于 江 王晓立 刘春香

1.山东省昌乐县气象局，山东潍坊 262400 2.山东省潍坊市气象局，山东潍坊 261000

巧用邮件合并功能实现word表格的快速填制和打印

于 江1王晓立2刘春香1

1.山东省昌乐县气象局，山东潍坊 262400 2.山东省潍坊市气象局，山东潍坊 261000

本文通过填制某县气象信息员审批表这一事例，介绍了邮件合并功能在实现大量信息的快速填充功能上的便利性，以供同行参考。

邮件合并；表格；填制

引言

气象为农服务作为公共服务的一项重要内容，正越来越受到民众重视。某县为提高气象防灾减灾能力，积极扩大气象信息的覆盖面，建立了一支由610名农村干部组成的气象信息员队伍。这610名农村干部的信息员审批表格如何快速建立，靠一张一张地切换，复制并粘贴，效率肯定低下。本文巧妙利用word表格中的“邮件合并”功能，将审批表格快速高效地填充完成，大大地提高了办公效率。

1 确定审批表格需要填制的项目

如不表1，气象信息员审批表中需要填制的10个项目都用无色标注了出来，作为以后需要进行插入操作的目标项目。

表 1 昌乐县气象信息员审批表

表2

表3 昌乐县气象信息员审批表

2 做好数据源的合并准备工作

在此前，各个乡镇办公室都将其乡镇中拟聘的气象信息员个人情况用excel表格的形式报了过来。接下来打开数据源。如表2（出于对隐私的保护，图中都将电话等个人信息隐去了）

在此前的word文档《昌乐县气象信息员审批表》中，单击菜单“工具”中的“信函与邮件”，打开“邮件合并”任务窗格，在“选择文档类型”列表框中单击选中“目录”，然后点击“下一步：正在启动文档”。……