黄 松 王 旭 赵志强 王 磊 康建明 刘志成

实验设备采购管理平台在医学院校中的应用*

黄 松①②王 旭①赵志强①王 磊①康建明①刘志成②*

目的：分析首都医科大学实验设备采购现状，设计实验设备采购管理平台。方法：根据医科大学教学和科研工作对实验设备的实际需求进行分析探讨，提出设备采购管理平台的12个功能模块，并应用于实验设备管理的实际工作中。结果：实验设备采购管理平台实现了设备采购的全流程动态管理和数据的查询统计。结论：实验设备采购管理平台的应用极大地方便了设备采购管理工作，达到了优化工作流程、提高工作效率和提升管理效益的目的。

设备采购；管理平台；流程管理

[First-author’s address] Department of Equipment and Laboratory Management, Capital Medical University, Beijing 100069,China.

随着现代科技的高速发展，医学院校的教学和科研仪器设备不断更新，因此设备采购对于高校的教学和科研都发挥着至关重要的作用，教学任务和科研实验能否顺利地开展并且取得相应的成果，离不开对设备进行高效配置[1-3]。首都医科大学设备采购管理平台对采购设备的申报、项目批复、采购执行和验收结算等阶段的工作进行综合管理，通过优化工作流程提高工作效率，达到提升管理效益的目的。

1 医学院校设备采购现状分析

公开招标是政府采购的主要方式。从提交、修改技术参数和进口申请、分包打包，到招标结果管理、合同管理、付款管理、验收管理、结算管理以及后期的项目结余管理等各阶段均需要做详细的记录[4-8]。传统的设备采购主要有以下特点：①数据纷繁复杂，查找不便，在长期采购管理过程中积累数据量大，所采用的分类管理方法对于历史数据的查找耗时、耗力，且需要耗费人力维护采购历史记录，成本较高；②数据出错或者变更时修改不便，采购工作通常由多人共同负责，每人各有一套数据，更改时容易造成数据不同步；③信息共享程度弱，采购流程的各个环节之间有明确的先后关联，很难实现实时数据共享，从而出现更新不及时、信息不对称及沟通不顺畅等情况，导致人为因素影响采购进程；④付款环节需要耗费大量时间和人力，每个合同在付款时需填写付款三联单，抄写付款金额和财务项目号，对于采购量大的设备常需要填写数十个合同的借款单，既耗费时间，金额又容易出错。

综合以上因素，医学院校设备采购管理平台的开发，能够加速学校信息化的进程，为学校节约管理成本，实现设备采购和管理环节的高效运转[9-10]。学校的设备使用者可根据需要进行采购计划与相关材料的提交，并随时登录系统查看计划执行的情况，并与每个环节的操作人员进行即时的沟通与交流，进行相关材料的修正或补充。通过系统还可查看采购执行的状态与结果，最终达到提高工作效率和管理效益的目的[11]。

2 医学院校设备采购管理平台的建立

2.1 采购管理平台功能模块

设备采购管理平台的设计是针对采购实际情况而建立。将相关信息输入到计算机中，存储到指定数据库内，并能根据需要随时从数据库中调出相关信息。为方便不同环节相应角色用户使用，采用基于工作流的技术对整个系统进行了相应的功能分解，以确定系统的结构[12]。通过功能分析将平台分为以下12个功能模块，其设备采购管理平台功能流程如图1所示。

2.2 采购管理平台主要功能

(1)基础信息模块。管理员导入项目信息，如项目年度、项目名称和项目批复金额等，设备信息如设备名称、零配件、批复数量和采购数量等，供应商信息如联系人、联系电话和电子邮箱等。

(2)打包分包模块。管理员进行招标前的打包分包，选择相应项目，复选设备名称进行打包，自动生成打包序号，同时可以显示相应分包金额和未打包设备。

(3)招标结果模块。对招标成功的分包录入招标结果，将中标金额和型号、原产地、品牌和中标商等信息自动生成采购合同编号，同时发送邮件通知中标商签订政府采购合同。

(4)签订采购合同模块。录入采购合同签订时间，注明采购合同类型为外贸或内贸。

(5)付款模块。根据采购合同编号和付款性质自动计算付款金额、生成付款三联单。

(6)外贸合同处理模块。对进口设备录入外贸合同编号、外贸合同签订时间等外贸合同信息以及减免税单号、减免税截止期等免税信息后模块可根据需求生成免税一览表。

(7)到货处理模块。对于进口设备，输入外贸合同编号后自动生成并打印进口设备接收单；验收后根据合同编号定位到该设备，记录收货人、到货时间等信息；可控制设备的供货进度。

(8)固定资产处理模块。输入设备代码后可记录固定资产编号、验收状态等信息。

(9)结算模块。输入采购合同编号后可记录结算时间、结算状态等信息。

(10)协议采购模块。导入项目信息，录入采购合同，可记录验收时间、资产编号及报销状态等信息。在此模块中可以对项目执行进度和协议供货设备情况进行统计查询。

(11)查询统计模块。包括执行进度查询、多条件查询和任意条件查询，其中执行进度查询项可对招标进度、支付进度、到货进度、验收进度、结算进度及外贸合同进度等环节进行查询。条件查询根据不同用户赋予的不同权限，生成各种查询结果和统计表格。

(12)数据维护模块。只有系统管理员具有访问权限，通过此模块可以对平台的基础信息进行增、删、改、查等操作，对访问用户进行权限设置。

通过设备采购管理平台，各设备使用人员、项目负责人和职能部门相关人员均可上网浏览或查询采购信息，了解采购项目的执行状态；历史数据为采购过程提供价格、已有设备数量等参照功能[13]。统计分析功能可以根据用户权限的不同对数据库相应数据进行查询和统计，并生成统计报表[14]。设备采购管理平台注重细节和实际应用，如自动检验分包内中标金额总额与分包中标金额相等，否则显示错误等细节；在每个模块内部设计了针对性强的查询功能，力图对设备采购的各个环节进行高速有效地管理[15]。

3 结语

新建立的设备采购管理平台界面友好、系统性强，通过控制采购的各个环节，实现了设备采购全流程的动态管理和数据的查询统计，极大地方便了设备采购管理工作，促进了设备采购管理的信息化水平[16-17]。同时，设备采购管理平台有待进一步完善，在今后的计划整合项目申报、进口申请等环节需与固定资产管理动态库进行连接，实现设备采购和设备管理全过程的信息化管理和监控，更好地发挥对医学院校教学、科研的支撑和服务功能，为医学院校的发展建设做出积极贡献[18-19]。

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The application of equipment procurement management platform in medical colleges/

HUANG Song, WANG Xu, ZHAO Zhi-qiang, et al

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Objective: To analyze the equipment procurement of Capital Medical University and designs the equipment procurement management platform. Methods: Demand analysis on the basis of practice presents 12 functional modules of the platform. The platform is applied in the practical work. Results: Using this platform, the dynamic management of equipment procurement process and statistic query of relevant data is realized. Conclusion: The using of the equipment procurement management platform makes great convenience of equipment procurement management. Furthermore, the platform optimizes the working process to improve the work efficiency and management efficiency.

Equipment procurement; Management platform; Process management

1672-8270(2014)04-0075-03

R197.39

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.04.026

黄松,男,(1973- ),硕士研究生，副主任技师。首都医科大学设备与实验室管理处，从事设备管理研究。

2014-01-08

首都医科大学校长基金(11GLZ01)“管理服务与资源保障效能工程-仪器设备采购管理平台建设”

①首都医科大学设备与实验室管理处 北京 100069

②首都医科大学生物医学工程学院 北京 100069

*通讯作者：zcliu@ccmu.edu.cn