陈佳

（河海大学，江苏 南京 210098）

十八大报告把“努力办好人民满意的教育”放在“在改善民生和创新管理中加强社会建设”的六项任务之首。高等教育工作把人民是否满意，作为检验教育工作的最高标准。而高校办公室作为高等学校的重要职能部门之一，在服务师生和学校的行政管理中，为高等学校长效、稳定发展提供服务保障起到重要的辅助协调作用。高等学校办公室行政运转水平直接或间接会影响到高等学校人才培养、科学研究、社会服务、服务社会的根本任务的完成。因此，如何提高高等学校办公室的服务水平、工作质量，确保高等学校根本任务的完成，注重办公室“行为艺术”，是十分重要也是亟须不断研究、更新的课题。

一、办公室“行为艺术“之一——重视空白点，保证工作有序推进。

高等学校办公室秘书工作的“单一性”明显。秘书间，职责明确，各司其职，而办公室任务繁杂，突发性、综合型事务也时有发生，秘书职责范围内没有涉及、多科室间相互交叉部分的工作任务，很容易造成工作中的空白点和处理事务过程中的死角，科室间的许多矛盾与困难就自然地存在于这些空白点和死角之中。这时，主动承担任务、解决问题、避免责任不明确所产生矛盾的职责义不容辞地落到办公室的肩上，需要办公室进行协调，主动承担任务，积极联系兄弟院系、学校职能部门，加强沟通；内部主动协调，相互配合，有序分工，保证各项工作按照领导要求，根据学校、学院的工作计划和要求进行督办落实，督促科室间有效配合，在满足时间节点要求的基础上保质保量地圆满完成任务，使工作有序开展。

二、办公室“行为艺术”之二——收集信息，有效保障数据储备。

传统办公室在日常工作中勤于传达指令，事务性工作多，浮于表面，不重视结果反馈和经验总结，一事一结，再来再做，重复劳动，无用功消耗量大，一定程度地妨碍了机构的高效运转。这就要求高等学校办公室工夫要下在平时，对于各科室产生的一些阶段性的成果、数据应该有目的、有意识地进行收集、汇总、备案，保证办公室所有资料、数据对内清晰明了，常存常新，对外口径一致，有据可查。有效规避一事多数据，相互矛盾的情况，提高办公信息、办公资料公信度，保证准确性。为领导提供决策依据，积极主动地掌握第一手资料，去粗取精、去伪存真，为领导掌握全局、运筹帷幄提供信息保障。

三、办公室“行为艺术“之三——借鉴“历史”，进入角色。

办公室每个成员都迫切希望尽早达到领导要求，缩短适应期，圆满完成上级交办的任务。要实现这个目标，关键在于平时要多看多听多练，积极借鉴“历史”。多听：要多听领导、前辈、同事间的经验总结；多听专家的经验介绍，多听群众、师生的真正需求；多听上级部门，兄弟院系的信息反馈。要主动听、善于听，不断丰富自己的工作经验。多看：要多看已有的工作计划、总结报告；多看理论分析、语言表达、工作技巧，抓住实质；多看前辈、周围同事的成长过程；仔细观察成败得失的原因，勤于总结，对比改进，多方面下工夫。运用历史经验、前辈的智慧加速自身成长，少走弯路、不走错路。多练：要多进行自我训练，多练写作技巧，掌握写作规律，积累写作经验，提高写作能力；要多练语言表达，提高语言表达能力，做到汇报精简、介绍清晰，布置准确，按文明礼仪的要求，规范接人待物行为，打造办公室新形象。

四、办公室“行为艺术“之四——转变观念、“反客为主”。

传统办公室习惯于“你问我答、不问不答”，“一交一办、不提不碰”的守株待兔形式的服务方式，已不能适应新时期办公室的灵活性、高效率的要求。新时期办公室应该转变观念，采取“反客为主”的态度，勤于思考、精于业务、超前行动、主动服务。要练好内功，变“有一办一”的服务为“未雨绸缪”式的服务，做到领导欲谋我先思，师生未提我先想的“百宝箱式”服务，打造办公室新形象。简单实效才会赢，如果工作中完成一件事情的方法过于繁琐，又不注重总结、不注重思考，不注重创新，必然经受不起时间的考验。就像汉字输入法由全拼、智能ABC的实行到现在搜狗等智能输入法的流行就是经过无数的思考、总结、改进的成果。同样办公室工作的“灵活性”就要求办公室“反客为主”，未雨绸缪，达到事半功倍的效果。

五、办公室“行为艺术”之五——木桶定律。

众人拾柴火焰高，任何一个组织要出成绩、有成就，都离不开组织内的每个成员的努力。根据美国理学家彼得的水桶原理或短板理论，一只水桶盛水的多少，并不取决于桶壁上最高的那块木板，而恰恰取决于桶壁上最短的那块木板。就是说组织的各个部分往往是优劣不齐的，而短板部分往往决定了整个组织的水平。当然，对于木桶定律，也应该辩证地看待，因为每个人都有自己的优点和缺点，只顾想办法提高短板，很有可能会消耗大量的人力物力却收效甚微。每个应该最大程度的发掘每一个成员的自身优势，然后再弥补成员间的短板，使得短板不短，长板不缺。这就要求在办公室中，要学会互敬互爱，发现成员间的闪光点，相互激励，努力提高自身。在不使自己被动形成办公室中的短板的同时注重维护良好的“办公室文化”，对内相互帮助、换位思考、尊重理解，对外注重礼仪，不揭人短，相互捧场，形成凝聚力强、感召力大的窗口型和谐部门。

六、办公室“行为艺术”之六——二八定律。

二八定律也叫帕累托定律，是19世纪末20世纪初由意大利著名的经济学家帕累托发现的。任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，却起到关键的作用。二八定律所具有的实用性已经被确认，而且已经不断被证明。办公室工作包罗万象、头绪繁多，不能不经分析，胡子眉毛一把抓。要高效、准确的达到目标任务，办公室要会抓住主要问题、发现主要矛盾，应该将80%的精力放在占据比重为20%的首要问题、本质根源上，达到80%的成效继而带动完成剩下80%的事务性工作。我们经常看到两个同样忙碌的人，因为对事情处理的顺序不同，所达到的成就也大不一样，这就是事物的区别，二八定律的写照。办公室应该按照二八定律的分配原则，将最主要的精力用在最重要的事情上，禁止出现解决容易解决的事务，搁置难点、重点工作，磨洋工，忽略成效的现象。

七、办公室“行为艺术”之七——罗森塔尔效应。

没有人不希望得到赞美和激励，不管他是白领还是家庭主妇。罗森塔效应在工作和生活中都有广泛应用，实质上就是暗示力量是决定事情成败的关键。有人根据罗森塔效应做了一副对联，上联：说你行，你就行，不行也行；下联：说不行，就不行，行也不行。横批：不服（扶）不行。这就是暗示的力量。如果所期待的结果经过掂量后可能性较大，而这一结果又是有意义的，就能产生一种积极状态，罗森塔效应产生的可能性就大。这一效应是按照“憧憬——期待——行为——感应——接受——外化”的机制产生的。在高效完成办公室工作的同时又注重“办公室文化”的塑造，就需要学会应用罗森塔效应，成员间互相激励、相互尊重的同时，具有一定威望的期待者对被期待者的鼓励与赞美，使得办公室工作在愉悦的氛围中高效开展。

八、办公室“行为艺术”之八——吸引力定律。

麦克莱兰说：“你所想到的，一定是你能够成为的，渴望会帮助你向前走，也会让你向后退，一无所得。这一切，都取决于你内心的欲望。”消极能量吸引消极能量，积极能量吸引积极能量。高等学校办公室在工作过程中要注重正能量的传递与积极向上工作氛围的营造。要求定位准确、明晰目标，热爱工作岗位。奇迹来源于热爱，热爱产生吸引。吸引力定律告诉我们，当高等学校办公室成员热爱岗位，热爱工作，并付诸积极的行动时，积极的结果就会发生，正能量将会不停地传递，良好的工作氛围将会持续保持。以进取的精神、高效的工作效率，突破传统办公室工作中的局限性，展示高等学校办公室新形象。

总之，高等学校办公室是一个承上启下、协调左右、联系内外的综合部门。办公室作为领导的助手和参谋，起着收集、传递、归总、辅助、参与、督办、落实等作用。随着高等教育的不断发展，对办公室的要求和标准在不断更新和提高。在遵照工作职责办事的同时，认清当前外围环境变化，注重办公室“行为艺术”，适应形势发展，及时调整工作方法、工作内容，打造新窗口、塑造新形象，探索高等学校办公室运到新模式，提高高校办公室的办高效率。

［1］施惠贤.增强创新意识充分发挥高校办公室的整体功能［J］.南通职业大学学报，2000（1）3：13-17.

［2］李明.做好高校办公室的协调工作［J］.淮南职业技术学院学报，2010（4）.

［3］高永编，译.维弗雷多·帕累托，等著.十定律［M］.珠海出版社.