史天社

（陕西省地方志办公室 陕西 西安 710006）

略谈地方志书编纂的项目化管理

史天社

（陕西省地方志办公室 陕西 西安 710006）

项目是具有目标、期限、预算、资源约束与资源消耗以及专门组织的一次性独立任务。项目的范围、组织、时间、成本、质量、环境是基本要素。这六个基本要素也是实现项目目标要考虑和把握的基本内容。地方志书编纂项目的目标由成果性目标和约束性目标组成。成果性目标体现为编纂出版一本志书，而约束性目标则体现为时间、质量、成本等可以量化的约束性条件。实现地方志书编纂的项目化管理，达到计划目标，项目化管理的理念、组织、体系、流程和方法发挥着巨大的功效。

一、项目化管理的理念

项目化管理就是集中时间，集中力量，科学配置资源，协调工作，保证完成一项事情。管理项目化，是指将管理范围内的每一项事务分解成若干个项目，按照项目管理的模式建立管理体系、配置项目资源、落实项目目标责任、建立项目考评机制，用项目管理的基本思路和基本方法来管理事物。项目管理在管理思维模式和运作方式上，力争最大限度地利用组织的内外资源，改善工作流程，提高工作质量和效率。项目化管理的根本目的，是如何在确保时间、技术、经费和性能指标的条件下，以尽可能高的效率完成目标任务，让所有相关者满意。

目前，项目化管理已经成为一种新的管理理念。其核心是科学合理调配资源，集合、发挥全员智慧及力量的理念；规范性与创新性结合的理念。体现了管理科学化的要求，排斥人治的主观随意性，推行规则意识，增强团队的战斗力，通过更多地“激发与引导”，进而大大提升管理的执行力。规则包括程序和制度，用以保障组织机体的自行协调运作能力。项目化管理的对象是资源要素和管理的组织以及各项具体工作任务，目标是达到组织成员素质的提升的实现方式，途径是规范化，方法是信息化。

地方志书编纂应当推行项目化，实行科学系统的管理。编修地方志是党委领导、政府主持、社会各个方面参与、专家修志、众手成书的系统化的浩大文化工程，是一项社会化的政府行为，需要协调、调动全系统乃至其他部门、系统以至社会性的人力和资源。传统志书编纂，将其置于职能部门中进行管理，结果往往受到部门条件和松散化管理的限制，达不到预期的计划和目标。通过科学的方法将地方志书编纂的要素、资源转化为项目，实行项目管理模式具有可行性和必要性。通过项目化管理可以达到实现观念的转变，促进方志文化的提升，锻炼队伍，提高管理水平，整合资源，提高效能等作用。

二、编纂项目组织管理

志书编纂项目组织管理主要体现为项目的组织形式、人员配备、工作职责、管理流程以及组织文化。包括项目组织类型、项目团队、项目负责人、项目人力资源、项目文化等相关内容。

组织是一切管理活动取得成功的基本要素。一部志书的编纂组织具有临时性，更强调负责人的作用，更强调团队的协作精神，更注重借助外部资源。所以，志书编纂委员会、办公室、编辑部等组织具有柔性、跨职能部门、长于协作协调等特点。编委会领导、主编、总纂、专家、编辑队伍是最大的人力资本。管理团队是组织所拥有的“特种作战部队”。由此形成团结、和谐、高效的团队，促进各种资源的聚合，促进多领域专家能力的合成，促进知识与信息共享，激发成员的创造力和凝聚力，是成功的关键。

组织管理的主要任务，首先，重视编制明确组织和项目负责人的作用和地位。界定他们责任和权力，以最大限度发挥组织的作用。其次，挑选和培养人才。注重在实践中发现和培养复合型高素质高级人才。主编、总纂应该是总揽全局的人才，具有把握总体目标的能力、获得项目资源的能力、组织和建设项目团队的能力、应对危机和解决冲突的能力、谈判和广泛的沟通能力、领导和管理能力等六种综合能力。第三，规范管理制度。以文件、制度形式确定各级组织和人员的责任、权力及从属关系。形成激励机制和考核机制，培养团队的管理文化。第四，设计工作流程。根据项目的目标，按照编纂项目的计划、组织、指挥和控制活动任务，制订编纂工作规划方案，分析、确定项目管理所需的工作，分解安排落实到各级组织及责任人员。建立适当的工作程序，衔接正常的工作秩序，保证重点，形成可以突击工作的能力。第五，建设编纂项目管理文化。编纂管理中的沟通方式、规则、规范、标准以及管理特有的领导风格、方法、素质、水平、价值观、思想体系等构成管理文化的内涵，是指导编纂项目进程的准绳。在科学技术迅猛发展、信息经济和知识经济逐渐成为主流的当今社会，项目管理文化对项目的成败起到关键作用。项目失败很少是由于技术缺乏，而往往是由于项目管理文化的缺乏造成的。卓越的项目管理文化体现在洞察力、价值观、信念、动机等方面，与项目的各个方面密切相关。其中，增强责任感、使命感是项目管理文化的主要作用。建立卓越的项目管理文化体系，应该鼓励创新与宽容失败，建设学习型团队，增强适应性，强化使命与目标构建共同愿景，既重视把握宏观历史领域又重视微观编纂学方法，分析与综合并举重视综合，崇尚共赢，使利益相关者满意。

三、编纂项目业务流程管理

编纂项目业务流程管理是项目实施的主线。项目实施就是将修志活动和编纂任务项目化，从开始到终结分解、落实、完成任务的过程。这是修志的中心和主体。美国项目管理学会将项目管理划分为需求确定、项目选择、项目设计、项目执行、项目控制、项目评价、项目收尾七个过程。项目实施就是完成这七个过程的工作。按照划块分类管理的办法，笔者认为志书编纂项目化的标准有五个，即规范管理项目化、质量管理项目化、资料管理项目化、进度管理项目化、经费管理项目化、流程管理项目化。业务流程管理是实现其他四个管理的平台和纽带，具有尤其突出的作用。

志书编纂的整体及每个阶段都可以分为启动过程、计划过程、执行过程、控制过程、结束过程等五个模块化阶段。依据标准，以进度、资源和经费为核心，志书编纂项目可以根据实际设计相应的流程。其流程中的每个环节也可细化设计成相应流程，即使流程每个环节中的具体事项也可以细化成项目进行管理。例如规划启动环节中的启动大会、制订篇目大纲等等都可以项目化管理。值得强调的是，流程可以压缩，但不能简略。如同赛车，可以跑快，却不可走捷径。

一般来说，一部志书的编纂流程可以通过“六步法”转化为项目：

第一步，规划启动。制定规划和编纂工作实施方案；制订志书篇目大纲；成立编委会和编辑部，确定编纂人员；制订制度，明确职责，分解任务；拟订凡例，制订行文规范；落实经费，提供条件；召开编委会会议暨启动大会，进行动员培训，签订目标责任书。

第二步，收集整理资料。依据大纲分解任务，组织全单位、全系统有关组织和个人提供资料。形成资料管理制度和办法。数字化加工、分类整理保存资料。编辑资料，形成资料长编。

第三步，总纂初稿。在资料长编的基础上，编辑人员包干分章节目撰写草稿。总纂对编辑人员的初稿进行总纂，统一体例、文风，合并删除重复内容，增补缺项，纠正错误，形成草稿。经过编辑部组织数次修改后形成初稿。

第四步，审稿修改。志书是反复修改出来的，十易其稿都不为过。志书一般要经过初审、二审、终审、出版社审稿、出版前审验等五个审稿环节。《陕西省志·大事记》（1949～2009）编纂中还增加了省委党史研究室审读、省保密局审核环节。每次审稿会议都会有数百、上千条修改意见。修改是编纂工作的主要任务。

第五步，出版印刷。依照出版规范，协助出版社做好出版工作。确定版式装帧，预算经费，招标落实印刷企业，验收志书。

第六步，编纂终结。以完成所有的工作分解任务和事项为前提条件，进行总结检查验收。收集所有文件，整理归档所有资料。举办志书首发仪式，分析成败经验，开发、拓展志书成果。保留人力资源，兑现编纂费用，表彰奖励有功人员。

例如，《陕西省志·大事记》（1949～2009）的编纂，按项目化管理，制订相应的工作规范和制度，包括分类收集、管理、编辑资料办法；责任编辑编年包干办法；项目管理办法和数字化、信息化修志办法，根据《大事记》是省志综合性卷首的特性，采用了较明晰的编纂流程，大体分为11个主环节、1个方案制订环节、1个资料筛选环节和8个修改环节。具体流程示意如下：

在以上的编纂流程中，包含有三条主线：一是编年包干主线，即在从前到后的每一个环节中，责任编辑都要在编写组及主编、总纂的指导下，对自己所分包的年份全程参加编辑修改工作，并对质量负责；二是资料主线，即资料收集、补充、订正、增删等贯穿于编纂过程的始终，其中包括资料分类、大事分类检查的环节程序；三是反馈主线，即流程的环节之间具有反馈功能——相邻环节之间有反馈功能，所有环节之间都具有反馈借鉴功能，以及时鉴别、核对、补充资料和史实。以上机制实际就是一个有机的双向互动修志机制，较好地承载了志书编纂项目化的规范管理、质量管理、资料管理、进度管理、经费管理。

四、编纂项目支持体系建设

项目管理有知识体系、工作职能体系、工具方法体系等三大基础体系。应该通过建设相应的支持体系，达到保障志书编纂正常进行和保证志书的属性及其社会功能的需要。主要是确立志书的编纂理念、明确编委会组织的职能和编纂人员的职责、采用适合高效的工具方法，以促进项目的落实。

首先，建立一套项目化管理的运作体系，由编纂委员会统筹管理。实行编委会主任负责制。编委会的主要任务，确立项目理念，组织培训教育，对内是收集和提出项目建议，审核和控制项目计划和预算，管理相关文件和信息；对外是创造环境，协调关系，整合力量，调配资源。编委会制定项目信息管理和项目会议制度，通过编委会办公室设立专门的信息员，协助主编召集定期、不定期的会议。编委会以发布会议纪要和简报的形式，规范、调度编纂工作，通报指令信息。主编是项目的“经理人”，对编委会负责，对编纂项目承担责任。主编、总纂及编纂人员实行聘任制，发给聘书，明确责任、权力和义务。

其次，建立独立的项目管理文件体系，规定项目管理工作的流程和具体方法。将条例、办法、规范、制度、规定等细化成操作性较强的文件，建立工作规则，界定编纂工作的流程，制定工作的方法措施，指导、规范、约束修志工作。

第三，建立项目跟踪管理、项目评估考核、责任考核三项机制，实行工作任务责任目标管理办法，分解量化管理，重点控制经费、质量和进度。采取表单的形式，对立项、项目关键点检查、项目执行状况、工作进度、任务完成情况、项目管理等方面进行统一控制。实行考勤和成果登记制度，定期考核，成果与报酬、奖惩挂钩。

第四，建立项目风险管理机制，处理重大突发事件，决定项目内容和事项的变更。

五、编纂项目管理方法

良好的编纂项目管理表现为良好的项目效果，良好的项目效果来源于科学规范的项目管理方法；科学规范的项目管理方法贯穿于整个项目生命周期当中，良好的项目效果是项目过程质量和结果质量的完美统一。项目管理全过程的具体方法是项目管理理念、组织、体系、流程和实践的综合体现。项目管理的全过程通过项目立项、计划、资源配置、执行与监控、收尾与评价等一系列管理活动的具体方法得以体现，为最终实现既定的组织战略目标奠定坚实的基础。

项目管理是一门系统性应用学科，吸收了工程技术学、管理学、系统工程学、心理学、经济学、法学、社会学等各个学科中旨在解决实际问题的理论知识和实践方法。项目管理已形成共性的管理理念、体系、流程和方法，志书编纂项目管理可以学习借鉴。地方志书编纂应当继承和发扬第一轮修志以来形成的经验和做法，在此基础上去不断追求科学高效系统的管理方法。需要重视的基本方法主要有以下几个方面：

首先，确立正确的思想方法。就是要有正确的指导思想，坚持辩证唯物主义的历史观和方法论。思想是行动的先导，是攻坚克难的智慧法宝。地方志的本质是研究记述自然、社会及其发展规律的社会文化知识体系，编纂地方志必须具有相应的认知能力和水平。所以，思想方法极其重要。

其次，掌握有效学习方法。必须努力提高团队的本领，使团队自身能力的增长速度赶上变化的速度。提高学习能力是创造工具的工具。因此，学习的方法就成为管理者管理的原动力性武器。

第三，采用信息化、网络化修志方法。一部志书结构复杂、信息量大、参与编纂单位及人员多、时间周期长，必须用信息技术和网络化办法来组织资料、编写志稿、审核志稿、管理资源、控制流程、保证质量。利用计算机技术数字化收集信息、加工资料、撰写稿件、审改稿件、组织修志，实现资料共享、资源共享、成果共享，可以改善志书项目的管理方式，极大地提高修志的质量和效能。为此，我们开发了网上修志系统，相信其积极的价值和意义。

第四，开拓规范化修志的途径。途径就是道路，也如同一种规范、一种流程、一种模具、一种工艺，也算得上一种方法。项目化就是最好的规范化。首先，要规范其社会价值。地方志坚持为国修志，传承文明的宗旨，要走法制化、规范化的修志之路。志书是社会文化产品，必须受社会道德、价值观、制度等的支撑。其次，要规范志书的编纂业务及其修志工作。地方志书是独特的文化现象，是光荣的历史文化传统，其自身具有内在的规定性。志书就是志书，要在创新中不断增强生命力，发挥自身活力。目前已经有了有了许多的规范和制度，应当珍惜和用好这些制度。第三，要用综合性的办法来管理编纂项目。修志走的是一条社会化路子，战场极宽，战线极长，投入人力极大，进行规范化组织和管理，是一个重要的任务。必须用法制的办法、行政的办法、经济的办法，将相关的各种资源纳入项目化管理，以期提高志书编纂的社会化效能。