定的属性作为分类依据，药品试剂类主要按化学性质分类，设备器材类主要按用途分类；

（2）将相近的物资类别尽量排列在一起，先排列药品试剂类，再排列仪器设备类；

（3）设置专项订货类，负责收容临时计划物资，避免打乱现有的分类体系；

（4）尽量与国家相关标准或行业标准所确定的分类体系保持一致；

（5）物资分类要为管理工作服务，对于不方便进一步分类的物资可以不再细分。

1.2 分类方法

国家相关主管部门先后制订了许多物资分类标准，但至今没有形成统一的体系，基本上处于各自为政的状态[4-5]。根据医学科研物资的特点，我们将所有科研物资笼统分为药品试剂类和设备器材类。其中药品试剂类又分为9类，分别用A~I表示；设备器材类也分为9类，分别用M~U来表示，见表1。

为了缩短代码的长度，对于药品试剂类和设备器材类不再设置总代码。在确定分类代码时尽量赋予字母一定的含义，例如：用A表示危险化学品，对相关管理人员来说可以解读为最重要；用C表示有机化学品，利用了碳元素代号；用U表示玻璃仪器类，因为U酷似很多玻璃仪器。各大类再根据品种多少和管理的需要细分为若干小类，国家有分类标准的要依从国家确定的分类标准，国家没有

统一标准的参考相关行业标准。

表1 医学科研物资分类和代码

1.3 依据国家标准分类示例

对于危险化学品的分类主要依据了国家标准《危险货物分类和品名编号》的相关规定。该项国家标准经过了多次修订，最新版本是GB 6944—2012。虽然有些物资平时很少库存，但是为了采购、运输、储存和使用管理方便，仍然将危险化学品按标准对应分为9类，见表2。其中A4类包括易燃固体、自燃物品和遇湿易燃物品，A5类包括氧化剂和有机过氧化物。

1.4 参照行业经营目录分类示例

对于医疗器械、玻璃仪器的分类，主要参照有关经营单位目录并结合科研工作实际需求情况确定。其中，玻璃仪器共分 为 10类，用U0、U1、……、U9表示，各类又分为若干小类。部分玻璃仪器分类代码见表3。

表2 危险品分类和代码

表3 玻璃仪器分类和代码

2 物资编码的原则与方法

2.1 编码原则

要在物资分类的基础上，科学合理地确定各种物资的具体编码。编码结构的设计是否灵活方便，直接关系到科研物资管理信息系统的基础架构设计是否稳定[6]。为此，确定物资编码时应遵循唯一、合理、简明、适用、规范和可扩充的原则。但是，有些原则之间可能是相互冲突的。为了保证编码的可扩充性，就要预留足够的备用码，因此，要牺牲编码的简短性；要使编码具有更多的含义，也需要增加编码的长度，编码的简短性也会受到影响。因此，在编码设计时需要综合平衡，尽量使设计的编码体系科学实用。在实际编码过程中需要把握以下几点：

（1）每种物资只能赋予一个代码，每个代码只代表一种物资；

（2）物资编码结构设计要与物资分类体系设计相适应；

（3）各类物资编码的类型、结构和编写格式应当保持一致；

（4）在能够满足编码扩充的前提下，物资编码应该尽可能简短；

（5）物资编码应尽量有一定的含义，以便于相关人员记忆和使用；

（6）要预留一定量的后备码，尽量保持物资编码体系的相对稳定。

2.2 编码方法

科研物资信息编码采用了递增顺序码和系列顺序码。

2.2.1 递增顺序码

根据各类物资可以预见的变化情况规定了不同的递增值，物资编码按预定的数字递增。为了节约编码资源，对于确实不需要中间代码值的，也可采用连续编码。

（1）连续编码：各种规格的胶塞，从000、00、0、1、2、……、17号，不需要中间代码值，采取了连续编码，编码依次按1递增。例如：用U0101、U0102、U0103、……分别表示各种型号的胶塞。

（2）偶数编码：烧杯容量从5 mL到5 000 mL，库存基本上涵盖市场上的各种规格，增加规格的可能性极小，但是也有增加的可能，对于这一类物资采取了偶数编码的方式，编码递增值为2。例如：用U1102、U1104、U1106……分别表示10、50、100 mL……的烧杯。

（3）按10递增编码：由于化学试剂类品种规格较多、库存品种相对有限，经常需要使用中间代码值，其首次物资编码就采取了按10递增编码的方式。

2.2.2 系列顺序码

对于需要在基本分类的基础上进一步细分的物资，当每类品种数在10~99之间时，可以采取系列顺序编码的方法。例如：U14**表示玻璃仪器的多口烧瓶，而多口烧瓶又可以细分为二口、三口、四口烧瓶3类，每类均超过了10个规格。对于后面的2位编码就采用了系列顺序码：用01~29表示“二口烧瓶”，用30~59表示“三口烧瓶”，用60~89表示“四口烧瓶”，90~99备用。

2.3 编码格式

针对医学科研物资的特点，科研物资编码采用了字母、数字混合格式编码，由物资分类代码和品名编码组成。这种编码格式兼具字母型编码和数字型编码的优点，结构严密、直观性好，符合使用习惯。为了保持编码体系的稳定，对常规库存物资和临时计划物资分别采取了不同的编码格式。

常规库存物资编码长度为5位，编码格式：X9999，由1位字母和4位数字组成，包含了分类代码和品名顺序码等信息。以编码A3230为例：A代表危险品，A3代表易燃液体，A3230代表无水乙醇。

专项订购物资编码长度为7位，编码格式：XX99999，由2位字母和5位数字组成，包含了分类代码、采购代码、年度和计划序号等信息。以编码GM12001为例：G代表专项订购物资，M是采购代码，GM12001代表2012年度第001号专项订购计划。

2.4 赋值要求

在给物资编码赋值时，应注意以下几点：

（1）编码长度应符合规定的位数，不足位数必须用0填满；

（2）编码格式应按规定格式排列，不能将字母、数字随机排列；

（3）字母码要使用单一的形式，不要大小写字母混合使用；

（4）数字码不要两头封死，如“：0000”或“9999”；

（5）禁止使用特殊字符编码，如：运算符、标点符号等；

（6）不要随意调整编码，已经停用的编码一般不再使用。

3 新增物资编码的日常管理

物资编码工作不是以生成文本文件作为完成的标志，大量的工作是日后对编码系统的维护[7]。在实际工作中，必须明确编码责任人、编码流程和应注意的事项。

3.1 编码责任人

为了保证物资编码体系的完整，保证统计汇总和统计分析工作的顺利进行，物资分类代码的设置一般由统计部门负责。对于具体的编码工作分2种情况：（1）常规库存物资的编码通常由供应部门负责，各仓库负责人为新增物资编码工作的第一责任人；（2）专项订货计划物资可由相关采购人员预先进行编码，而后由仓库负责接收数据并负责类别代码审核。

3.2 编码流程

各部门和相关人员必须根据物资类别和《库存物资目录》中确定的编码规则和规律，认真编制新增物资编码，要避免一物多码和重码。在动态维护物资编码时，必须先从现有的物资编码信息库中查找。如果编码库中确实没有，才能依照事先确定的规则编写一个新的物资代码[5]。

3.3 注意事项

为了保证物资编码的准确，在编码之前还要注意对编码对象的描述进行核对。

（1）物资名称要规范。物资名称的多样性是客观存在的，也是不可能改变的[8]。由于医学科研物资的名称较多，因此，要注意区分物资的学名、俗名和别名，尽量将习惯名称调整为统一规范的名称。名称太长需要简化或使用缩写时应注意是否具有唯一性。对于进口物资的译名必须符合一定的规范，尽量使用通用的中文名称。

（2）型号规格要齐全。在规格型号不清楚时，应该现场查看实物标签或装箱单。对于进口物资，可以填写具有唯一性的商品编码，以便于科研人员查阅文献和了解该物资的详细技术指标。

（3）计量单位要统一。科研物资通常用量较小，为方便供应工作，尽量使用较小的计量单位。计量单位确定后，不要随意进行调整。确需进行调整的，应结合物资包装变化和科研人员领用情况确定。计量单位名称应统一规范，避免出现中文和字母混用的情况。

4 结语

物资分类与编码是否合理是信息系统设计成功的关键，是推进医学科研物资管理信息化建设必须要做好的一项基础性工作。只有科学设计编码体系、制定编码规则、规范编码流程，才能保证物资供应管理信息系统的正常运行，才能为信息传递、信息共享和统计分析提供方便，才能为管理决策提供准确的数据[9-10]。实际应用情况表明，科学合理的分类和编码体系对提高医学科研物资管理水平和供应工作的效率是有益的。

[1]于春华，汤黎明.多级分类编码技术在医用耗材信息中的应用[J].医疗卫生装备，2006，27（10）：70-71.

[2]于春华，于京杰.医用耗材信息分类与编码方法研究[J].解放军医院管理杂志，2009，16（2）：181-182.

[3]李雷，郭赤，晏妮.医用耗材分类方法及信息化管理探讨[J].医疗卫生装备，2010，31（10）：70-71.

[4]方舸，曲振宇，潘家维，等.探讨医疗耗材的分类及编码[J].中国医疗设备，2010，25（4）：13-14.

[5]赵建中，杜显峰，周丹.医用耗材分类标准体系研究与实践[J].医疗设备信息，2007，22（10）：8-11.

[6]范兴华，李昌，张韬.物料编码子系统在物资管理系统中的设计与实现[J].计算机与网络，2012（2）：62-64.

[7]刘一尘.浅论物资编码的编制及其应用[J].中国科技信息，2005（13）：105.

[8]朱杰.物资名称多样性与编码唯一性的实现与应用[J].实验室科学，2011，14（5）：183-187.

[9]张辉，王西雁.物资供应链管理信息系统物资信息编码体系设计与应用[J].物流科技，2011（12）：11-13，17.

[10]李雪源.医疗器械的实用分类与信息管理[J].医疗卫生装备，2003，24（8）：48-49.

（收稿：2013-03-04 修回：2013-05-13）

Classification and Encoding of Medical Research Materials

WANG En-xian
(Department of Science and Technology,Academy of Military Medical Sciences,Beijing 100850,China)

Objective To study the method for information classification and encoding in research materials management.>Methods A solution for the classification and encodingwas prepared based on the practice and related standards ofnationaland>industrial.Results Trials proved that the solution was feasible.Conclusion Rational classification system contributes to the in->formatization ofmaterialssupply department.[Chinese Medical Equipment Journal，2014，35（3）：136-138]

material management;classification;encoding;informatization

R318；R197.324

A

1003-8868（2014）03-0136-03

10.7687/J.ISSN1003-8868.2014.03.136

王恩贤（1963—），男，高级实验师，主要从事科研物资管理信息化研究和科研物资统计方面的工作。

100850北京，军事医学科学院科技部（王恩贤）