张兰

随着信息化技术的不断发展与深入，我国已经进入了信息化时代，网络和电脑技术深入到我们经济发展的方方面面，石化企业作为我国经济发展的重要支柱产业，提高信息化水平更是迫在眉睫。办公室文书档案管理对于石化企业的发展有重要作用，但是传统的文书档案管理工作已经不能很好的适应形势的发展需要，因此研究石化企业办公室文书档案管理改革和创新有着重要的现实意义。

石化企业办公室文书档案管理存在的问题

石化企业的文书档案主要包括企业各部门的文件、信息、以及对各级子公司、分公司业务部门传达的信息；企业员工的重要档案信息，因此文书档案管理的重点是收集、保存资料，故它们不仅记载着企业发展的重要历程，而且能够最客观的反映了企业发展中处理问题、决策问题、企业建设的各个方面的过程和取得的成果，因此对于石化企业的长期发展有重要的借鉴意义。但是传统的文书档案管理工作内容繁琐、费时费力，主要存在以下以下几个问题：

第一，文书档案的资料管理效率和质量都比较低。石化企业是我国的重点企业，且均是集团企业，下属大量的子公司和分公司，随着石化企业子公司、分公司规模的不断扩大，办公室的文书档案出现了沉重的库房压力。且石化企业的发展历史较长，文书档案存在着一定的自然老化现象，直接影响了文书档案的全面性。同时，文书档案的管理多是采用立卷整理的方式，即根据文书档案记载的内容逐级分类、编号、确定保管期限等信息，程序较为繁琐，管理人员工作量极大，因此文书档案的管理效率和质量都比较低。

第二，企业内部各单位文书档案管理的方式不相同。石化企业内部的各级子公司、分公司职能部门设置存在不相同的现象，因此各单位在文书档案管理上选择的方式也不相同，同时，由于子公司、分公司级别不同，其管理人员的水平也存在一定的差距，因此文书档案管理的结果大不相同，增加了文书档案管理的查询难度和使用难度，对于企业的整体发展不能提供有效的借鉴作用。

第三，对于文书档案管理的信息化缺乏整体规划。目前，不少石化企业已经开始了信息化进程，文书档案的管理也在一定程度上开始与计算机技术相结合，但是由于缺乏对文书档案管理的整体规划，使得文书档案管理的信息化只是停留在将各种信息直接输入电脑的水平上，没有形成科学的管理系统。

信息社会石化企业办公室文书档案管理的创新

为了有效提高石化企业办公室文书档案管理的效率，必须要改变文书档案管理方式，采取创新的管理模式对文书档案进行科学管理，信息化社会的发展为石化企业的办公室文书档案管理提供了改革和创新的途径，当然，文书档案管理的信息化创新不是简单的将文书档案信息输入电脑，而是一个系统化的管理过程。

第一，开发适应石化企业专用的计算机文书档案管理系统。石油企业的文书档案由于内容繁多，为了尽可能减少信息损失，需要大容量的文书档案存储空间。计算机技术提供的磁盘存储系统或者光盘存储系统能够有效的解决该问题，可以有效的减轻文书档案管理人员的工作量，从而有效的提高文书档案管理的工作效率。同时，由于石化企业作为集团企业，子公司、分公司层级较多，因此必须在网络存储系统的基础之上形成完善的文书档案管理系统，在集团总部——子公司——分公司之间建立统一的管理系统，将文书档案管理有效的区分为三方面的内容：第一，文书处理，在各级子公司、分公司收（发）文件登记时需要将各种信息数据全部存储至管理系统中；第二，组卷归档，由于文书档案的保管期限不同，文书档案管理系统可以根据企业内部的文书档案的保管期限设置不同的分类代码，按照分类代码将文书档案进行归档；第三，档案管理，管理系统内的档案信息必须能够提供查询、借阅、检索、汇编等功能，从而使各级子公司、分公司之间能够实现信息快速有效传递和共享。

第二，强化文书档案的管理人员的信息化意识和信息化工作技能。计算机文书档案管理系统的开发要求管理人员不仅要熟悉电子文件和电子档案的使用，而且还必须掌握计算机系统和网络安全的防护知识。因此文书档案的管理人员必须要提高自身的信息化意识，从思想高度对文书档案管理的信息化创新给予重视。

第三，文书档案的管理工作有一定的延续性，石化企业不可能直接将现有的管理人员全部更新为信息化工作技能较高的员工，且不同企业内部的信息化管理方式存在很大的不同性，因此企业必须有计划的、有针对性的对企业专用的计算机文书档案管理系统进行技能培训，从计算机技术、网络技术、通信技术、系统应用等各个方面进行详细讲解，使文书档案的管理人员对于企业专用的计算机文书档案管理系统了如指掌。并且由于当今社会信息化的发展水平极快，文书档案的管理人员必须通过自身学习，不断关注现代科学技术在文书档案管理工作中的应用情况，时刻创新工作思路和工作方式。当然，石化企业可以通过建立激励机制的方式，将文书档案管理的信息化水平作为业绩考核的一个重要内容，督促工作人员不断进步。

第四，创新文书档案管理工作的管理制度，保证文书档案管理工作的客观性和保密性水平。虽然文书档案管理在信息社会中的改革和创新能够有效的提高工作效率，但是由于电子文件的形式不固定，且内容易于变化，这直接降低了文书档案管理的客观性和保密性水平，因此必须创新文书档案管理工作的管理制度。第一，需要明确责任范围，传统的文书档案管理工作的责任主要是根据文件、档案中的盖章或者签字来确认。在计算机文书档案管理系统中，不能为每一份电子文件档案都设有盖章或者签字，因此，石化企业必须制定相应的工作内容分工，不仅文书档案管理人员内部需要明确责任范围，对于企业内部的各部门员工都必须有明确的职责权限。第二，办公室文书档案管理的系统要做到内、外网分离。由于文书档案内容的特殊性，其管理工作有一定的保密性，但是由于网络病毒等各种不安全因素的存在，计算机系统中的文书档案很难做到绝对保密，因此，为了尽可能保证其保密性，办公室的文书档案管理要做到内、外网分离。通过IP地址、防火墙认证等措施保护文书档案管理的安全。

总而言之，在信息社会中，石化企业文书档案管理工作改革和创新的方向即在于实现其信息化，这样不仅可以减低企业人力、物力和财力的花费，更可以有效的提高工作效率，使文书档案能够真正做到体现企业历史、服务企业管理、促进企业发展的作用。当然，由于各级分公司、子公司之间的信息化水平有一定的差距，石化企业作为集团发展企业，必须从企业整体规划的角度出发，从集团的长远发展制定文书档案管理的信息化发展工作，使企业经营管理的信息化、办公的自动化、文书档案管理的信息化能够相互辅助，实现集团内部、各子公司、分公司内部信息资源共享，最大限度地支持石化企业的经营发展。（作者供职于新疆独山子石化公司）