付善锋

医院档案管理实践探索

付善锋

随着我国卫生事业和计算机信息技术的不断发展，医院对档案管理的方式也越来越信息化，档案管理工作能不能及时跟得上实践的需要，成为衡量医院管理水平的重要标志之一。本文着重探讨了在实践中如何做好医院档案管理工作。

医院;档案管理;实践

1 建立系统的档案管理制度

1.1 明确职责，完善档案管理内容 随着社会经济和科学技术的不断发展，档案管理也朝着现代化、科学化的方向发展，对于档案管理的要求也越来越高，无论是在管理体制上，还是在管理方式上，都在时代发展和现实需求的基础上，要求改革创新［1］。因此，建立系统的档案管理体制，完善明确的责任体系显得十分重要。医院档案的形成、管理涉及全院每一位医护人员，是一项系统工程，需要医院领导和各个部门的支持与协助。因此，在职责体系中，可确定院领导作为一级负责人，宏观指导档案管理工作的方针和计划，制定工作监督体制;在全院各科室另外确定负责人，对档案部门负责并指导档案部门的具体工作;档案部门的负责人和工作人员则为实际执行人，这样建立一个在院领导指导下的责任体制，明确各方职责，有利于档案部门工作的开展和具体的责任追究。

医院档案是医院在长期的医教研工作、医院管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料，及时地收集、整理、鉴定、保管，是档案管理的最基本工作，因此，保证收集材料的完整性十分重要。医院制作档案的目的，一方面是要保存医院的历史资料、各项文件材料及各方的档案资料;另一方面则是为将来的使用提供便利，领导在进行决策、研究工作、处理重大问题时，都离不开医院档案来做实证性研究。因此，档案在进行管理的过程中，需要按照科目进行系统性的编目归档，比如按照医院完成科研成果的不同项目类别，或者按照从事医院医疗、教学、建设、科研等工作活动中形成的应归档保存的技术文件材料等方面进行整理、编目和归档，或者是按照每年医院的立项、报告等资料整理、编目归档等，只有在实践中不断丰富档案管理的内容，才能适应现实的需求和时代的发展。

1.2 完善档案管理方式 随着医院的发展，医院医生、护士的增多，同时也意味着文件资料、档案资料的增多。信息量的增加意味着档案管理方式需要不断地创新与完善。第一，要注重材料的搜集及系统地整理。资料的搜集主要依靠两种方式，一是传统的馆藏纸质资料，需要靠人工搜集，二是现代化的信息检索，如今信息技术运用到了档案管理上，各种资料基本已电子化，但同时传统的纸质资料保管并没有被废弃，纸质资料的电子化工作仍在进行，因此，这两方面都要重视。第二，要对档案进行分门别类，归类管理。档案的归类十分重要，这直接关系到将来的提取利用。对于档案的归类管理，工作人员都应有专业的培训，这类工作烦琐细致，需要工作人员严格按照专业化要求做好分类整理。第三，要做好档案管理的监督、检查，建立系统的资料评估体系。为了确保档案信息的完整性，医院要建立一套系统的资料评估体系，做好监督、检查工作，以便及时发现问题，解决问题。

1.3 健全工作人员管理体制 在医院的档案管理人员的选取中，往往都是以有经验者优先，而这在某种程度上制约了引进先进人才，即那些没有经验，但是思想灵活，勇于创新的人才。因此，这种方式制约了人才的流动，而由于从事管理工作的都是一些有经验的老员工，虽然有经验，但是管理方式保守、陈旧。另一方面，从事档案管理工作的人员有两部分，一部分是各医院档案部门专职档案人员，一部分是各职能部门的兼职档案人员，从事档案管理的工作人员待遇差，升迁慢，无法吸引年轻有为的人才前来从事，因此，档案人员尤其是兼职档案人员的流动性很大，这严重影响了档案工作的正常开展。因此，建立一个全新的档案人员管理体制十分重要。要积极推动档案管理工作，可以引进竞争激励机制［2］。首先提高档案管理工作人员的待遇和地位，吸引能者前来，进而积极推行全员聘任竞争上岗，真正做到优胜劣汰，从而充分调动员工的积极性，最大限度地挖掘个人潜力。在人员的管理上，也要相应的建立一些激励机制，如用人制度、分配制度、奖励制度，将个人工作表现作为考核的重要指标，并与劳动报酬、晋职挂钩，促进档案管理工作的良性发展。

2 提高档案管理工作人员的整体素质

2.1 对档案管理人员进行专业及素质教育培训 档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的专业水平及整体素质。因此，医院应该加强档案人员自身专业水平及整体素质的培养:(1)培养档案管理人员的专业素质。在这方面，医院可经常组织工作人员参加一些档案业务培训，学习关于档案管理工作的法律法规，学习系统的、最新的档案管理方法，调动工作人员积极性，定期对档案管理工作中收集、立卷等存在的问题做汇报反馈，积极组织探讨解决方案，明确整改的方向和措施等。(2)培养其创新及实践应用能力，把专业知识灵活地运用到档案管理中去。随着档案管理信息化的发展，亟需一些年轻有为，懂电脑且热爱档案管理事业的人才从事档案管理工作，医院应跟上社会发展的步伐，培养懂网络化、信息化的专业人才，运用现代化的管理知识和技术，与时俱进，推动档案管理工作的进步与创新。(3)培养其综合服务素质。加强档案管理人员的思想政治教育和职业道德教育，培养其“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的服务理念。

2.2 营造人性化的工作环境 (1)营造活泼的工作环境，调动档案管理工作人员的积极性。档案管理工作本身是一项与资料打交道，略显枯燥的工作，如果不在枯燥的工作氛围中，引进新鲜的活力，很容易使工作人员陷入困顿、不积极进取、思维呆板化等不良情绪，不利于工作的开展与创新。医院可通过组织开展一些积极的活动，比如档案管理知识竞赛、先进档案管理工作人员评比等，调动工作人员的工作激情与活力，通过活动的参与，也可起到提高其专业知识水平的作用，可谓一举两得。(2)合理安排工作岗位，尊重员工的专长和特点。一是医院在人员工作岗位的安排上，可以针对档案管理专业人员的专长和个人个性特点，将工作人员安排在适合的岗位上，使其更加充分地发挥专长、喜好，使档案管理工作更加有效率，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信任理解的良好环境。二是完善档案干部终身教育体系。医院可把他们朝多层次复合型专业人才队伍方向发展培训，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力。三是完善档案管理工作人员的福利待遇。档案管理工作人员待遇不高，地位不受重视，是导致其人员流动性偏高的一个重要因素，人员的流动性太大会造成工作开展的不稳定，工作衔接不上或者衔接出纰漏，因此，医院在这一方面要特别重视，对症下药，培养一个团结稳定的工作团队。

3 建立信息化的档案管理体系

传统的档案管理主要是依靠人工以手工方式收集、储存、加工、归档的方式来进行档案管理工作，这种方法有其长处，但随着现代信息网络技术的发展，档案资料及信息量的大大增加，传统的档案管理工作已跟不上时代发展的步伐，通过人工收集信息效率低，资料的查找及检索不方便，耗时长，在如今这个信息化发展的时代，人们已经习惯通过电子资源，用最便捷的方式、花最少的时间搜索到自己想要的资料，因此，要做到档案管理的信息化。可从以下三个方面着手:(1)建立数字化的档案图书馆，实现网上归档、网上检索。利用现代化的技术手段，把档案馆中所储存的档案、照片、录音及录像等资料，进行数字化处理，并全部上载到相关的全文化数据库或者多媒体数据库中去。这是一项工作量非常大的工作，需要工作人员的耐心细致。利用信息化的方法和手段，可极大地提高档案信息管理和利用的效率。(2)做好档案管理信息安全化工作。随着档案管理的信息化，随之而来的便是一系列的信息安全问题。档案的信息安全包括内部工作人员操作失误、系统设备故障或者来自外部的恶意攻击，如计算机病毒、黑客等所引起的信息损毁和遗漏以及信息保密问题［3］。医院的档案信息安全管理，可聘请专业人员来加强信息安全，如设立防火墙，一旦遇到外部攻击或者中毒现象，需要及时有专业人士进行接触，以防止信息的损毁、遗失或被窃，与此同时，还要不断培养和强化从业人员的安全保密意识和安全防范技能。另外，还要十分注意信息的备份，对于重要的信息应以多种方式备份并且分开存放，以防止信息损毁而带来无法恢复的损失。(3)培养档案管理工作人员的信息技术、网络技术、计算机实际应用等专业水平。医院档案的信息化管理，无论是实际操作，还是对于信息安全的防范，都需要其从业人员具备较好的计算机、网络、信息等实际应用能力，因此，对工作人员专业素质的培训必不可少。

［1］乌庆正．搞好档案资源建设之浅见［J］．山东档案，2009，16 (3):31．

［2］李华．对医院档案管理创新的思考［J］．佳木斯大学社会科学学报，2010，12(4):23．

［3］卢慧军．数字化时代档案信息资源开发利用［J］．宁波电大学报，2010，19(3):18．

10.3969/j．issn.1674－4985.2012.07.066

256603滨州医学院附属医院

付善锋

2012－01－06)

(本文编辑:连胜利)