浅谈如何构建公司债权债务的内部控制体系

2013-08-15刘燕

时代金融 2013年11期

刘燕

（中交武汉港湾工程设计研究院有限公司，湖北武汉 430000）

债权债务一直是很多公司难以解决的问题。这是由于债权债务的特性决定的，其本质是公司同客户及供货商三者间关系的利益调整与维护。最近几年，很多公司的经济收益出现了严重的下降，其共同点之一就是大量呆账、死账、三角债等共同存在。所以，创建完善的债权债务控制系统就是当前公司内部会计控制的重要事情。

一、进行债权债务控制的原因

其原因主要分为两点：其一，依照现实出现的经济业务情况，根据《会计法》相关规定及国家统一的会计制度来进行债权债务控制；其二，要确保债权债务所涉及的内容收录真实、准确、全面和及时，推行债权债务责任划分制度，开展债权债务追究责任原则。按照“谁挂账，谁销账”的标准，进而确保资金回收及时，缩短债权时间。另外，建立相应的债权模式，降低公司债务负担，从而确保资金的正常流通及运转。

二、公司债权债务的内部控制流程

（一）将债权债务责任划分到部门

在进行债权债务的内容控制时，将其相关责任划分到部门内。主要指的是同项目发生经济往来或业务的相关部门，包含同对方进行沟通、商洽、签署等，还包含已向财务部上交付款的部门。相关责任划分的部门其主要办理人就是其主责任人，负责清理所要处理的债权债务，相关责任划分的部门中批次人及负责人是次要责任人。

（二）将债权债务职责进行分工

公司在对债权债务进行管理时，应根据其不同职责进行分工划分。具体可分为后勤采购、相关业务、合同管理、财务等部门，通过相互分工、合作，保证公司经济收益。其中，财务部门应安排专人对债务及债权的审核工作进行核算、签署、清理。财务管理负责人负责对债权债务的清理工作进行监督、对债权债务的合理性进行审查等；后勤采购部门负责制定物资的购买规划，签订采买相关合同等；相关业务部门负责对相关的工程业务进行保证，按时完成项目工作，同时签署劳务合同。

三、公司债权债务的内部控制办法

（一）对债权债务进行审核

财务人员在对债权债务进行核算工作时，首先要对初始资料进行检验，包含物资购买票据、订货单、项目验收单、项目规格以及资金数量等。当确定其业务真实、有效后，找寻相关部门签署章，确定其符合标准后再进行会计核算工作。

（二）对债权债务进行确定

财务人员依照现实出现的经济业务对债权债务的内容进行确定，主要包含以下几点内容：其一，对应收款项的确定，其过程是在劳动者已经履行其劳动义务，合同也已经生效，相关的手续已经全部齐全时进行的确定活动；其二，对票据的确定。当各种劳动及相关数据凭证都符合法律效益后进行票据确定工作，应用商业票据汇总的结算方法，对其内容，应收款项数目、债权票据等进行确定；其三，对预付款数目及项目的确定，根据我国《合同法》的相关规定进行合同的签署工作，同时由单位的责任人进行批准、授权，依照合同的内容为供货方提供一定数额的货款，对预付款的数目及项目进行确定；其四，对其他应收取的款项进行确定，其他应收取的款项指的是企业没有经过经销活动的应收债权，主要包含各种保证金、赔款及备用金等，财务人员应依照单位主要负责人提供的批准，相关部门提供的初始数据及资料对其进行确定；其五，对没有付清的款项进行确定，依照购销合同把所要购买的商品权及没有付清的款项进行确定；其六，对应该收付的票据进行确定，应该收付的票据来源与企业的购买货物的环节，购买货物的一方向售出货物的一方提供的商业票据，在进行票据开具过程时，办理人应对货物的合同、清单及订货单、验货单都进行详细的核实，同时核对发票数额，通过财务管理人员签字盖章后方可将票据交给签发人进行签发，另外，票据应在登记簿上进行记录。办理人不可以进行“应该收付票据”的核对工作；其七，对其他应该收付款项的确定。其他应该收付款项指的是非购销或非接受劳务应付的款项，主要包含单位自身的承办租金，暂时接受其他部门或个人的资金，保证金及养老金等，财务人员根据现实中的金额进行确定工作；其八，对应该缴纳的税金进行确定。在规定时间内，财务人员应对公司经营收入及利润进行整理，按照相关规定对所应缴纳的税金数目进行确定。

（三）对债权债务进行记录

公司会计人员在审核及确定债权债务内容后，在账目中应进行详细的记录，保证以后有据可查。

（四）对债权债务进行清理

当发生债权债务以后，主要办理人应尽快、积极地对债权债务进行清理，财务人员有责任督促相关人员进行债权债务的审查、检验、签认等工作。同时辅助主要办理人尽快清理债权债务，在一段时间后对债权债务的清理工作进行检查。主要包含以下几点内容；其一，当应该接收的款项到达时限时没有交付资金时，财务人员应事前通知相关部门及主要办理人对其进行催款；其二，如果应该接收的款项超过三个月仍没有进行清理，财务人员就要定期向主要经办人及相关负责人提供催缴通知；其三，对于那些由于个人原因超支或预支的资金，主要办理人在进行债权债务业务办理后，应尽快办理报销手续，同时将剩余的款项全部结算清楚。如果主要办理人在资金借支、预支一个月后仍没有办理报销过程，财务人员应出示书面材料给部门负责人，监督借支人进行清帐；其四，公司应该依据自身的账务偿还能力控制债权债务模式，同时根据合同规定上的时限还清债务，不可以随意拖延还款时间；其五，对于那些时间较长或跨年的债权债务来讲，财务人员应在每年的年底开具对账单，交由主办人同对方进行数据核对，并取得对方的签字，如果出现问题要尽快查明缘由。