马莉 孙智伟 马宁

施工企业工程声像档案是企业档案的重要组成部分，它是在工程施工建设、施工管理过程中直接形成的，具有保存价值的照片、底片、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。随着施工进程的不断发展，反映施工建设和原始面貌的照片、录像等不同载体的档案材料起来越多，它具有直观性、生动的形象，可以图文并茂地反映工程施工建设的状况，具有文字档案无法取代的优势和特点，是企业工程档案重要的组成部分。然而由于声像档案在档案管理中较容易被忽视，企业施工声像档案在管理和开发利用方面还存在一些问题。下面就施工企业如何做好声像档案的管理进行探讨：

1.声像档案管理中的问题

1.1施工项目档案流失严重

各施工项目部每次重大活动、召开重要会议，都有专业人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或在电视台发布，但在档案室却找不齐这些原始档案。分析原因：一是各项目施工地点分散，人员流动性大，多个部门同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。负责人及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有严格执行归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为己有或是下落不明，又造成档案的流失。

1.2声像档案归档不及时不完整

归档完整率低，首先是摄影录像人员的问题。摄录人员直接从事着产生声像档案的工作，决定了声像档案的数量和质量。在摄录人员并非专业技术人员，对工程档案摄录内容和要求以把握，往往只关注拍摄技能、工程形象，反而把施工技术环节给忽视了；由于拍摄多为业务部门，其自身的工作特点摄录内容多侧重工程开工、仪式、外观，对在建工程不能结合工程施工、主体等整个流程摄制，没有侧重技术层面的局部和细节，此外由于经费或其它原因造成无法结合工程施工进度将反应工程聊城市的照片录像进行定期拍摄，失去了许多拍摄机会而影响了工程声像档案的完整性。

1.3归档的特殊要求不能满足

声像档案的特点决定了其归档的特殊要求：及时归档、影像输以文字说明，照片底片同时归档。声像档案有较强的时效性，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也很难追忆齐全和准确。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。在实际声像档案管理中常有积压的照片、底片和录像带没归档的情况，时间一长没有人能说清楚这些资料的来龙去脉，发挥不了其应有的作用。

2.加强声像档案管理工作的对策及建议

2.1加强宣传、加强管理，采取有效的保障措施，狠抓制度落实

使声像档案管理有序化，规范化，标准化。

（1）首先要争取宣传主管部门的大力支持，提高全员特别是各级领导及相关人员的档案意识，营造良好的档案工作氛围；结合施工生产经营工作，通过室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（2）施工项目部要建立相应的管理制度，并强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理制定一套严格的制度，形成产生→收集→归档→保存→利用的系统管理模式，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作，防止分散流失，杜绝归为己有。对有保存价值的声像档案要定期向档案室移交，在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套保障措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

2.2加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案部门要加大对各项目部的档案管理工作的监督指导力度。定期开展对各项目部的档案检查及业务交流指导工作。档案部门主动加强对声像档案音视频文件摄录标准的质量控制和源头干预，并将声像档案的收集积累工作拓展到对摄录器材以及摄录存储介质的挑选和购买，拓展到对摄录人员进行指导与培训，实现音视频文件录制质量与录制格式的规范化和标准化。

2.3全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集。

（1）通过正常移交接收。

（2）重点工程项目、重点科室，重点收集。对公司立档重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。

（3）重点人员（摄录人员）直接征集。

（4）建议档案部门参与公司各类重大活动。针对重大活动、重要会议，声像档案流失严重的现状及产生的诸多因素，应采取档案室直接参与的办法，由主办部门通知档案部门派专人负责各类档案的收集归档工作，以确保重大活动产生的档案特别是声像档案，得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便日后各方面利用。

2.4档案部门严格校验声像文件资料并妥善保存

档案部门主动加强对归档声像文件的严格校验并妥善保存。声像档案信息在其制作、保存和利用过程中，应避免遭到破坏或更改，确保其真实性、完整性和有效性，对含有重要或敏感信息的声像档案还要确保机密性。

首先要做到严接收：坚持归档声像文件入库格式的规范化、入库内容的选择性。根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）的要求，对归档的声像文件的真实性、完整性、有效性必须进行检验和审核。把好对拟归档声像文件所记载内容的挑选关；把好对拟归档声像文件格式的校验关；把好对拟归档声像文件所确定的密级、保存要求与保管期限的鉴定关。

企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，加强声像档案的管理，努力提高声像档案工作的管理水平，从而推动企业档案整体工作的进行。

其次要对声像档案采取相应的安全措施妥善保存：

（1）做好提前备份工作，避免因存储介质损坏或技术淘汰危及声像档案安全。

（2）对归档的声像档案要定期检查。

（3）对存储介质要适时更新，尽可能保存母带、提高存储载体质量、加大更新的时间跨度、将模拟信号转换为数字信号等方式，都是提高更新质量、降低更新损失的有效方法。

（4）对存储信息要适时迁移，适时采取数字录音方式按照最新的技术标准转录备份，并实现规模化集中储存和备份。

（5）操作系统与应用软件的同步保留与及时备份。

【参考文献】

[1]声像档案管理中存在问题及对策[J].档案天地，2007，（4）.

[2]加强基层单位声像档案管理[J].档案与建设，2007，（10）.

[3]吴建西，张绍武.电子文件长期保存的问题及解决方案[J].现代情报，2003，（6）.

[4]电子文件归档光盘技术要求和应用规范（DA/T38-2008）[S].全国档案工作标准化技术委员会.档案工作标准汇编（7）.中国档案出版社，2008.