张梦荣

【摘 要】信息化时代地质勘查矿产资源的开发利用突飞猛进，大量档案资料的利用越来越迫切，随之而来的方便、快捷、保密性强的档案数据库的建立也势在必行。笔者通过对地质勘查档案数据库建设中存在的问题进行分析，提出了相应的解决对策。

【关键词】地质勘查；数据库；建设

近年来，地质矿产资源的开发利用突飞猛进，大量的地质勘查后形成的数据资料利用和保密性的需求越来越迫切，随之而来的方便、快捷、保密性强的档案数据库的建立也势在必行。因此，加快档案信息的自动化系统建设，实现档案工作各个环节的网络化、数字化是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质基础和重要手段。

1.档案数据库的建立在地质勘查工作中的作用

1.1无纸化办公的出现，使地勘单位档案的生成方式发生了很大的变化

诸如地质设计的起草、图纸的编写、图件的修改、原始资料的归档等运作过程在计算机和网络中进行，这样，资料档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么，档案资料也自然以机读文件形式存在，这些档案资料的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着地质勘查工作者将面临更多的机读形式为载体的档案。不失时机的提供有价值的原始资料信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的原始资料信息具有系统性、真实性、有价值性。使基层地质工作者才能获得更为完善的服务。由此可见，档案数据库的建立是原始资料利用工作发展的必然趋势。

1.2档案数据库的建立可以缩短二次原始资料信息的加工时间，提高地勘资料的时效性

手工信息加工工作模式是：选矿区范围——查找有关原始资料——绘图——写报告。这种“慢工出细活”的工作方式，即从地质报告形成到出队踏查时间长，浪费资源，造成信息失效，严重影响了原始资料的应用价值。地勘单位档案数据库的建立，地质工作者可直接利用机读形式快速的找出所需原始资料，利用电脑的功能完成加工工作程序，快捷地形成地质设计和各种图纸，加速了找矿的进度。

1.3地质勘查单位档案数据库的建立可以使信息成果多份拷贝

近两年国家下发了多个文件，要求各地地勘单位将地质找矿成果共享，这样扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。同时，我们也可以与其他兄弟单位联合勘查找矿，利益共享，一举多得。

2.地质勘查档案数据库建设中存在的问题

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，调查分析，数据库在建设中最主要有：领导重视不够，不能统一认识，计算机技术人员同档案业务人员不能协同配合；不能面向应用，建立“活库”，在评价中不能以利用频率和使用效率来考核数据库的“活性”；不能突出重点，个数据库还只是单一库还不能向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高。

随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的研究课题——这就是档案数字化建设。档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对，我们要不断学习科学知识，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

基层地质勘查单位近两年来虽说也在积极地建立自己的档案数据库。但是，在应用过程中发现，档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这都制约了档案信息电子化的进程。我们迫切需要能使档案信息顺利地与最新技术接轨，虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但我们地质勘查单位急需这样的一种适合客观形势的变化和要求的劳动电子化的工作方式。

3.地质勘查档案数据库建设策略

3.1优先建设自用率高的档案

档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。地勘单位的档案室在推进计算机管理的过程中应根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程，提高社会对档案利用的效率。

3.2分级著录

在著录过程中可以将案卷分为三个级别进行著录，将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3.3分层著录

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。

3.4加强管理

新的归档方法是以档案工作的现代管理为前提的，没有现代化的计算机设备，不具备操作计算机的能力也是不能胜任工作的。对文件级档案管理，业务人员要加以正确认识，不仅要加强新的档案整理办法，而且要学习和掌握计算机知识和操作技能。努力创造条件，争取早日实现档案的现代化管理。

要促进档案信息化管理，除了计算机及其配套设施必须跟上外，首先必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用。其次，要加快开发和利用现有信息资源。同时，要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行（下转第198页）（上接第74页）数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。当然加强电子档案归档管理和人才建设是不可或缺的一条。所以说，抓好档案管理的现代化人才队伍建设是做好档案工作的关系，建设一支高素质的档案队伍是奠定档案事业长足进步的根基。要加强人才专业培训，吸收各方面人才，善于发现人才，壮大充实档案信息服务的人才队伍。地质勘查单位档案数据库建立的一个关键环节，即计算机技术队伍的建立。推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。当前有些单位的队伍不稳，有人才流失现象。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，希望本单位领导能有计划组织我们这些基础档案人员进修，掌握信息技术的新知识，这样我们就可以更好的为地勘找矿工作服务，总之，地质勘查单位档案数据库的建立一定会为我们提供一个更好更高的平台，为我国的地质找矿事业锦上添花，其作用是无法估量的。

【参考文献】

[1]何筠红.在线共享的自由百科全书[J].新世纪图书馆，2006（4）.

[2]潘姝.人事档案管理现状及对策[J].丽水学院学报，2009（6）.

[3]高湘洪.人事档案管理工作的几点思考[J].档案时空，2007（12）.