大型技改项目中财务监督的继承与创新

2012-08-15浙江中烟工业有限责任公司杨培新

财政监督 2012年5期

浙江中烟工业有限责任公司杨培新

大型技改项目中财务监督的继承与创新

浙江中烟工业有限责任公司杨培新

作为经济监督的重要内容，财务监督在国有企业的经济活动中起着良好的纠偏、防弊作用。在大型技改项目中，为了加强财务监督职能，本企业运用项目资金监管软件平台，结合企业内部ERP系统，实行专款专用，全程监督控制工程项目的实施，对其他国有投资大型工程项目不乏借鉴作用。

财务监督资金监管技术改造

一、浙江中烟工业公司“十一五”易地技改工程简介

该大型技改工程项目建设用地面积1032亩，建筑面积62.44万平方米。分二期实施，其中一期项目建筑面积29.83万平方米，投资约40.78亿元，广泛采用国内外最先进适用的新工艺、新技术、新设备、新材料，生产规模可达年产100万箱，成为“国内一流、国际先进”水平的卷烟制造基地。

该易地技改项目由杭州卷烟厂负责组织实施，公司本部负责内部监管，成立了包括综合计划部、法改部、审计部、财务管理部及纪检监察部在内的监管小组。本文提到的财务监督新探索，则由公司财务管理部负责，驻厂财务科组织现场实施。

二、财务监督的一般过程及监管难点

烟草企业的整体技改项目一般为大型基础建设项目，具有投资规模大、工程周期长、资金比较充裕、监管难度大等特点。

（一）财务监督是全过程的系统工作

1．项目前期。财务监督的重点是可行性研究和概、预算，对项目风险尽可能进行预估。财务管理部作为监督部门之一，在项目申报期参与相关制度建设并建立监管工作机制。

2．工程实施过程中。财务监督的重点则是对招投标的监管和日常的财务核算监管，前者包括审查招标文件的科学性、标底的合理性以及工程量清单的正确性等，后者包括正确使用会计科目、规范待摊投资等的摊销方法以及对项目资金、价款结算的监管。

3．竣工验收阶段。财务监管的重点是造价审计、交付资产管理以及最终经济效益评价。

（二）现有方法难以实现有效的财务监督。目前，国内建设项目的财务监督，往往强调投资控制和工程结算方面的付款控制，主要依据施工合同规定和工程进度，严格按照审批程序拨付工程款，强调对合法票据的要求和对分供方价格方面的关注。其控制范围主要在本企业层面，一旦款项进入对方单位，财务控制任务宣告结束。而且由于财务结算的滞后性造成相当多的国有投资的财务监督侧重于事后的反馈性控制，缺乏事前、事中的防护性控制，具体困难体现在以下几点。

难点1，承包方是否将项目资金用在刀刃上，建设方缺乏事前和事中的约束，很难控制其流向。事实上，不可避免地存在由于承包方将建设资金挪作他用而影响工程进度或质量的问题。我们企业已结束的建设项目中，就曾有过因总包单位未将分包资金及时结算给分包单位而一度造成纠纷的情况。

难点2，只能通过指定工程材料的等级，把好进度关，做好招投标工作，严格设计、施工、监理单位的资质审查等，来进行工程质量进度的控制。这种控制的难度在于：对企业本身监管人员的素质要求较高，且要有相当强的业务水平和工作持久力；对那些跨度几年甚至十几年的大型工程，不可避免地出现百密一疏，最终影响工程质量。

难点3，财务监督的体制是建立在一定的产权关系基础上的，而国有单位的性质就决定了单位内部每一层级的财务监督组织机构都具有双重身份，既是委托人又是代理人；同时身为监督人和被监督人。比如财务部负责监督企业其他部门的财务运作，是监督人；同时，财务部作为企业的一个部门，也是企业财务运作的组成部分，又是被监督人。监督人身份的多重性，决定了其扮演不同角色所代表的利益不一致时，各种身份的相互牵制、干扰，会影响财务监督的效能，引起贪腐事件的发生。

难点4，全过程的财务监督必然是涉及多部门、多角度的。企业本身还会针对大型投资项目制定很多监督、管理制度和工作规程，如果监督的方法不适当，很可能会影响效率。而另一方面企业又面临保证进度、保证工期的压力，如何才能做到既不降低监管要求，又不影响工程进度，这也是需要考虑的问题。

三、财务监督的新探索

（一）将财务监督的触角延伸到施工单位。针对以上难点，我们通过对施工单位资金使用的直接监管，确保项目资金的正常流向：总包方及时将资金分拨给分包商，给材料供应商的资金用于购买指定品牌质量的材料，给劳务分包商的资金分发到最终的劳务人员手中，减少以至避免由于资金不到位、资金错位等因素引起的工程质量、进度问题。通过标准化流程，将监督工作由自选动作转为规定动作。这样一方面使监督制度化、常规化、标准化，减少人为偏差，提高监督质量和效率；另一方面避免了部门间的冲突、减轻了被监督者的抵触情绪。

事实上，这一做法源于烟草行业项目监管工作的创新思路。而我公司遵照这一将项目资金监管着力点前移的思路，首先解决的是行为合法性的问题。为此，监督小组集体讨论制定了专用账户管理办法，并据此办法由财务部门与相关银行协商拟定了专用账户三方共管协议的文本。然后，办法和协议文本被明确地写入所有土建项目的招标文件，这就保证了其后我公司具体做法的合法性。

而从实际运行结果来看，被监管企业（即项目施工单位）也欢迎这种监管方式。这些大型项目的中标企业一般具有较强的实力，我方要求专款专用的规定与做法，可以帮助其避免无意识的资金混用，做到该项目的收支核算脉络清晰、准确直观。而且我方强调的是痕迹管理，只要被监管企业按要求做好采购合同、主材清单、分包合同等在监管系统中的备案，即可结算工程款，有助其提高管理效率与信誉。

（二）规范项目资金专用账户备案付款流程。合同约定土建工程总价达500万元以上的施工企业，均需签订专用账户三方共管协议，作为合同附件执行。

步骤1，项目资金在按进度计划，经监理、总控及全过程审计单位审核后，由我方对照合同，按批准额度拨入施工方的专用账户。施工方使用资金前，先在监管系统中进行其材料供应商或劳务分包商的开户信息等结算资料备案，再将其采购材料的合同、发票内容、人工费的总额、约定合理利润额度内的用款计划等输入系统，其中主材的品牌、质量等级应与主合同（即我方与施工方签订的合同）一致。

步骤2，备案信息提交后，银行会与其专用账户申请付款额核对，一致则付款放行。

步骤3，施工方采购合同、发票等的书面资料在约定时限内送至我方，以便我方审核其备案信息与实际交易是否一致。银行按月提供专用账户的收付款情况以供我方对账。不正确的备案信息或付款将被责令纠正，逾期未予纠正我方有权对专用账户进行止付，还可能暂缓我方下一笔进度款的支付。

（三）运用资金监管软件，固化监管动作。借助于现代化信息技术，我们引进开发了项目资金监管软件，对承建方资金专用账户进行日常管理。

根据专用账户资金监管三方协议，施工方从专用账户中支取款项，须事先录入监管软件，我方监管人员通过监管系统告知功能获得备案信息，施工方专用账户开户银行的支付专柜工作人员，同样通过监管系统核对确认信息执行支付。付款后我方凭书面资料审核备案信息。这样通过付款前告知及核对确认，付款后对账及资料审核，使共管账户达到了‘痕迹可查、支付可控、操作简便、资金安全’的目的。这一做法既不影响工程结算进度的实际推进，又确保了建设单位的资金确实被用于在建项目中，且保证了用料质量和劳务工资的及时发放，而且监管动作被固化在系统中，节省了人力、物力，又保存了结算的痕迹以备必要时追溯。

（四）融合企业总体管理平台，监控工程项目预决算。借鉴当前财务监督的经验，我们也注重对工程结算方面的付款控制，按合同规定，在取得合法票据后，严格依据审批流程拨付进度款。而且由于企业整体的SAP系统已完成核算与预算的融合，并纳入了日常资金支付监管流程，因而可以做到每次工程款支付都有资本性支出预算。且财务还在日常核算之外，为项目设立内容丰富的辅助台账，加入业务部门关注的信息要素，如合同号、付款条款、预付款支付和冲转情况、增值税的抵扣情况等，这样既有利于部门间对账，又有利于统一投资口径，便于对工程建设投资完成情况的实时监督和控制。

随着ERP的实施，全面预算管理与事前、事中控制逐渐成为企业财务管理的重点。而资本性支出没有通过年度预算下达就不会有预算项目编号，也就不能进行支付操作。这就从制度层面保证了财务人员对于技改项目预算执行的监督再也不是纸面的事后反映，而是必须事先了解当期的资金预算及付款预计进度，从而能够及时申请本部拨付资金。可以说，SAP系统将核算与预算执行情况关联，而项目资金监管又将基建承包方项目资金与工程的实际进度关联，财务人员可以通过事先掌握预算尺度，事中严格控制预算支出，及时解决执行中发现的问题，有效地监控各部门特别是技改资金预算的执行情况，促进技改资金执行进度与工程的实际进度保持一致。