关于现代企业制度下企业档案管理研究

2013-08-15李秀云

河南科技 2013年8期

李秀云

(鹤壁煤电股份有限公司化工分公司，河南鹤壁 458000)

1 企业档案管理现状

1.1 产权变动导致档案管理方式改变

档案作为产权的重要承载体，其承载体的转变必然导致档案随之变化，从而引发档案管理形式的改变。而实际上我国的众多国有企业的产权并未发生根本的变动，无论是国有企业的重组还是兼并，实际产权并未变动，甚至连经营权也没获得。同时伴随着企业的改革，绝大部分的档案管理机构被撤销、降格或者是并入其它部门，从而导致无主管部门监督、企业部门问津的虚职部门。由于处于空置转型期的产权变动企业的档案流向与归属很难定夺，只有个别单位的档案保存完整，粗此之外均属于不知所归或者是无人管理的状态，导致了档案的缺损或者丢失。为此急需强化对于产权变动企业的档案管理。

1.2 企业外部管理体制的环境发生变化

首先企业外部管理体制环境的转变使得企业不再依附于政府，转而成为自我发展、自负盈亏、自主经营的独立实体。而政府的各个职能部门在经过改革后，机关相对精简，从而相对削弱了专业主管部门对企事业单位档案工作的监督与管理;其次企业集团与二级企业的关系逐渐从原来的上下级转变为仅由资产连接起来的简单关系，从而使得企业集团内部的行政管理，致使行政管理部门的行政管理职能进一步削弱。

改革前的政府管理企业档案工作中涉及到行政干预，企业主管部门与档案行政管理部门借助行政规章进行企业内部档案的管理。而国企改革的重点就是大幅减少政府的干预，从而将行政手段为主转变为企业自主管理。但是从实际情况看，主义改革并未充分的扭转以上局面，政府、缺位、越位以及错位的现象依然存在。

同时由于撤消了企业主管部门，为此使得现行的政府管理企业档案工作更为艰难。随着改革的开展，原有的专管企业的行政管理部门被撤销或者发生了智能转换，从而削弱了政府管理企业档案的基础。由于企业主管部门的消失，传统的档案行政部门与企业主管部门结合的情况不复存在，为此改革政府管理企业档案工作体制成为当务之急。

1.3 企业内部管理结构及方式转变

在现代企业制度下，众多的企业进行了重组，企业也由原来的单一法人转变为多法人企业集团，从而导致了产权出资主题的多元化。在此基础上企业内部管理方式不能再简单的依照政府机构进行内部机构设置，如果此时依然沿用原有的单一集中管理体制必然导致企业档案管理面临新的困难。

同时现代企业较之传统的企业规模更大，同时涉及到的成员自身情况存在巨大差异，为此档案管理标准不同、管理处于不同环境，同时加之组织形式可能存在差异，从而导致集团内部各成员企业的档案管理出现自我封闭情况。为此在现代企业制度下需要建立统一的档案管理，在不同成员间建立联系，从而便于集团档案的统一管理。

此外由于企业集团的边界具有一定的开放性，尤其是外围成员企业可以相对自由的出入集团，加之紧密层与半紧密层企业和集团外部企业的重新组合导致集团档案管理组织的边界不稳定。为此要注重强化对边界结构、人员的变动的监督指导。

2 完善现代企业档案管理体制的措施

2.1 政府定位准确

政府要逐渐从传统的档案管理状态中解脱，理清与企业的关系，从而实现政企分开，让企业实现自主管理，为企业注入新的活力。为了实现市场引导企业、政府调控市场、企业自主经营的具体目标，国家档案行政管理部门要突破传统的直接管理企业档案的工作思想及制度约束。政府不再管理企业经营，同时档案行政管理部门也要尽快的分解职能，不自爱赣榆企业的具体档案管理工作。总之，档案行政管理部门要以宏观调控为主，通过制定相关的政策、法规来统一调控全国的企业档案工作，建工作重心转变为执法监督、完善立法计划协助等方面。而地方档案行政管理部门要依据国家的有关政策对地区档案工作进行管理，同时也要依据企业的特色，有重点、分类别的做好企业档案管理工作。

其次随着企业集团内部的行政管理被削弱，档案行政管理部门可以实施属地管理，从而强化了自身职能。同时档案行政管理部门也要在新形势下改变管理方式，将传统的静态、命令、直接的管理转变为动态、服务以及间接的方式。

2.2 认真实施“依法治档”

随着市场经济的发展，企业档案管理工作也需要逐渐步入法制化轨道。档案行政管理部门在实施宏观管理的过程中主要依靠法规的制定以及执法监督实现。同时要积极地贯彻落实国家有关档案管理工作，并对法规、规章的实施情况进行检查监督，从而达到规范企业档案工作及行为、维护自身利益的目的。

在构建完善制度体系的基础上，现代企业要制定一套行之有效的过程控制方法来促进全系统档案工作整体协调发展。首先要确定档案管理目标，包括总体目标与具体目标，从而在管理中起到规范性与导向性的作用;其次要对重点工作实施项目管理，选取实力强的单位承办，总结经验并在全系统推广;建立动态跟踪机制，通过动态跟踪及时掌握档案管理工作状态，从而实现了检查、监督与指导;积极开展业务员的培训工作，强化业务员素质;最后还要注重协同工作，以提升工作质量及效率，充分的发挥系统整体功能。

此外还要充分依靠现有行业部门及成立民间组织，例如建立企业档案协会、成立档案咨询及服务中心、引导社会服务组织形式为企业档案提供服务。国家档案行政管理部门也要从政策、信息引导方面来促进以上社会化组织的形成与发展，从而为国企的档案管理工作服务。