阎 淼

（山西煤矿安全监察局档案馆，山西 太原 030012）

随着经济的日益进步，以纸质形式为主的档案资料无论从其形成、保存和查阅利用等各个方面都有很多局限。首先在以往的档案管理工作中，工作人员过多的依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、字迹工整、清楚；分类、统计准确无误，结果是费时费力。纸质的文件和图纸受温度湿度环境等影响较大，纸质档案的耐久性取决于纸张纤维素的性质，纤维素在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下容易发生氧化和水解反应，易遭到破坏。在档案保存过程中，稍不留意就可能造成不可挽回的损失，并且如图纸等大幅的文档都要折叠存放，多次折叠后会造成字迹模糊，难以辨认，折痕处也容易损坏断裂，大多文档在存放过程中因为年久会有不同程度的损坏，不利于查看利用，很难保存到要求年限。其次，纸质文档的检索和查看利用受地域和空间的限制较多，大多的查阅是在档案管理单位进行，而有很多成立于建国初的大型企事业单位分支机构多，有很多机构还在不同的行政区域，档案管理部门一般设置在总部，很多重要的档案也保存在总部，其他的分支机构要查阅利用就要派专人前往。因为纸质文档原始件只有一份，借出后容易造成丢失和损坏，只能复制原件，期间要耗费时间和精力，特别是对于比较紧急的境况，很不方便。要打破这些局限，就要运用计算机……