浅谈加强电子档案管理的方法

2011-08-15李清华

赤峰学院学报·自然科学版 2011年11期

关键词：纸质载体档案管理

李清华

（赤峰学院成人教育学院，内蒙古赤峰 024000）

浅谈加强电子档案管理的方法

李清华

（赤峰学院成人教育学院，内蒙古赤峰 024000）

本文对目前电子档案管理工作中所出现的一系列问题进行了探讨，并针对这些问题进行了初步分析，提出了相应的对策和建议，以确保电子档案的原始性和有效性.

电子文件；档案管理；电子档案存储

当前，随着办公自动化的进一步扩展，档案管理工作也已向电子化、网络化发展，这种变化所带给我们的不仅是一次挑战，也是一次提高档案管理水平和质量，充分发挥档案信息效用的机遇.电子档案既可以全部存储于计算机硬盘中，也可以代码形式存储在磁盘或光盘等载体中，并依赖计算机系统或其他一些技术和设备读取文件，这就使得电子档案管理具备了特殊性.

1 我国电子档案管理的现状

1.1 忽视纸质文件原稿的保存

目前，办公人员已习惯在计算机上起草和修改文件，往往文件一旦定稿，作为草稿性的纸质文件的保存就被忽视，对纸质文件没有采取必要的保留措施，随意对其进行毁损或者被新文件替代，从而使具有原始性的纸质稿件失去了归档保存的意义.

1.2 电子档案存储存在安全隐患

由于办公自动化手段采用的都是统一字体和标识，不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输入输出，无法从字迹上分辨其原始性，不利于文件的真假鉴别，也无法区别其中哪个是“原件”哪个是“复制件”，更不易发现文件已通过远程调用被修改或盗用.同时，计算机系统具有高读写速度，普通闪存的读写速度都是以MB/S为单位，这样的速度是传统书写无法比拟的，因此，倘若重要电子档案文件被盗取，其受侵害的程度将远远大于传统媒质.

另外，以网络为生存基础的电子文件在发送、接收和保管时又面临病毒的攻击.在恶劣的网络环境下，网络“黑客”对现有的防火墙等技术的频频破译，接入互联网所遇到的非法访问难以计数，致使电子文件档案信息的安全受到严重威胁.

1.3 电子档案数据的完整性缺失

一次的笔误或处理失误对于传统的纸质文件而言，其影响范围是有限的，而且很容易在后面的书写过程中被发现和及时修改.而与其相对应的电子文件，由于其所依赖的计算机系统一次处理的文件量极大，因此，一次操作失误就可能造成大面积的信息错误甚至信息丢失.

1.4 电子文件存储不规范

同传统的纸质档案管理模式相比，文件数字化管理的优势之一就是计算机对信息的阅读速度远远地超过人脑.但是，由于目前一些档案管理人员缺乏电子档案管理和计算机操作的基础知识，不懂得如何利用计算机对文件进行科学的编目，分类和归档，导致机内存储文件杂乱无章，文件名称不规范，大大降低了计算机检索效率.

另一方面，档案管理人员对电子档案信息保密意识不强.档案管理人员忽略了对必要的电子文件应该采取安全防盗措施，这一部分文件也需要保密或限制查阅，尤其是核心机密，更应当采用高保密手段来防范信息泄露.

1.5 不重视电子档案存储载体的必要环境

1.5.1 温度

高温会加速化学杂质对电子文件存储载体的破坏作用.一般温度每升高10℃，各种化学杂质反应速度会加快l-2倍.

1.5.2 湿度

潮湿的环境会滋生有害微生物（细菌和霉菌），这会使电子文件保存载体生成霉斑，分解出有机酸，从而使物酸性急剧增加，导致电子文件保存载体霉变.

1.5.3 光

阳光中的紫外线向外辐射时会产生热量，这种辐射的热量会影响电子文件保存载体的耐久性，光的长期照射会使磁性载体消磁，最终导致信息难以读取.

1.5.4 灰尘

通常在整理、保存或使用电子文件过程中，会引起灰尘对其存储载体的摩擦，使文件存储载体受到划损，由此而受到的机械损伤将影响电子文件的阅读效果.

2 加强电子档案管理的对策

2.1 纸质文件和电子文件双套归档

当前，虽然档案文件已趋于数字化管理，但这并不意味着放弃纸质档案.这是因为目前，在实际保管过程中，电子档案存储载体在高温、潮湿等环境下具有无法永久保存的特性，而且在证据性，管理技术与方法，网络安全控制等方面也存在诸多问题，并且这些问题尚待解决.因此，在没有科学的管理制度和充分的技术保障的条件下，应把纸质档案与电子档案结合起来并存保管，形成两套内容相同的档案.具体做法是：归档时纸质档案与电子档案须采用不同的编目方法和存贮工具，即档案管理员应在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号，同时，在每一卷纸质档案的卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及路径，以便查阅时相互对比参照.另外，若纸质档案或电子档案任一方在记录、编号以及文件内容等方面进行更改，那么另一方档案也要作相应更改，以保证二者一致性和档案文件的真实性.

长久以来，对于传统档案的积累、归档、存储、保护等已基本形成了稳定的管理模式，但电子档案的管理却不够规范.无论是传统档案管理还是现代档案信息化管理，规范性永远是确保信息可用性的基本条件.与传统档案不同的是，电子档案是利用网络这种现代信息传递方式提供信息服务，因此，对网上档案信息的组织与传递必须采取统一认可的标准，所有电子化档案信息应尽可能采用国际标准的存储模式和文本格式.比如，按照统一的标准，档案信息在录入计算机系统时应包含以下几个方面内容：名称、编号、档号、编制时间、编制单位以及关键词等；在保存电子文件时，还要注意统一文件的存储格式和处理软件，这样即防止了文档在格式转换或者软件兼容性等问题上可能遭到的损坏，又大大提高了计算机信息检索效率.

2.2 加强存储设备以及网络安全性

2.2.1 专机专用

对于计算机网络内部的保护，一方面，要严格规定文件读写权限.档案存储设备可通过设置指纹识别，身份验证，数字签名等方式加以防范和控制使用，防止被其他用户非法访问和随意删改，确保核心电子文件在存储、传输过程中的安全.另一方面，为防止信息被非法篡改，还要对已归档的文件进行技术处理，将其改为“只读性”文件并禁止带密级的文件上网，从而保证电子文件的可靠性和准确性.同时，为防止存档文件在意外情况下丢失，还要定期采用多种媒介手段（如：磁带，录像带，光盘等）对其进行存储备份.

2.2.2 加强网络外部环境的安全

首先要控制入网访问.用户入网访问的第一道防线就是防火墙，它可以最大限度地阻止网络“黑客”的入侵性攻击，使非法访问者无法直接获取网络内部资源，防止信息轻易泄漏.其次，要及时修补漏洞，对防火墙和杀毒软件实行网络自动升级，以保证电子文件在传输过程中的安全.目前，保护电子信息不被修改、盗窃、删除的最先进技术是数字水印法、数据加密法和数字时间印章法等.其中，数字水印法是“利用某种技术方法把作者的标志(如印签、花纹等)隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的”，这就保证了电子文件的唯一性.数据加密法是指“按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据”；数字时间印章法是“用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的”.最后，还要进行网络实时入侵检测.实践证明，一个网络化的信息系统要完全避免越权访问操作仅仅依赖防火墙，病毒防范，文件加密等技术是很困难的，因此，还要必须做好服务器的日志审计工作，及时发现各种越权行为，并及时采取相应的补救措施.

2.2.3 确保电子档案载体物理环境安全

保护好电子档案载体，就是保护好信息的完整性.但由于电子载体自身的脆弱性，决定了其对外部物理环境具有较高的要求.一方面，应注意温度和湿度环境的控制.温度宜控制在14-24摄氏度，相对湿度在45%-65%之间，同时还要注意，电子档案载体存放要避光保存，防止因紫外线作用而使载体过早老化，因此，避光的同时，每隔3-5年，还要对磁盘、光盘等载体进行复制转存.另一方面，还要做好定期除尘工作，防止有害微生物的滋生，防止灰尘对载体表面的损伤.