【摘 要】比较分析法是认知事物性质地位和作用的根本方法。对公路建设工程文件和工程资料进行异同辨析，对于防止二者之间的概念混同，进而又好又快地做好公路档案管理工作，具有重要的现实意义。

【关键词】工程资料；工程文件；辨析；维度

古罗马著名学者塔西陀曾说：“要想认识自己，就要把自己同别人进行比较。”因此，对公路建设工程文件和工程资料进行比较分析，对于公路工程档案管理人员认知能力，提升业务能力，进而服务公路工程建设和发展，意义重大。

一、工程文件与工程资料的概念混淆现状

工程文件与工程资料概念混淆的现状，在实际工作中经常发生。档案人员经常要求施工单位“请抓紧时间把某某工程资料整理好，准备工程交工验收”。这种说法是不准确的，混淆了工程文件和工程资料两者的概念 ，准确地应称“某某工程文件”。档案人员提出的要求经常提到“工程资料”的提法，并且要求“专兼职档案人员具体负责工程项目资料的整理、归档工作”。但实际要求是如何做好公路建设“工程文件”的收集、整理、归档工作。工程资料只有收藏，是不需归档的。不可否认，公路工程建设中也有工程资料需要按资料要求收集、整理、保存。但是公路工程建设中直接形成的工程文件的收集、整理、归档才是工程档案的主要和重点内容。档案人员在提出归档要求表述不准确，主要是在工程文件与工程资料的概念上没有搞清楚，相互混淆所致。

凡是经各级档案行政管理部门颁发或推荐的档案工作法律、法规、规章和办法等，对工程文件和工程资料的表述都十分准确，两者之间有着严格的区分。但是，有些没有经国家档案局联合颁发的文件甚至是国家标准，对工程文件和工程资料的表述就比较混乱。如国标GB 50319—2000《建设工程监理规范》中“7.1监理资料”。到底是工程监理文件还是监理资料分不清楚，也闹不明白。从该《规范》的内容上看，确实属于在工程监理活动中直接形成的监理文件，应当收集、整理、归档，而从该《规范》的字面上看，又是工程监理资料，就不应该归档。这样就给工程管理、工程档案和监理人员带来了不应有的麻烦。

二、工程文件与工程资料异同辨析的维度分析

公路建设工程文件是指公路工程建设活动全过程中直接形成的，具有保存和查考价值的，各种形式与载体的真实记录。而公路建设工程资料是指通过交流、赠送、购买和汇编而来的，仅供工程建设参考和借鉴的技术材料。两者的根本区别就在于是否是建设工程直接形成的。是工程建设直接形成的工程文件就必须归档，而工程资料是游离于工程建设以外形成的，只有参考价值而没有查考价值，不属于工程文件归档内容和范围，决不能进工程档案。因此，辨析工程文件与工程资料区别的的基本维度在于：是否是在建设工程活动中直接形成的，是直接形成的就是工程文件，就必须归档，不是直接形成的就是工程资料，就不应归档。只要把握住这个关键点，就能从根本上区分工程文件和工程资料，也就搞清楚了两者之间的概念和含义。

三、工程资料与工程文件区别的外延辨析

外延是一个概念所确指的对象范围。公路建设工程文件概念的外延是指工程文件的对象范围，这个范围是确指的，是不能任意扩大或缩小。工程资料也有其自身的概念，根本不是工程文件概念的对象范围。因此，工程资料是不能转化为工程文件的。在实践中公路工程的档案管理人员常见的错位认知有以下几个方面：

（一）借用外单位的地质资料向工程文件转化的误区

有的工程建设单位在建设活动中，为赶工期，节约经费，有不少项目的地质资料是向有关单位借用或购买复制过来的，虽然有些资料是反映相邻单位的地质情况，但与工程地段相距近，当其中部分地质资料作为设计依据时，应将此地质资料转化为建设工程档案。如果这样做就必然会陷入借用地质资料向工程文件转化的误区。首先这些地质资料是借来的或购买的，是其他工程形成的；其次根本不是本公路建设工程范围内地质钻探形成的真实记录，而是相邻单位相距较近地段的地质资料。再次是此资料只有参考价值，而决不能成为本工程的设计依据。工程地质是复杂多变的，是看不见摸不着的，有的相距几米就会有不同的探测结果，更不用说相邻单位或相近地段的地质资料了。因此，上述所说的地质资料只能作为本工程资料保存，决不能归入工程文件。否则，工程档案的准确性根本无法保证，后患无穷，贻害子孙。

（二）预测活动中收集的资料向建设工程文件转化的误区

在实际工作中还出现过一下情况，因为任何重要的工程项目、科研课题都需要进行科学决策，而科学决策的基础是预测，在预测活动中收集的大量资料，如反映技术发展趋势，市场发展前景等有关的论文、文章，一旦作为预测的基础资料时，就将此类资料归入档案。这种做法也是个误区。针对公路工程建设而言，任何其他工程、科研课题形成的技术预测报告，科研课题形成的技术论文、文章都是资料，只有参考和借鉴作用，并且是部分内容的参考和借鉴，更不能转化为工程文件，只能作为工程资料保存。只有在本工程的预测活动中，直接形成的预测报告、科研报告，哪怕把其他工程、科研课题的论文、文章绝大部分内容被抄写到新形成的预测报告、科研报告中，也是本工程文件，才能归入本工程的档案。

（三）替代设备资料向设备文件转化的误区

在实际工作中，有不少施工单位的设备图纸因种种原因而丢失、损坏，在设备维修中，使用了同型号不同厂家生产的或同类型不同规格的有关图纸资料，此类图纸资料已由原来的参考作用转化为依据作用，应归入科技档案。如果这种做法就会陷入替代设备资料向设备文件转化的误区。图物相符是工程竣工图和设备随机图不可改变的原则。上述图纸虽然是同型号或同类型，但是，是不同厂家、不同规格的设备图纸，制作、安装、调试也决不会相同，只能借来作参考，而不具有依据作用，绝对不能归入本设备的档案，即便是归档了，这些图物不符的图纸又有何用？要归档也必须是设备维修中参考、借鉴其它设备图重新绘制的图纸。假如设备图纸丢失或损坏，也只能复制同一厂家、同一型号、同一规格、同一批次的设备图纸替代归档，也是补救的措施之一。

（四）新技术新工艺的有关资料向科技文件转化的误区

在公路工程建设过程中，经常会遇到利用新技术新工艺进行的施工活动，由于采用外来新技术、新工艺资料而创造的操作方法，使产品的优质品率和数量大幅度提高。这些新技术、新工艺大多来自外来技术资料的消化吸收，我们的档案人员就认为，如果不把这些有关的技术资料归入档案部门，那么产品档案就不完整、不准确。笔者认为运用新技术、新工艺借鉴、吸收、消化的外来技术资料，只有设计出新图纸，编制出新的操作方法和新工艺流程，记录改革创新工艺的真实过程的技术文件，才能归入档案。参考、消化、吸收外来技术资料不需归档保存。假若归档保存，产品档案的不准确性就会更大，以后对这些设备保养、维修的技术参数就无所适从。

总之，以上几个常见的认知误区，其主要原因就是将借来的、借鉴的、参考吸收的技术资料臆断为对现实活动的的真实记录。由于这些资料不能反映事物的本来面貌，不具有依据意义，所以都不具备转化为技术文件的条件，更不能作为档案保存。

作者简介：陈燕，女，（1974——），湖北襄阳人，湖北省襄阳市公路管理局档案室主任，近期主要研究公路重点工程建设项目档案管理创新。