梁毅珊

（中山市城建档案馆 广东 中山 528403）

规划业务档案是规划行政主管部门在城市规划编制、实施规划行政许可及规划监督过程中形成的文件，是城市规划管理工作的重要组成部分和行政执法检查的重要内容。《城乡规划法》的实施，强调了城乡规划的统筹管理。城建档案是在城乡规划建设活动中形成的，是进行城乡规划、建设和管理工作的重要基础资料，对保障城乡生产生活秩序、维护城乡社会安全、应对突发事件具有十分重要的意义。以前，由于我市镇区规划管理体制等原因，导致规划业务档案归档不够及时、保管不够完善、档案质量得不到保证等问题。因此，加强镇区规划业务档案管理工作刻不容缓。

一、镇区规划业务档案管理存在的问题

（一）对规划业务档案的重要性认识不够

规划业务档案是城建档案的重要组成部分，城建档案是城市建设总体规划和详细规划的基础，也是城市规划、建设、管理维护等活动的重要凭证和依据，更是城市自然面貌、地质状况、建筑物和地上、地下管理的真实记录。依据这些真实记录，可以综合考虑城市的自然条件、历史条件、社会条件等基本因素进行城市规划。管理好城建档案有助于规划行政审批的顺利开展，但有些镇区规划部门的档案意识薄弱，重审批，轻档案，对档案的重要性认识不足。

（二）领导重视不够，管理不到位

以前镇区规划管理部门归属镇区政府管理，由市规划主管部门下放二类工程审批权限，因此，大量二类工程档案在镇区产生并形成档案存放，由于对档案工作不够重视，很多镇区没有设专职的档案管理人员，而且由于人员素质参差不齐，多数没有受过档案专业的培训，对收集、整理、立卷、归档等工作显得力不从心，而且管理人员流动性大，造成档案管理不到位，加上部分镇区办公场所条件有限，没有按照规范设置档案保管场所，很多未能按照档案库房“八防”要求设置相关设备，档案保管质量得不到保证。

（三）管理过程不完善

由于镇区规划部门对档案管理的认识不够，人员质素参差，造成档案的形成过程及管理不到位。有些镇区在规划审批手续结束后未能及时移交相关文件资料，导致档案整理及保管工作不能顺利开展，而且资料越积越多，加大了档案归档的难度，加上如有人员变动的情况，归档过程中发现问题也找不到当时的审批人员了解情况或者补充资料，造成有问题的档案增多，给档案的保管及利用造成不便。

二、加强规划业务档案管理工作的必要条件

（一）领导重视，提高认识是保障

规划业务审批档案是城建档案的重要内容，是规划行政管理部门在实施规划行政许可及规划监督过程中形成的，是城市规划工作的重要组成部分，是规划、建设行政主管部门依法行政重要依据。规划业务档案类别多、数量多，利用率高，在领导决策、城市规划建设管理以及社会生产生活中发挥着重要作用。因此，对规划业务档案进行规范化管理是保护档案、提高档案利用效率、发挥城建档案作用的必要工作。

（二）投入足够的设施设备是基础

要完善规划档案的管理工作，实现档案规范化管理，必须落实满足工作需要的办公场所及办公经费，按有关规定配备充足的库房以及相关设备是必不可少的，还有，要加大档案库房的安全设施建设，保证档案库房控制在规定的温湿度范围，装备安全监控设备，保证档案安全受控，同时要根据档案保管要求，制定相关管理制度，保证档案管理有序开展。

（三）人员配备是档案工作的关键

档案管理人员的素质很大程度上直接影响档案工作的效果，因此，吸收具有档案管理及建筑规划方面专业的人才充实到城建档案管理岗位中，并保持相对稳定是十分有必要的。随着社会形势的不断发展，需要不断加强城建档案管理人员的业务培训，通过对城建档案的法律法规、各项规章制度的学习，使档案管理工作水平得到不断提高。

三、加强镇区规划业务档案管理工作的措施步骤

（一）统一认识

镇区城建档案是城市规划建设管理的依据和重要组成部份，去年，我馆以市城乡规划局筹建各镇分局为契机，在规划局领导的重视支持下，明确了市城乡规划局对全市城建档案工作的统一领导，镇区规划分局成立后，镇区城建档案由我馆统一接收管理。

（二）及时接收

我馆专门走访了港口、板芙、坦洲等镇，在对其城建档案工作现状进行调研的基础上，对历史档案的归档整理作了详细的指导，目前已初步接收了坦洲、民众、阜沙、港口等镇的档案约2万卷，保证了城建档案的完整性以及城建档案工作的延续性，今后将分批分次陆续对其它镇区的历史档案进行接收。

（三）加强指导

对今后新形成的规划档案，我馆将制定镇区城建档案管理指导方案，定期派业务骨干到镇区规划管理部门进行档案管理的业务指导，制定档案定期移交制度，务求使档案得到规范的管理，保证档案得到有效的利用，创造更多的社会效益和经济效益，更好地服务于城乡建设的发展。

随着社会的发展，城建档案涉及到城市建设的各个方面，与城市的发展息息相关，必须抓好城建档案管理，保证城建档案的完整性、延续性与规范管理，更好地发挥城建档案的作用，为统筹城乡发展、建设宜居城市提供服务和保障。