张 勇*

安徽大学管理学院

〔安徽省合肥市 230039〕

长期以来,我国各普通高校图书馆在“大而全”、“小而全”馆藏思想的影响下,购书经费有限性与馆藏资源无限性之间的矛盾一直存在。本文拟通过对我国现行图书馆图书采购现状的分析,探讨建立普通高校图书馆图书区域联合招标采购体系模型,进行文献信息资源建设,以及这一采购体系模型建立时需要注意的问题,为我国普通高校图书馆图书联合采购的发展提供参考。

一、当前普通高校图书馆图书招标采购中存在的问题

2003年1月1日,《中华人民共和国政府采购法》开始实行,该法规对我国政府的采购行为进行了规范。2006年10月,教育部高等学校图书情报工作指导委员会颁布的《普通高等学校图书馆文献集中采构工作指南》,使招标采购成为我国各普通高校图书馆图书采购的主要方法。这一办法的实施,对于提高我国各普通高校图书馆购书经费的实效、增加图书采购过程的透明度以及提高图书采购工作效率与服务质量都具有一定的意义。但是,随着网络技术的发展,我国各普通高校图书馆通过招标方法进行图书采购也出现了一些问题,主要是:

(一)本末倒置,过分强调购书折扣而忽略图书采访质量

高校图书馆的宗旨是为了更好地为读者提供文献信息服务,图书采购招标的目的也是为了通过招标降低购书成本,使有限的经费购买到数量更多、质量更好的图书。因此,图书供应商的服务水平与服务质量才是图书采购招标中最需要考虑的重要问题。但是,现在我国很多普通高校图书馆采取的是最低价格中标法。谁的折扣最多、书价最低,谁就能够中标。这种做法的直接后果就是迫使图书供应商千方百计降低书价,提高折扣率去争取中标,而使采购的图书质量得不到保证。

(二)招标委员会的组成人员缺乏合理性

各普通高校图书馆的图书采购由学校统一招标管理后,各普通高校都相应成立了一个图书采购招标委员会。为了体现公正性,招标委员会成员来自学校的不同部门,以避免招标工作被某一个部门把持而产生弊端。但是,由此也产生了明显的问题。这就是,由于评标小组成员中经常是非本行业专家占多数,他们既不了解图书馆的有关业务,又不熟悉图书供应商的实况,因此无法辨别标书中各项承诺的真伪,往往是凭主观印象和个人情感等因素来选择图书供应商,使竞标结果虽然公开却并不公平。在如此程序下选出的图书供应商,往往在服务水平和图书质量方面得不到保证。

(三)招标体制不完善,缺乏合理的图书供应商评价机制

目前,图书采购招标制已成为各普通高校图书馆图书采购的普遍选择。各普通高校都引进了图书采购招标制,也建立了图书供应商评价机制,制定了图书采购招标评分标准。这种做法,从理论上来说还是比较合理的,具有很好的执行性和参考性。但实际上,对各普通高校图书馆的图书采购要求,所有的图书供应商都会全盘给予承诺,于是图书报价便成了最后唯一的评比条件,这就违背了采用评分方法的本意,往往是谁的图书报价最低谁就能胜出。这种做法,不利于各普通高校图书馆选择能够提供优质服务的图书供应商。

二、普通高校图书馆图书区域联合招标采购体系模型的建立与注意的问题

(一)普通高校图书馆图书区域联合招标采购体系模型

普通高校图书馆图书区域联合招标采购体系模型主要由三个组成部分构成,即由区域内普通高校图书馆图书采购联合体、区域内普通高校图书馆图书联合采购中心与图书供应商组合。在这个模型中,区域内普通高校图书馆图书采购联合体是核心。它对区域内普通高校图书馆图书联合采购中心具有领导与监督作用,向其委派工作人员,下达图书采购命令。区域内普通高校图书馆图书联合采购中心又是一个相对独立的机构。它不属于某一个具体的普通高校图书馆领导。它有自己的管理团队,定期收集区域内普通高校图书馆图书采购联合体内各普通高校图书馆的采购需求,编制采购订单,向图书供应商下达订单。图书供应商按照区域内普通高校图书馆图书联合采购中心下达的订单,组织人力物力对图书进行采访编目、集中加工,将各普通高校图书馆需要的图书,按照订单的要求及时送到联合体各成员馆,联合体各成员馆按照图书供应商的服务质量对各个图书供应商的服务进行评价。区域内普通高校图书馆图书联合采购中心根据各普通高校图书馆的评价遴选图书供应商。

(二)区域内普通高校图书馆图书采购联合体

区域内普通高校图书馆图书采购联合体由区域内各普通高等学校图书馆自愿共同组成。其宗旨在于联合采购图书、降低购书成本、共享文献信息资源、利益互惠,在区域内更好地开展文献信息资源共享、调整文献信息资源配置、优化文献信息服务工作。区域内普通高校图书馆图书采购联合体的建立,可以由区域内有较大影响力,或者图书采购量比较大的普通高校图书馆牵头,联合一些与之有业务联系的普通高校图书馆组成,然后再慢慢扩大。例如,在安徽省合肥市普通高校中,安徽大学是比较有影响力的普通高校,可以由该校图书馆牵头,联合与其有业务联系的绿海职业技术学院、新华学院、合肥财经学院、安徽交通学院等普通高校图书馆先成立联合体,然后再逐步扩大,形成真正的驻合肥市普通高校图书馆图书采购联合体。

(三)建立区域内普通高校图书馆图书联合采购中心

区域内普通高校图书馆图书联合采购中心就是由本区域内具有较大影响力或者图书采购量比较大的普通高校图书馆牵头,凭借自身在图书采购领域的专业优势和资源优势将区域内的普通高校图书馆联合起来建立的。它的工作人员主要来源于图书采购联合体内各高校图书馆具有一定工作经验的图书采访人员。图书联合采购中心定期向联合体成员馆收集图书采购信息,整理汇总之后,统一向合格的图书供应商下达采购订单。图书供应商在收到采购订单之后,按联合采购中心的具体要求将采购的图书按质按量地送至联合体各成员馆。各成员馆根据图书供应商的服务定期向图书联合采购中心反馈图书供应商的服务质量,联合采购中心收集反馈意见,形成意见库,向图书供应商反馈并用于图书供应商的遴选。

(四)普通高校图书馆图书区域联合招标采购体系模型的管理

对于图书联合采购体系的管理来说,它与我们以往的联合采购有所不同:第一,在行政规划上,区域内普通高校图书馆图书联合采购中心是一个相对独立的机构,不隶属于任何一个普通高校图书馆,它有自己的一套管理模式和领导班子。第二,在人员组成方面,它的主要工作人员来源于各普通高校图书馆的采访部门,是各普通高校图书馆中具有一定管理与采购经验的采访人员。联合体内每个高校图书馆都可以推荐自己优秀的采访人员进入这个中心工作,而该中心每个工作人员的编制仍保留在原来的高校图书馆。第三,在经费来源上,区域内普通高校图书馆图书联合采购中心的经费来源主要依赖各个成员馆,按照图书采购量的大小缴纳佣金。第四,区域内普通高校图书馆图书联合采购中心的最高权力属于成员馆联合体大会,各成员馆对该中心具有建议和监督的权利,并按照各馆业务量的大小加权重原则行使各自的表决权。

(五)普通高校图书馆图书联合招标采购需要注意的问题

目前,普通高校图书馆图书联合招标采购还处于初级阶段,因此在具体运行中需要注意一些相关问题:第一,管理问题。区域内普通高校图书馆图书联合采购中心虽然是一个相对独立的组织,不对任何单一的高校图书馆负责,但是它的每一个工作人员都隶属于具体的高校图书馆,而属于某一个具体高校图书馆的工作人员,必然要考虑本馆的利益,所以在对这一中心进行管理时,应让它保持相对的独立性,避免多头管理、多头领导。第二,人员来源。区域内普通高校图书馆图书联合采购中心工作人员都来源于各普通高校图书馆,对于符合什么标准的人员才可以来中心工作、每个高校图书馆来几个人、各个高校图书馆人员的比例如何确定等,都需要共同协调。第三,对于图书供应商评价机制的合理建立,也需认真考虑。

三、普通高校图书馆图书区域联合招标采购的重要意义

(一)可以使普通高校图书馆占据图书市场的主动地位,降低购书成本

根据国家产业结构规划,国家将在今后几年内对出版发行机构进行整合,形成若干经济实力雄厚、具有重要社会影响的大出版发行集团。这必然会对高校图书馆的图书采购形成压力。普通高校图书馆可以通过采购联合体整合自身优势,形成巨大的图书采购量。这样的图书馆图书采购联合体,对于任何一个图书供应商来说,都是一个具有极大吸引力的战略合作伙伴。区域内普通高校图书馆图书联合采购中心可以从与图书供应商共赢的角度来提高图书折扣率。现在的采购中,72折对于高校图书馆来说是个很低的折扣,但是很多高校图书馆因为服务质量要求高,更多的是 78折或 83折,因为主动权不在我们手里。当我们形成大的采购联合体之后,不仅可以促进联合体高校图书馆之间的沟通和交流,同时可以将每个书商的表现作为各高校图书馆的共享信息,没有跟我们合作过的书商方面的情况,也可以利用网络进行搜索,并配合实地考察。这样,在实际合作和广泛调查的基础上,资质高、能力强、服务好的书商在招标中就会脱颖而出、一举中标,成为高校图书馆最理想的合作伙伴,使高校图书馆享受低价图书和高质量服务成为可能。

(二)可以培养专业化图书采访团队,抑制腐败、减少对图书招标采购的非正常干预

由于现在普通高校图书馆大多实行图书采购招标制度,而图书采购人员队伍庞大、素质参差不齐,在图书采购招标过程中,少数采购人员容易滋生权钱交易等腐败行为,从而直接或间接引发图书采购风险,导致图书采购产生不必要的损失。而区域内普通高校图书馆图书联合采购中心工作人员都是来自于不同高校图书馆的业务精英、综合素质较高。现在,图书招标采购已由原来某一个高校图书馆或者高校的事情,上升为区域内普通高校图书馆图书采购联合体的事情,得到更多人的参与和监督,各普通高校图书馆联合起来,共同探讨并进行图书采购招标,使图书价格问题即采购图书的优惠折扣率问题比较容易得到解决,采购图书的质量与服务等也可以得到保障。行政部门只要在大的方向上加以调控,具体的问题如招标标准、招标细则、招标过程、对图书供应商资质及实力的评估等都可以由高校图书馆来进行。这样,高校图书馆在招标中的作用就会增强,对高校图书馆图书联合招标采购的非正常干预就会减弱。

(三)三方共赢,各个成员馆内部支持力度大

区域内普通高校图书馆实行图书联合招标采购,图书联合采购中心承担了各个成员馆的图书采访任务,对于各普通高校图书馆来说:一是降低了购书成本,提高了购书经费的使用效率。二是减少了各高校图书馆采访人员的负担。高校图书馆图书采访工作是一个比较烦琐复杂的工作,过去在高校图书馆工作人员中,采访人员占了很大的比重。现在,实行联合采访,可以大大减少采访人员的数量,使更多的高校图书馆工作人员把精力用于为读者服务和科研上去。三是,以往高校图书馆的图书采访工作容易滋生不良风气,实行图书联合招标采购,使之受到更大、更多的监督,容易净化工作环境。

(三)有利于图书供商和广大读者

实行图书联合招标采购,对于图书供应商来说,是一个很好的发展机会。原来,图书供应商是一对多的关系,关系比较复杂,公关费用比较高,同时由于各个高校图书馆对采访外包的服务质量要求不同,加之各普通高校图书馆的地理位置分散,使物流成本较高。现在,图书供应商面对的只是图书联合采购中心,使图书供应商的工作关系相对简单了。同时,因为大批量进行图书采购,图书供应商可以大大降低各种成本。对于广大读者来说:一是可以借阅到数量更多、质量更好的图书;二是高校图书馆把主要精力用于为读者服务方面,提高了服务质量,使广大读者可以享受到更满意的服务。

四、结 束 语

较之目前各普通高校图书馆的独自图书采购方式,普通高校图书馆图书区域联合招标采购具有更大的优势。这种图书联合招标采购方式不仅能够满足各普通高校图书馆的图书采购要求,而且能使各方都能获得一定的利益,是一种多方共赢的图书采购方式。正因为如此,这种图书采购方式将会有巨大的生命力和光辉的发展前途,它的不足之处会在实践中不断得到完善。总之,图书联合招标采购将是大势所趋,它将会有力地促进高校图书馆事业的不断发展,更好地为广大读者服务。

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