臧应雨 高迎春 董祥均

(1.中国人民解放军96126部队，辽宁沈阳 110033; 2.中国人民解放军96101部队，辽宁 沈阳 110033)

近年来，工程档案的管理工作引起了高度重视，为加强军队工程档案资料管理工作，充分发挥工程档案资料在工程建设、维护管理和作战使用中的作用，依据《中国人民解放军档案条例》《军队基建营房档案技术管理办法》对工程档案资料的整理、立卷、归档、移交也进行了要求和规定，统一设置了档案盒样式、卷内目录格式，细化分类编号。档案资料以工程为主，资料归档具有广泛性、复杂性、阶段性和多样性等特点［2］，给档案整理带来相当大的难度。本文就整理过程中发现的问题，提出了一些浅显的看法，与关心工程档案管理的同仁商榷。

1 工程档案的内涵和意义

工程档案资料是指在工程建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它产生于工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、前期准备、施工、监督、监理、验收等工程建设的全过程中的所有活动。它是一种可被人们研究、利用的信息资源，能直接反映阵地工程建设活动的过程和成果。工程档案即具有档案的一般性，即原始的历史记录，可以作为追溯的根据和凭证;又具有自身的特殊性，即实体作业的技术依据，如阵地在使用、维护、管理、改扩建中的根据和设计、施工技术凭证等。它是工程建设项目管理过程的重要组成部分［3］。

2 当前工程档案管理中存在的问题

2.1 内容混乱，标准不统一

据了解，本单位的工程档案盒先后更换了三次，而每一次只是“换皮不改芯”，虽然从外表看起来比较一致，但打开档案盒其内容却非常混乱:同一案卷中有图纸有资料，而且资料杂乱无章，有基建文件，有施工文件，按照规定，全部千余卷无一符合要求。主要原因是对工程档案管理工作不重视，缺少统一的标准和规定，从档案收集整理到管理保护，都是依照领导的指示或个人的想法来完成的，档案资料无先后、无分类、无轻重之分，叠成一摞就是档案。若查找某个资料，不知道它在哪卷里存着，甚至搞不清到底有没有，即使把相关案卷翻完了，也找不到答案。

2.2 参建单位多，标准不统一，档案整理难度大

工程任务特殊性决定了一项工程往往由几个单位共同完成，个别附属工程有时还交由地方人员完成。由于之前档案管理工作的标准并未进行具体明确，导致工程档案产生的形式混乱，不能正确区别工程档案的真伪和价值大小，也不能详细的体现工程档案的内部关联，给本次档案整理带来巨大难度。主要体现在以下几个方面:1)图纸折叠不规范，没有统一的标准，大多数图纸需要重新折叠;2)文件分类不明确，有些基建文件分到施工文件资料里，还将其装订成册，给分类工作带来巨大难度;3)案卷质量不合格，有些页面排字过满尤其是左侧留白太少，左侧文字、图表被装订线压住而看不到内容，甚至有些文件在装订过程中装反;4)部分文件资料缺失，在这次档案整理过程中，基建文件资料不全，施工文件中主要缺少设备、产品的出厂合格证、质保书、使用说明书、质检报告等资料，而工程声像档案资料基本没有。

2.3 声像、电子文档等新兴载体入档率低

随着办公自动化程度的提高和电子时代的到来，影像、录音、电子图片、电子文档等记录工程建设活动的方式越来越重要。10年前，我们就已经从胶卷照片，手绘图纸发展到了今天的数码照片，CAD电脑绘图，保存在电脑硬盘中。而这些新兴载体几乎记录了阵地建设的所有活动，但在本次工程档案整理中却没有发现新兴载体。根本原因就是之前没有重视对新兴载体的收集。虽然相关规定对此提出了要求，但没有指明内容载体依据什么形式归档。比如说某工程的质检活动，图片或录像是附在文档中，还是单独存档;是要原始的视频资料，还是只要经过剪辑、合成的资料。既没规定记录的内容，也没有规定载体的种类，因此，主要资料是以作品的形式存在了个人手中，或办公电脑内，时间长了或者电脑出现问题便导致资料最终遗失。

3 工程档案管理的对策及建议

3.1 加强法制建设，完善工程管理制度

应监督检查工程档案资料的形成、收集、整理和移交归档工作，拟制工程档案资料管理制度标准。各单位落实上级要求，将档案工作纳入本单位总体发展规划和年度计划设立专门的职能部门，强化档案管理工作的力度，将其与年底评奖机制挂钩。并根据工程档案资料管理有关法规制度，制定本单位工程档案资料的实施细则，用于管理档案归档工作。与参建单位签署《责任书》，对工程档案归档中奖励与处罚机制进行具体明确，使参建单位领导和技术人员重视工程档案的归档工作［4］。

3.2 注重业务培训，指定专人负责

档案管理人员应提前介入，直接参与工程的调查、施工、验收等过程，较快、较全面的掌握第一手资料。为加强工程档案管理人员的专业水平，提高他们对档案管理的责任心，应对工程档案管理人员进行业务培训，阶段性地组织档案业务知识培训班。并在工地现场至少设1名～2名档案员，负责现场摄影、录像、收集和整理现场档案资料，并配合工程技术人员完成相关任务;按照《细则》要求，结合本单位实际，制定本单位阵地工程档案资料管理制度和办法，在强调质量，抓住环节，注重落实上下功夫。

3.3 重视声像档案的收集，择优保留

首先应进行已完工程的声像资料的抢救性收集，早期工程建设图片在单位的老同志那里基本都有保留，可通过电话或写信的方式联系求得图片，将其扫描到电脑里永久保存。也可由老同志回忆工程中主要技术指标及工程重要点位技术数据，如管线的埋深及走向等，方便今后对工程的维护。对现有资料应择优保留，区分类别存档。如对图片进行整理，保留主要图片，确保图片能反映整个工程即可，将多余的、重复性的图片删除节省存储空间，对音像资料进行必要的剪辑后刻盘保存。每个工号结束后可制作一本画册用以记录工程中各个阶段工程情况，并将刻盘存于画册之中，方便对施工情况的查阅。

3.4 创新发明，有效利用工程档案归档软件

为方便今后档案管理工作，本单位发明了一个工程档案整理归档软件。首先将每盒档案资料录入电脑，便可自动生成每盒档案卷内目录和备考表，将一个单项工程的案卷输入完成后可生成整个单项工程内各工程的资料情况，各部门将所整理数据进行保存备份后传到上级单位便可完成对整个工程的资料汇总，最后根据录入资料实际情况完成档案盒的移交工作。此外，可通过电脑查询所需资料在资料室中位置并按索引找到案卷盒，查阅卷内资料，有效地提高了档案查阅的效率。

4 结语

工程档案管理看似无所谓，但是它的重要性是潜在的，它记录了整个工程实施的全过程，可以直接反映施工过程中存在的一系列问题，通过工程档案中的设计资料和图纸，还可方便有效地进行工程的维护工作。笔者针对自己在工程档案整理过程中发现的问题，结合《中国人民解放军档案条例》《军队基建营房档案技术管理办法》提出了个人的几点意见和建议，旨在加强工程档案管理工作，并希望为今后工程档案人员整理档案提供借鉴和依据，使工程档案管理形成一整套体系。

［1］郭 蕊.依法治档究竟离我们有多远——略论建设工程档案的法治之路［J］.陕西档案，2007(2)：72-74.

［2］吴 蓉.现代地铁工程档案管理之我见［J］.陕西档案，2008(3)：98-100.

［3］陈一梅.浅析在新时期下如何加强工程档案管理工作［J］.华章，2011(5)：56-57.

［4］廖建国.重点工程档案管理工作探讨［J］.中国档案，2011(3)：121-123.