测绘工程档案中质量控制的重要性浅析

2014-03-17张爱平

办公室业务 2014年21期

测绘工程档案中质量控制的重要性浅析

随着经济的迅速发展，测绘行业所发挥的作用越来越大，各行各业也越来越依赖测绘相关的信息资料。要加强对测绘工程档案的工作流程方面进行规划，结合计算机技术，开展档案信息化工作，开发有效的档案质量监控和检审工具软件，实现档案的电子化和网络化，质量监控和审核智能化是当前从事档案工作重要的课题。

测绘工程；档案；质量控制；信息化

一、测绘工程档案的基本情况

（一）双套制归档是档案的基本标准之一，此外，纸质材料以及电子文件也是测绘工程档案中所必须包含的东西

1.高程控制、平面控制以及图根资料相关的原始的计算资料以及观测记录，包括与之相对应的电子文件，都属于纸质的、责任人亲笔签署的观测计算资料的范畴。

2.评分表、检查记录等都是没有电子文件与之对应的文件，这些也属于需要责任人亲笔签署的工程质量相关的审查检阅记录。

3.与成果报告、成果图件以及成果表相关的原件、电子文件以及电子记录。

4.技术设计书、变更记录表、技术总结、控制网图、技术设计书、作业说明以及协议或合同等，都属于工程辅助性的电子文件与纸质资料的范畴。

（二）档案特点

测试新技术和新设备的普遍应用是当前我国测绘行业的一个发展趋势，也正是因为这样的发展趋势，带动我国测绘行业在工作成果与作业方式方面发生了天翻地覆的变化，所以，带动了测绘相关的工程档案工作巨大的改变。

1.测绘工程档案材料由纸质材料向电子文件转化。

2.信息技术发展使档案集成化程度提高，节省了大量实际空间。

3.由于测绘工程档案在利用率非常高，它的利用由人工检索使用转变为计算机网络服务，速度更快，效率也更高。

二、测绘工程档案管理的基本流程

从测绘工程档案等级到测绘工程档案的归档完成，要通过“任务受理→外业作业→内业处理→多重质量监控→工程归档（案卷整理）→档案质量控制→档案资源建库→更新基本地形图数据库→档案利用”等相当复杂的过程。其实际操作过程大致如下：

1.“工程项目管理信息系统”在操作部门进行应用，并将其应用到初始登记等方面，项目管理流程中需添加资料登记部分。

2.外业和内业的采集处理都交由操作部门进行，并且要形成电子文件以及相关的纸质文件。经过严格的多重检验后，通过审核后方可提供给用户，此外，还需要将原始记录添加到档案中。

3.档案部门对于文件的接收属于档案管理流程的以部门，并且档案部门需要针对自己所接收到的纸质和电子文件进行深入审核。

4.按照一定的标准，采用传统的方法和流程进行归档。

5.按照测绘工程档案制作要求，整理电子文件，将其归入信息系统。

6.不同的信息元数据的权限不同，所以需要针对不同的权限通过“工程项目管理系统”对工程信息、案卷目录元数据以及管理信息元数据等数据进行完善。

三、测绘工程档案质量控制要点

业务水平以及工作经验等因素都在造成档案质量存在差异的原因，在深入分析测绘工程档案的产生和流转的过程之后，明确控制测绘工程档案的质量的方法：

（一）控制点一——完整性和准确性

对档案完整性和准确性的要求有: 1.纸质材料和电子文件的完整性，保证无缺漏。

2.归档时需要填写的内容必须要完整和正确。

3.纸质案卷的内容是否完整，页码排序是否正确，与之对应的档案目录和备考表是不是很齐全，是否责任人的手工签署合规和完备。部分检查可以用信息系统，并将检查记录登记完整。

（二）控制点二——一致性

双套制是我国测绘工程档案当前实施的制度，经常有同档案的纸质版和电子版的材料不一致，所以针对这一问题，可以通过如下方式进行解决：

1.工程信息与测绘工程的电子文件名要一致。

2.测绘工程的入库文件表与归档文件的一致性。

3.同一测绘工程的纸质资料与电子文件必须完全相同。部分检查可以使用软件自动运行，并记录检查结果。

（三）控制点三——属性规范性

电子档案中需要录入非常多的属性信息，必须对属性信息加以考核:

1.同一记录重复出现，则必须删除多余记录。2.着重关注必须填写的地方。3.日期或者总页码之类的格式错误、图件张数，电子文件字体格式错误等。4.逻辑性错误，例如工程的开始日期比结束日期还晚，结束日期比归档日期还晚。5.与档案号以及任务号相关的年度、类别以及流水号等关联的属性不相同，可以借助质量软件进行检查，并且对检查结果进行备案。

（四）控制点四——时效性

对工作人员进行时效的规定，逾期未完成的一定要登记和对上级进行报告。操作部门所移交档案和工作人员管理档案的时效性都需要进行考核。

（五）控制点五——责任签署的规范性

纸质文件上的签署一般具有法律效力，因此签署的正确性非常重要，主要包括签署的格式是否正确，签署的日期是否正确，以及各类相关人员的签署是否齐全、位置是否正确等等。