□北京迪智成企业管理咨询有限公司高级咨询师 杨勇

单次会议规划是整个会议营销的核心，其组织流程和步骤如下：

第一步：成立会务组。会务组人员组成应视会议种类和规模而定，在此，我们以超过500人以上的、针对农户召开的技术宣传推广会为例。此类会议规模大，涉及到的参会人员多且范围广，因此建议组长由总经理、副总经理或营销总监亲自挂帅。另外，会务组的其他成员包括所有中层干部和营销大区经理。如果没有其他紧急情况的话，与营销有关的所有人员均要参与其中。对营销人员而言，熟悉并参与会议组织可为今后组织小型会议打基础；对职能人员而言，增强与营销人员的配合度及其营销意识。

第二步：确定会议时间、主题和流程。确定会议时间、主题和流程是会务组的第一项议题。组织一场大型技术推广会，前期的准备时间至少需要半个月，小型的塘头会、地头会可能也要5到7天。会议时间和流程的设置要考虑当地农户的生活习惯，保证参会人员准时到场。

相关文案如主持词、开幕词、客户邀请话术、参会人员培训、祝酒辞等也应同时开始撰写。必须重视的是，此类文案的撰写要反复揣摩，多用口语化的语句。同时要贴合会议主题，每段语句的长短要和现场时间保持统一。

第三步：明确人员分工。人员分工包含两部分内容，一部分是会议开始前组织过程的会前分工，另一部分是从客户进场到会议结束的会中分工。……