如何加强基层站段的合同管理

2013-08-15唐林

科学之友 2013年7期

唐林

（成都铁路局成都北车站财计科，四川成都 610512）

铁路合同管理是铁路企业管理的重要内容，也是基层站段依法经营、依法维护自身合法权益的重要管理制度。

自路局直管站段设立以来，经过路局多次规范基层站段的合同管理工作，基层站段的合同管理较以前也规范了许多，对防范经营过程的法律风险，规范对外经营行为，维护路局合法利益发挥了积极作用。但仍存在有部分单位法律意识淡薄、超越授权对外签订合同、未办理授权对外签订合同、部分单位的劳务外包合同未经合同管理员审核并加盖合同专用章等现象，既违反了路局合同管理的规定，同时也给路局的对外经营带来了一定的法律风险。以下对如何加强基层站段的合同管理作具体的阐述。

1 建立合同管理组织机构，不断提高合同管理意识

站段主要领导要牢固树立合同管理第一责任人的意识，高度重视本单位的合同管理工作，对本单位的合同管理工作负总责，成立以站段长为组长，各主管副站段长和职能科室负责同志为成员的“合同管理小组”，明确站段合同管理机构的主要职责，细化站段合同管理员及各部门合同管理员的基本职责。有法律事务部门的，由法律事务部门负责合同管理工作；未设定法律事务部门的，应指定一个部门负责合同管理工作。

合同管理工作是确保路局依法经营管理的重要工作，参与合同管理工作的人员均应树立“合同无小事”的意识，对合同管理工作要做到“意识到位、程序规范、依法审核、防范风险”，切实维护好路局的合法权益。

为适应铁路发展的需要，站段领导班子及合同管理相关人员应认真学习路局有关法律知识文件及国家法律法规，深刻领会“年度局企业管理和法律事务工作要点”的通知精神，进一步加强法律意识、依法规避风险意识、法律服务的意识。

2 规范合同基础管理工作，防范合同纠纷风险

2.1 规范合同管理工作,严格开展审核联签

合同管理有关人员要充分认识合同管理工作在企业经营管理工作中的地位和作用，深入全面地掌握合同法专业知识及相关法规和法律条文。

①合同签订前，承办部门应先行审查核实对方资格、资信、履约能力、营业范围等资料，并要求对方提供《法定代表人身份证明书》《法人授权委托书》、代理人身份证复印件及《营业执照》等有关文件的复印件（需盖有对方单位鲜章）。②凡签订需要通过招标、议标、价格比选的合同，其实施过程（会议记录、到会人员签字等）相关资料必须齐全，在办理合同联签时必须将资料一并呈报合同管理员。③凡签订需要党政联席会集体决策的合同，在办理合同联签时必须将党政联席会会议记录和签字复印件等一并呈报合同管理员。④对路外单位签订50万元及以上合同的需办理“一事一授权”手续，承办部门必须提前向合同管理部门申报，并将拟签合同有关文件、计划资金来源等申报资料及拟签合同说明以电子版形式报合同管理员，由合同管理员通过路局办公网办理，待路局批复同意后方能签订正式合同。⑤合同签订时，不得化整为零，从而有意规避办理授权、招标、议标、比选和集体决策等手续。⑥站段签订的经济合同，均应开展合同审核联签，审核联签的程序为：合同承办部门（人员）将起草的合同文本或合同管理员提供的格式文本填写完整，与收集的合同对方的资信材料（包括企业法人营业执照复印件、授权委托书、组织机构代码证复印件、相关从业资质等材料），一并送相关部门审核联签，并按照相关部门提出的意见进行修改后，送合同管理员重点对对方资信材料、合同文本是否违反法律规定、是否存在对己不利的条款、权利义务约定以及违约责任约定是否详尽等方面进行合法性审核；经审核修改后的合同文本，方能交合同对方签字盖章。承办部门（人员）应对对方反馈的合同文本与定稿文本进行比对，确认对方有无增减内容，比对一致后送行政部门主要领导签字并加盖合同专用章。站段要杜绝与不能独立承担民事责任的个人和非法人组织签订经济合同；对经合同管理员修改的合同文本，未经允许，严禁擅自修改。

2.2 确保资金和时间进度双卡控

较为固定的主要合同提前对接，并纳入站段成本预算，确保资金和时间进度双卡控。

①年初根据上年主要合同签订情况，结合当年生产安全实际变化，将较为固定的主要合同提前与各管理职能部门对接，对当年拟签订的主要合同内容、金额进行梳理，并纳入成本预算，经站段党政联席会讨论通过后安排实施。②各业务科室主动清理需本部门承办的合同并及时签订，以保证成本支出按预算进度列账，不得在年底补签较大金额合同（特殊情况除外），以免站段的成本预算失控。

2.3 法人授权委托严格按照路局文件要求执行

站段要强化依法签订经济合同的意识，严格按照局长所授予的年度综合授权或一事一授权的权限，签订经济合同。每年年底要及时办理单位次年年度的综合授权申请，及时领取路局颁发的授权委托书，并在年初单位的合同管理中公布宣传单位的合同签订权限，使经办部门和分管领导均知晓。在对外签订超越授权范围的经济合同时，应及时办理一事一授权，局长授权后，方能按权限对外签订经济合同。若因抢险、救灾等紧急情况需要签订超越授权的经济合同，应事先告知主管部门，并及时补办一事一授权。

法人授权是局长授予站段行政主要领导代表其本人办理行政事务的法律性文件，是基于行政主要领导所在岗位需要而办理的，年度综合授权有效期为1年，因行政负责人离任而自动失效。除因特殊原因（如挂职长时间在外学习、在外考察或因个人身体原因不能继续工作但还未免去现职等）可以书面形式转委托给行政第一副职以外，原则上局长授予的权限不能转委托他人。

2.4 提高合同管理员的素质，对合同签订严格把关审核

合同管理员应当具备良好的职业道德，熟悉掌握相关法律法规，具有一定的经济管理和铁路专业知识，了解站段的经营管理情况。从事合同管理的人员应当经过路局的专业培训，考核合格后方可上岗。

合同管理员应积极参加路局合同培训，加强法律、法规学习，认真学习有关合同管理的文件规定，认真学习领导班子集体决策“三重一大”事项规定，不断提高自身法律事务工作能力和水平，提高对经济合同文本的甄别能力，按照路局合同管理的要求对经济合同文本开展好合法性审核，切实维护路局合法权益。

合同管理员应注重合同签订的前期工作准备及合同签订程序，工作中严格履行站段合同管理办法、严格执行合同联签审核制度、合同骑缝章加盖等规定，确保合同签定和履行。

3 做好格式合同文本的使用

对站段使用较多的合同，路局法律主管部门应制定格式合同，供站段参考使用。对合同文本中的权利义务、违约责任等内容，站段应结合实际情况在维护自身利益的基础上进行约定。建设工程施工、监理等合同，站段可参考各省市发布的范本修改后使用。若实际工作中遇见权利义务关系复杂的合同或合同管理员所掌握的法律知识难以开展好有效审核的合同，应及时报局法律主管部门协助审核。