浅谈中小学电子注册学籍档案管理之我见

2013年9月1日，全国首部《中小学生学籍管理办法》正式实施，标志着我国开始建立统一的中小学生学籍管理制度。本文探索电子学籍档案特性和重要性，以及在实际工作中所遇到的问题，提出解决问题的办法。

电子学籍档案；特性；重要性；管理现状；改进和设想

2013年9月1日，全国首部“中小学生学籍管理办法”（以下简称“办法”）正式实施，标志着我国已经开始建立了小学和中学的统一学籍管理制度。2010年起本市已全面实施电子学籍平台工作，电子学籍是基于平台生成的、运行包含学生基本信息、健康管理、体质监测、文化素质、道德记录、学籍管理等电子文档。如何管理好电子注册学籍档案也成为了学校档案工作的新课题。

一、电子注册学籍档案的特殊性

电子注册学籍档案形成的特殊性，它不同于原始纸质的学籍档案，它是在学生综合评价系统中构建、运行，包含学生基本信息、以及学业成绩、道德记录、预防接种信息、体质健康等学生成长记录的电子文件信息，因此对电子学籍的管理也将不同于纸质学籍，纸质学籍的归档管理是在文书处理完毕后，档案员把具有保存价值的学籍文件按一定规律有意识地保存起来。而电子学籍档案在电子文件形成之初时就应进行管理，而不是等学籍档案处理完毕后才进成归档。这是一个全面的、系统的、优化思想的缩影，同时也确保电子文档完整的安全性，可读性和真实有效的长期战略。

因此电子注册学籍档案应该填写的完整和详细。比如按照“办法”第七条第二款详细规定了学生学籍档案应包括：以学校为基础信息和变动情况信息；学生信息证明；综合素质发展报告；体质健康测试和体检信息；预防接种信息；在校期间的获奖信息；享受资助的信息；省级教育行政部门规定的其他信息和材料等七个方面的问题。

二、电子注册学籍档案的重要性

1.全国统一的学生信息管理系统建立后,为每个学生生成全国唯一的电子注册学籍档案，用信息网络监控的办法全程跟踪每个孩子从入学的电子学籍注册、转学异动情况、毕业升级到大学毕业乃至今后的继续教育都提供依据。以达到国家教育行政部门对全国范围内的学生流动情况进行实时监控与管理，为满足各级教育行政管理部门对划播义务教育经费、政府资助、查处不符合学籍管理办法的学生统计、学生的学籍档案等方面，建立健全科学的教育发展观和优化各区县教育资源配置提供数据上的保障。

2.电子注册学籍档案同传统纸质学籍档案的利用相比，使用电子注册学籍档案将更有效率，更方便。首先，我国各大省份已基本实现了对电子注册学籍档案的信息共享，对不同地区利用学籍档案提供了平台上的支持。通过采用登录电子学籍平台的操作，在联网的前提下，各级各类用户均可以在平台上查阅学生电子学籍信息，使学籍信息的共享成为现实。其次，电子注册学籍档案成为学校数字档案室的归档项目之后，对于档案员来说可以对现有的档案和数学档案进行统一的、有效的管理，有条件的学校可以编辑数字索引目录，方便本校师生和领导进行查阅开展利用服务。另外，档案员可以制作与学籍档案相关的服务手册，比如毕业生名册、学籍卡、转学异动情况表、学生获奖情况表等，还可以为学生的学历认证提供依据。

3.从电子学籍管理的模式上看，“办法”第八条第二款规定“将逐步推进学籍档案电子化，同时保留必要的纸质档案”。这肯定了学籍档案电子与纸质的双套制管理模式。意为着每个学生都有两套学籍档案一套电子一套纸制，而学生的电子学籍档案将归入学校的数字档案室管理。除了双套管理模式之外，学生的电子档案将被纳入全国电子学籍管理系统。这样把学生学籍档案的管理细分为了三部分，其中电子学籍档案不仅要由学校档案室管理，还要联网至全国的电子学籍平台上，更突现出电子学籍档案的重要性。电子学籍档案正日益成为学校档案工作中的重中之重。

三、电子学籍档案管理现状

按照该“办法”，“学校应当从学生入学之日起1个月内为其建立学籍档案”。电子学籍档案管理平台的建立为公民个人实现教育终身制提供了可追溯的查询工具。平台为每名中小学学生建立全国唯一的、跟随一生的学籍编号。在全国范围内实现对每个学生进行转学、升学、中高考等学籍动态跟踪管理，以杜绝“移民高考”，“空掇保学”等不符合学籍管理规定的事件出现。

1.本市公办学校基于《办法》的要求，每个区县都已建立了中小学生综合评价系统。该系统一般都由学校学籍管理员作为负责对基础数据的前期加工，如学生基本信息的录取、校对、上传等。根据《办法》的要求，要加强对学籍档案管理等相关人员的培训，要熟练掌握计算机的应用知识，要确保学籍档案管理人员的相对稳定。但是目前公办学校中缺少对此类人员相关培训和上岗要求，而且学校没有设立相对应的岗位，一般由学校负责教务的老师兼职。由于在学籍信息管理系统的使用过程中，系统运行安全是整个平台运行的重点，可是学校的系统安全並没有固若金汤，一般学校的网络维护都由外包公司完成，系统正成为泄露学生个人信息的新途径。

2.本市部分民办学校，尤其是城市周边的外来务工同住子女学校，无条件建立电子注册学籍档案，这部分学生从小学入学开始就没有全国电子学籍号，更无从建立电子学籍档案。这部份学生的学籍档案信息是严重缺失的。

3.教育行政部门为学籍平台的建立投入大量人力、物力和财力，但是学籍平台的利用率并不高，各版块信息填写不完整，比如卫生管理、体质健康、德育管理。造成学生电子学籍档案不符合归档要求。另外，本市大多数初级学校还未建立数学档案室，为电子学籍的数字归档和利用带来不便。

四、对电子学籍档案管理的改进和设想

电子学籍档案逐步成为教育行政部门和学校一项重要的日常工作，在档案管理过程中，需要认真做到：

1.根据“办法”第四款第二十三条之规定，“地方教育行政部门和学校应当为学籍管理提供必要的保障条件，配备或指定学籍管理员”。通过有针对性的培训，提高学籍档案管理人员的思想品质、业务水准和专业素质。还要制定新的人事制度，以确保学籍档案管理人员的相对稳定。

2.各级教育行政主管部门要对本辖区内的外来务工同住子女学校统一管理，提供必要的硬件保障和人员培训。使这部分学生的电子学籍档案“一个都不能少”，从源头上减少无电子学籍档案学生的存在。

3.全国要建立统一的电子学籍档案数据录入标准，如学校学制规定、学生的基本信息、学籍异动情况、学业考试成绩评定、德育记录、综合素质评价、体质健康监测等字段的录入标准。有效地解决学籍档案的数据统一问题，以促进全国范围内学籍管理信息内容的共享，也为学校数字档案室的数据标准统一创造了条件。

4.要加强对电子注册学籍档案在管理过程中的安全保密工作。要建立严格的保密制度和立法条例，严格监控每个学生的学籍信息不经许可一律不得违规向外提供，严防学籍信息外泄和滥用。同时，还可采用现代加密信息技术对电子档案进行加密，进行分级别分层次管理的模式，对每个层次开通不同的权限，控制对学生信息的访问量，以确保学生学籍档案的信息安全。

5.各级各类学校要积极为电子学籍档案管理提供必要的保障条件。数字档案室建设是中小学档案管理的必然趋势，应当借助电子学籍系统建设这个契机，依托电子学籍系统平台，从各自学校的实际出发，逐步将学籍档案纳入其中，进而建成能够满足全国范围内学籍管理信息及其他档案信息共享的中小学数字档案室。

五、结语

网络时代的今天，电子学籍平台成立就是为了今天大众能够接受公平的教育，跟踪每个孩子从入学到毕业的整个求学过程。如今，唯一学籍号和全国范围内学籍的统一管理将实现对每个学生学籍信息的动态管理，及时跟踪全国各地的学生流动，全面掌握各地中小学生在校就读的真实情况。电子学籍档案的建立也为学校的数学档案提供了数据支持，今后从学校的档案室乃至全国的档案馆里都可以在一个终端机上调取和查看每个公民接受教育的全过程。

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