张立天

中图分类号：F279.23文献标识码：A 文章编号：

在企业营销投标工作中，商务信息管理是十分重要的一个环节。纵观历年来的投标实践，这种重要性也伴随着投标资审步骤的普及和商务资料评分标准的提高而变得日益重要起来。长期的工程实践证明，任何一次成功的营销投标，都需要进行一次或多次成功的商务信息管理，反过来说，因为商务信息管理工作的不到位而导致整个营销投标工作的失败的例子，也是经常发生的。鉴于目前的营销投标生态，我们必须高度重视其中的商务信息管理工作，提高商务信息管理的工作质量。

笔者认为，要提高营销投标中的商务信息管理工作质量，需要从三方面入手：

一是要从项目管理的角度去看待商务信息管理工作，对营销投标中的商务信息管理工作进行规范化和标准化；

二是要分析商务信息管理工作模式，防范系统性风险的累加；

三是要积极创新、运用技术手段，提高商务信息管理的工作效率。

1、如何将商务信息管理工作贯彻到企业投标的全过程中去并加以规范化和标准化？笔者认为，要切实抓好“三库、六核、九接口”这18个工作节点。所谓“三库”，是指：企业资源库、项目信息库、政策法规库。所谓“六核”，可以分为内业和外业两个部分，内业方面要做好标书响应、标书文本和标书封装三项核查工作，外业方面要做好标书提交程序、合同要约制定、履约担保及撤销三项核查工作个方面的接口数据，即：企业资质及信誉评分、企业业绩评分、投标工期、投标报价、工程质量目标、项目经理及主要人员配备、主要施工机械配备、投标（履约）保证金金额、其他评标因素应用，这九个接口。

上述这十八个工作节点可以按照项目质量管理中的PDCA循环模式，如下图所示，综合为四个环节：

从图中可以看出，这些节点在自身满足PDCA循环的同时，同时也作为上层循环的组成部分，不可或缺。从项目质量控制的观点上来看，这些节点也是我们提高商务信息工作质量的切入点。

2、商务信息管理工作模式及风险防范

上述各节点的具体工作模式如下表所示：

从上表中可以看出，这些工作节点在模式方面有很多共通之处，它们大都在投标阶段就已经进入到应用实施阶段，但也有部分工作要后延到其他营销环节中去。如果说质量循环图是对项目管理做法向切面的话，那么工作模式分析则是对项目管理做冠状层析。这18项工作节点，大致涵盖了建立、调查、更新、决策、响应、审核、应用这7种常规工作模式。可以说，所有的商务信息工作都是以这7种工作模式为基础而构建起来的，同时需要指出的是，商务信息工作的系统性风险也是在这7个情境下逐步累加而成。要提高商务信息工作的质量，就必须严格控制各个情景模式下的风险偏差，尽量减少直至消除系统性风险。

结果如下图所示：

据此分析，在商务信息管理工作中，调查和决策两种工作情景模式是我们最需要切实控制好的环节。

3、创新工作手段，提高工作效率

【案例1】 某外地子公司，通过当地注册会员身份，获得某项目招标文件，但该文件暂时无法在其他地区上网下载，且该文件只能通过子公司的会员认证锁才能阅读、打印，如何尽快将该文件完整、准确的传回母公司？

解决方案1：子公司将招标文件打印后通过快递寄回母公司。该方案是最为传统的解决方案，虽然保证了资料的完整性和准确性，但缺点在于耗时过长，降低了工作效率。

解决方案2：子公司将招标文件打印后通过扫描或传真传回母公司。该方案也是一种较为传统的解决方案，但费时费力，且由于扫描或传真的数据流量偏小、页面模糊、速度偏慢等局限，逐渐已不能满足现代商务信息工作需要；

解决方案3：子公司、母公司约定安装可兼容的虚拟打印机后，子公司将招标文件打印至单一文档，并将可打印文档电邮回母公司，由母公司通过虚拟打印技术，将文档还原回纸质版本或其他电子版本。此方案是目前最为流行的虚拟办公技术之一，不仅满足了完整性、准确性的要求，同时还未下一步工作流提供了数据平台。

【案例2】 某外地子公司在投标过程中，需要协同母公司共同编制一份电子文档，如何使双方能及时、准确的完成同一份文档的编制？

解决方案1：母、子公司一方先完成该文档中自己所负责部分的编制工作，然后电邮给对方进行合成。此方案在以前年的业务实践中得到大量应用，但随着技术的进步以及母、子公司之间协同工作的日益频繁，其不足之处也日益突显，此方案最大的缺陷在于没有建立共同审核机制，如果参与文档编制的单位只有2、3家的话，这种共同审核机制的缺失还不明显，但如果参与单位超过4家以上，没有共同审核机制，则工作效率将呈指数型下降。

解决方案2：母、子公司约定文档格式后，通过云端服务器，建立虚拟协同编辑平台，同时对一份文档进行编辑，并共同审核。这个方案很好的解决了实际应用中的实效性和有效性两个问题，根据笔者同时进行操作，而不发生明显的干扰，可以预见，在不远的将来，随着企业级专用云端服务器的普及，多终端协同处理将成为办公自动化的主流。

【案例3】 母公司和外地子公司都部署了相当数量的某专用商务信息软件，该软件需连接到专用加密锁后方能运行。如何在保证软件运行平稳的前提下，尽可能压缩资产购置数目，节约成本、提高效率？

解决方案：针对此种情况，传统的硬件管理技术已无法满足要求。在笔者工作实践中，比较可行的方案是利用VPN技术，通过多路由透明拨入，建立网际虚拟链路层。设定好主管理区域后，将从属管理区域通过公网映射，转换为内网区域，并从预设好地址池中给予相应的端口分配中断，从而达到资产使用效率最大化。

从上述3个案例中，我们可以发现，要想切实有效的提高商务信息管理工作效率，提升商务信息管理工作质量，積极运用、创新技术手段是必不可少的。虚拟化技术就是一个很好的发展方向。

结束语

综上所述，商务信息管理工作作为现代办公领域的一个分支，除了自身鲜明的营销工作特色以外，也同时遵循着质量管理理论一般规律，遵循这风险控制理论的一般规律，遵循这OA技术的一般规律。只要我们切实掌握好这3方面的理论指引，并在具体实际工作中加以应用，我们的商务信息管理工作质量必然会有新的提高，开拓新的局面。

注：文章内所有公式及图表请以PDF形式查看。