浅谈企业档案工作规范管理与创新

2013-08-15李艳芹

山东工业技术 2013年12期

李艳芹

（淮北矿业集团淮北选煤厂，安徽淮北 235000）

0 引言

企业档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。科学规范的管理档案,是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手最典型的资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的最好依据。多年来，淮北选煤厂以满足企业各项活动等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。使企业档案工作步入了科学化、规范化、制度化的运行轨道。笔者长期在淮北选煤厂从事档案管理工作，现结合实际对企业档案工作规范管理和创新提出以下几点思考。

1 认识到位打好基础

在企业档案管理工作中，领导重视是非常重要的。淮北选煤厂领导始终把档案管理工作放在重要位置，成立了档案工作领导小组，实行领导干部责任制，明确专人负责档案管理工作，为做好档案工作打下了基础。我认为档案工作要做到规范管理，唯有在领导重视下，加上档案人员扎实、务实、细致、耐心地工作，才是做好档案工作的关键。

在实际工作中，领导重视是指将档案管理工作列入规划和解决人、财、物三件事情上。企业的领导能将档案工作列入本单位工作计划，并落实好人员，提供基本的物质条件和活动经费，那就是很重视了，其余的事情应该由档案管理人员具体去落实和做好。

档案工作规范管理，是一项真实、扎实、务实性很突出的实践性工作，它的收集、整理、立卷、保管和提供利用等每个工作环节，都需要档案人员付出具体的劳动才能完成。只有摆正了领导和档案人员在搞好档案工作中各自所处的位置和作用，才能各负其责，使档案工作做得更好。当然，如果没有领导对档案工作充分重视的这个基础，档案人员将无法搞好档案工作，领导要根据工作发展的实际需要，不断提高重视程度，为档案工作的发展打好基础；作为档案人员，在一定的基础上开展档案工作，要有所作为，要让领导感到需要加大重视档案工作的力度。所以说领导重视是档案工作的根本或起点，档案人员则是在档案工作中起决定作用的因素。

2 工作到位规范管理

任何看起来容易的事情，最终都要看落实的情况，档案工作规范管理更是如此，千万不能出现“重视在嘴上，计划在纸上，落实在墙上”的现象，要严格按照《档案法》和《企业档案工作规范》的要求，把档案工作列入本单位年度工作计划之中，要及时研究方法和策略、周密部署各项工作、认真进行各项总结，狠抓具体工作的落实情况。在检查全面工作时，对档案工作要作为一项主要的内容来看待。防止档案内容空、材料缺、条理乱等问题出现。

企业档案工作规范管理从何入手呢？首先，要加强档案的基础工作，主要是做好收集、整理、立卷、归档、编目、保管等重要环节。其中，档案的收集工作是档案工作最基础的工作。“皮之不存，毛将焉附？”档案的收集工作不到位，就谈不上立卷、归档等其它各个环节。再就立卷与归档来讲，首先材料要收集完整齐全，其次归档材料应遵循自然形成规律和相互间的有机联系进行排列，做到“纲举目张”、“条理清晰”。还有，书写条目时要工整、规范，卷宗要统一、整洁。在档案质量问题上，档案人员应当增强事业心和责任感，认真履行职责，严格把关，对不合格档案要拒收，对不按期归档的单位和个人要督促其按期归档。除此之外，还要注重在计算机应用方面对档案信息的录入，以便以后的检索。其中档案质量问题，也应当列入有关人员的岗位目标管理责任制之中。从而进一步提高档案质量，做到及时收集、准确整理、完整归档、按期保存。

3 措施到位不断创新

在如今的信息化时代，我们不能仅仅满足于传统意义上的档案管理，还要加强档案的现代化管理。随着新型存储介质的不断出现和规范应用，出现了许多新型载体的档案，如机读档案、声像档案、电子档案等，新型载体档案和传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求，因此，只有实现档案管理现代化，才能更有效的解决新形势下出现的新问题。

3.1 管理的标准化

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础，档案标准化是通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证档案的各项工作能够有机的联系起来，并且在档案的管理中得到最佳的效益。在信息化时代，学习的共享与网络和沟通更依赖于统一的标准和规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。

3.2 保护的现代化

随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，档案信息的记录和存储载体也存在着不同的形式，新型载体档案与传统载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求，因此，这就要采取先进的技术和手段，不仅要完善保护和保管档案载体的方式、方法，还要深入保护档案信息内容的案例性、真实性与完整性。

4 学习到位提升素质

档案工作是一项政治性很强的工作，档案材料里涉及重要机密，做好保密工作是重中之重的事情。一个政治立场不坚定，责任心不强，党性不足的工作人员所带来的危害也是不可估量的。因此，档案工作者必须具有坚定、正确的政治方向，树立正确的人生观、价值观，有强烈的事业心，高度的责任感，具有较高的政治鉴别力，必须坚持贯彻党和国家的有关档案工作的方针、政策，具备一定的理论政策水平和分析处理问题的能力，适应新时期发展的需要，这是作为档案人员应具备的首要素质。也是企业档案工作规范管理顺利进行的唯一保障。

档案工作者要不断地加强学习，及时给自己充电，这是不可或缺的工作内容。档案工作是一门管理科学，档案工作者要不断地学习相关领域的科学知识，开阔视野，掌握档案管理工作的基本技能，从而进行档案信息深层次研究和开发。加强学习，不断提高自身的业务水平，内容是多方面的：一是，要不断提高档案工作者文字材料的组织能力和写作能力。语言文字是档案管理工作和档案服务工作的基本工具，不具备扎实的语言知识就无法正常顺利地从事这项工作。二是，要不断提高应用现代化手段的管理能力。档案管理人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，掌握计算机相关知识，促进档案管理人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。三是，要不断提高沟通协调能力，这是做好档案工作不可缺少的能力，要做好上传下达的工作，这是基础；另外，还要加强与兄弟单位的协作和交流工作，这是提升。只有扬长避短，不断进步，才会使档案管理工作卓有成效。