浅论档案数字化外包质量的关键控制点

档案数字化是档案馆的一项重要基础工作,如何提高档案信息数据的质量,是实现信息资源共享和提高档案利用率的前提。在信息化、网络化高速发展的今天，档案数据外包成为档案管理的新模式。因此,档案数据质量成为外包工作的关键。文章针对目前档案数字化外包过程中存在的一些问题提出自己的看法,就如何保障外包档案数据质量的几个关键控制点进行分析，并提出具体措施确保数据质量。

档案数字化；数据质量；质量控制

档案信息的数字化是档案馆信息资源管理的一项重要基础工作。档案日常工作相比其他职业，往往更具枯燥性、复杂性、繁琐性。同时又具有很强的专业性、系统性、规范性。档案馆正在向自动化、网络化、数字化方向转变。网络环境使传统档案馆的资源空间得到拓展。并使传统的工作方式和工作内容发生了深刻变化。①档案业务流程处理是否准确、快速成为档案部门核心竞争力的关键。因此，档案部门将一些重复性的非核心或核心业务流程外包给供应商，以降低成本，并提高服务质量，这就是业务流程外包。它们把自身定位为档案馆的延伸仓库。而需要何种服务每个档案馆就应根据自己的具体情况来选择，现在大多数档案馆外包的主要是全文数据库。因全文数据建设需要大量专业的技术人才、专业的设备、专业的管理。为了降低成本，减少专业人员、专用设备的配置费用。找出档案数据外包质量的关键控制点无疑能够更好地保证档案数据质量,因此，本文对档案外包数据质量的几个关键控制点作一简要分析。

一、关键控制点之一：外包工作的前期准备

（一）对本馆馆藏进行分析

首先，根据国家标准《纸质档案数字化技术规范》中的价值性原则对本馆档案现状进行分析，对需要数字化的档案进行整理、分类。这将决定档案数字化工作的任务和需要达到的目标。其次，确定外包方式，是全部外包还是部分外包。最后，制订出详细、具体的、具有可操作性的方案。报领导审批，由领导签署《纸质档案原件数字化审批书》，并将其纳入全宗卷和数字化工作文档管理范畴。

（二）细化工作、任务落实到人

1.目录数据准备。严格按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。2.拆除装订。在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。并要做好记录，确保工作完成后，复原归位。3.区分扫描件和非扫描件。按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。4.页面修整。破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。5.根据任务制订出方案，具体落实任务。首先，制订出详细任务进度表，每项工作落实到具体人员。然后，订出具体工作时间、工作计划、保质保量的完成各项前期准备工作，并指定专门人员负责验收。

（三）了解档案数字化相关制度和先进技术

档案数字化就是一个系统工程，目前，由于档案数字化缺少统一指导，缺少各种标准，制约了档案数字化的有序进行。②2005年《纸质档案数字化技术规范》颁布实施，这个规范有效地指导了纸质档案数字化工作中的技术实践，对开展档案数字化提供参考的准绳。有些地方根据实际需要，已经制订了或正在制订各自的制度，如北京市2011年4月1日起实施《档案数字化规范》，正式成为地方标准。同时，还要对当前的档案数字化先进技术有所了解。通过学习考察档案数字化工作优秀单位，吸取他们的成功经验，弥补他们的不足之处。

二、关键控制点之二：对外包公司选择

现在全国外包公司众多，良莠并存。因此，外包公司的选择是保障数据质量的关键，首先通过网上问询、与兄弟单位咨询等多途径了解外包公司。

（一）制订出选择外包公司的准则

通过准则评价出外包公司有无完成外包过程的能力从而确保提供合格数据的能力。

（二）外包公司需具备的条件

具有合法有效的生产许可证和工商营业执照；数字化生产必须的资质证明（如安全保障、环璄测评等）；具有相应的专业技术人员和生产设备；能提供符合质量体系要求的数据。

（三）合格外包方的选择

1.调查、选择外包公司：首先对外包公司提供的文件资料进行调查审核；其次，进行现场调研，查看外包方是否具有良好的企业信用等级，包括质量管理能力、服务、资源配备及生产能力与工艺要求等；然后，对已经完成的样品进行检验。2.档案馆数字化负责组通过以上方式的考察对外包公司形成《外包公司调查表》，然后档案馆领导部门、数字化负责组、学校有关领导部门等组成评定小组，按照“质量从优、价格适宜、距离从近”的原则，从合格外包公司中择优选择。并对外包公司进行可行性研究、风险分析，通过后方可列入《合格外包公司名录》。3.由档案馆数字化负责组建立合格外包公司档案，收集、整理、汇总各个公司以往完成数字化数据。

（四）质量保证协议的签订

确定外包公司后，档案馆数字化负责组与合格外包方签订《质量保证协议书》，必要时，档案馆数字化负责组成立质量技术部对《质量保证协议书》的充分性、完整性、适宜性进行评审。《质量保证协议书》一般包括以下内容：对合格外包公司的基本质量要求；验收数据质量的具体要求；质量责任要求；变更、异常时的管理；数据库的交付管理等。

（五）由档案部门与外包商共同组建第三方工作组

工作组由档案部门数字化负责组工作人员与专业的档案学、信息管理人员以及外包公司人员共同组成。负责数字化过程中的整体协调与质量监督工作。

三、关键控制点之三：数字化具体过程

与外包公司签订合同后，档案数字化外包过程中涉及的人员管理、档案安全、资金保障等的工作，档案部门要根据具体情况制定出严格的制度、规范以及合理的操作程序。应加强纸质档案数字化各环节中的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

（一）档案部门应要制订出外包工作需要遵循的规范、标准

要根据《中央档案馆接收案卷级档案质量检查办法》《纸质档案数字化技术规范》等国家标准和相关地方标准，制订出档案数据采集标准、著录细则、加工流程等，以便外包单位有章可循、有法可依。

（二）建立第三方工作组审核机制

第三方工作组，是具备有档案数字化业务指导能力的团体或个人，一般是档案行政业务人员或档案学、信息管理方面的专业人员以及外包公司人员共同组成。他们可以对数字化过程采取定期和不定期抽查的方式进行审核，对数字化工作进行评估、召开会议、短期培训、对突发情况作出应急处理、对存在的问题提出要求和解决办法，并与档案部门和外包商沟通共同协商解决。

（三）严格各项程序机制

对档案的出入库、档案交接、外包工作人员出入、作息时间、工作注意事项，进行规定，建立档案出入库表单、工作量表单等，创造良好有序的工作环境。同时，在工作开展前，提前准备、检测好各种软硬件设备，如扫描仪、计算机、局域网等以及人员、资金的准备，注意每一个细节，避免各种突发状况，影响工作进度和质量。

（四）制定合理的档案数字化工作业务流程

档案数字化业务流程是保证档案数字化工作顺利进行的重要一环，环节较多，环环相扣，不能颠倒，因此，制定合理的业务流程是档案数字化的基础。目前，许多单位在数字化加工流程中有比较好的经验。③如中科院就引入项目管理的理念，明确工作流程和岗位职责,设计了《中国科学院文书档案提卷与还卷单》《档案整理与数字化流程单》，对项目17个环节严格把关,实现了项目流程的全程介入管理和全面细节管理。

四、关键控制点之四：验收

验收工作由学校相关部门、档案馆数字化组、数字化质量技术部共同组成数字化验收组。严格按照《质量保证协议书》要求验收，并要具体对档案数据的扫描方式、扫描色彩和格式、扫描分辨率和图片存储大小、图像尺寸、图像处理及质量检查、纠偏、去污处理、图像拼接、录入及核对机读目录、目录录入的准确率、文件扫描质量、挂接的正确率、破损文件的托裱修复、移交数据的完整性、档案实体的完整性等内容进行认真仔细的验收。现场抽检录入全文扫描的质量和数量，所有数字化指标必须达到中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》要求。④

五、关键控制点之五：数据库交接后的后期维护工作

全文数据库完成验收后，外包公司在一定期限内须提供定期和不定期的免费服务和技术支持，对相关功能在档案管理人员实践磨合过程中产生的问题进行修改和完善，对档案或系统的数据进行修改和备份。⑤

档案数字化外包虽然存在一定的风险，但它的效益是显而易见的。数字化外包是档案管理发展的新趋势，能快速提高档案质量、扩大档案资源的利用途径、增加档案的安全性。而外包数据的质量，不仅关系到整个档案数据库的利用，而且直接影响整个档案馆数字化建设的发展大局。因此，把握并实施好数据库外包过程中的关键控制点，做好事前、事中、事后的质量控制，就能充分保证外包数据的质量，防止和减少外包过程中差错，确保档案数据的质量和效率，增强档案馆的核心竞争力。同时满足档案信息资源共享的需要，使档案资源达到科学化、标准化、规范化。

注释：

①王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯,2011(6):16-18.

②钟国文,童霞.提高档案数字化外包质量的策略探析[J].机电兵船档案,2012(1):13-16.

③潘亚兰,王兰.中国科学院机关档案整理与数字化项目介绍[J].中国档案,2009(1):8-9.

④理明.谈谈纸质档案数字化成果的接收[J].浙江档案,2007(11):32-34.

⑤李云平,张红霞.档案信息化外包带来的外部接入风险及防范[J].开封大学学报,2004.