林 艳

档案工作千头万绪、错综复杂,但做好档案管理工作,科学立卷、不断提高案卷质量等基础性工作,是实现档案工作标准化的重要基础,也是逐步实现档案工作现代化的重要条件。

1 档案工作标准化的基本含义

1.1 档案的定义

档案是指国家机构、社会组织和个人在各项活动中直接形成的具有保存利用价值的各种载体形成的历史记录。

1.2 档案工作标准化

档案工作标准化是国家标准化的有机组织部分,是指档案事业主管机关,标准化主管机关及有关部门,共同对档案工作各个方面制定的科学统一的规范性标准,并予执行、修订的全过程活动。

2 档案工作标准化的意义

档案工作标准化是实现档案工作现代化的前提,是实现科学管理的重要组成部分。现代技术和生产的发展,导致各类文献猛增,并达到庞大的数量,充分开发、利用档案资源是人们的需求。为了保证档案最大化地利用,标准化工作就变得迫在眉睫了。若没有档案工作的标准化,就不能进行有效的档案利用和交流。档案工作标准化,为实现计算机管理创造了条件,有助于提高档案管理的水平。

档案工作标准化,主要包括档案的收集、整理、利用、鉴定、保管、统计、检索等环节。

2.1 档案收集工作标准化

档案的收集工作是档案管理工作的第一个环节。根据我国档案法规定,档案管理部门按照归档制度对单位内各部门应归档的文件材料进行接收,并且根据生产经营活动的需要,把分散的材料,集中管理。……