吴 卫

在建设项目的实施过程中,合同管理是建设工程项目管理的重要内容,它包含对合同的筹划、签订、履行、变更和解除等过程。在实际的管理中,我们往往对合同的签订过程非常重视,但在项目的实施过程中,却放松了对合同的控制,造成不必要的损失。我们现在主要对工程实施过程中的合同分析、合同交底及合同实施控制进行分析。

1 对合同进行分析

1.1 建设工程合同分析的作用

1)分析合同中的漏洞,解释有争议的内容。在合同起草和谈判过程中,双方都会力争完善,但仍然难免会有疏漏,通过合同分析,找出漏洞,可以作为履行合同的依据。对于合同中条款的理解,通过分析,可以达成一致,从而解决争议。在遇到索赔事件后,合同分析也可以为索赔提供理由和根据。2)分析合同风险,制定风险对策。不同的工程合同,其风险的来源和风险量的大小也不同,要根据合同进行分析,并采取相应的对策。3)合同任务分解、落实。将合同中与各部分任务相对应的具体要求明确,然后落实到具体的工程小组或部门、人员身上,以便于实施与检查。

1.2 建设工程合同分析的内容

1)合同的法律基础。通过分析,承包人了解适用于合同法律的基本情况(范围、特点等),用以指导整个合同实施和索赔工作。2)承包人的主要任务。包括承包人的总任务、工作范围及工程变更的规定等内容。承包人的总任务即合同的标准,它包括承包人在设计、采购、制作、试验、运输、土建施工、安装、验收、试生产、缺陷责任期维修等方面的主要责任。工作范围通常由合同的工程量清单、图纸、工程说明、技术规范所定义。工程范围的界限应该很清楚,否则会影响工程变更和索赔,特别是固定总价合同。在工程的实施过程中,变更的程序非常重要,通常要做变更流程图,并交付相关的职能人员。工程变更的补偿范围,通常以合同金额一定的百分比表示,通常这个百分比越大,承包商的风险越大。例如,某工程合同协议条款中,规定该工程变更的费用总额当超过10万元以上时,甲方对超过的部分应给予补偿。显然,乙方若遇到变更较多的工程,至少要先损失10万元,反之,当该工程变更较少时,乙方将会有较高的盈利。又如某合同规定,乙方采购运进场地的工程材料,必须经甲方工地代表认可后方能用于工程。在这里“认可”没有明确的标准,甲方代表可能会以此条款要求提高材料的档次,使乙方支付较高的材料费。3)合同价格。对合同价格的分析是非常重要的。主要应该分析合同的计价方法,单价合同还是总价合同,合同价格的是否可调及调整方式。应特别注意在投标过程中可能对某些工程量小和非关键的工作的报价非常低,一旦上述工作工程量增加很多或变成关键工作,则对整个成本的影响很大,甚至会影响整个项目的成败。要重点对该情况进行分析,了解合同规定,提高项目的管理水平,规避风险,以达到控制成本,增加效益的目的。4)施工工期。在实际工作中,工期拖延极为常见和频繁,而且对合同实施和索赔的影响很大,所以要特别重视。5)违约责任。如果一方未按合同规定执行,造成对方损失,应受到相应的合同处罚。通常的分析内容包括:a.承包人不能按合同规定工期完成工程的违约金或承担业主损失的条款。承包人不履行或不能正确履行的合同责任或出现严重违约时的处理规定。某合同招标文件规定工期违约最高罚款金额为15万元,但在签订合同时却变成了每日15万元,如施工单位没有发现或忽略这一点,极有可能造成巨大损失。b.由于业主不履行或不能正确履行的合同责任或出现严重违约时的处理规定,特别是对业主不及时支付工程款的处理规定。例如合同中规定每月28日支付上个月的工程进度款,但甲方因种种原因,连续数月拖欠工程款。乙方为了工程的进度不受影响,垫入了大笔资金。但由于合同中没有具体写入拖欠工程进度款的处罚规定,导致乙方向甲方对垫支资金利息的索赔失败,蒙受了较大的经济损失。类似情况在当前合同中并不少见,有的合同中只规定了甲方提供施工场地的时间,但没有规定出具体范围和违约(没有按时提供)的处罚条款,从而使施工单位蒙受损失。因此处于弱势地位的施工单位,应注重合同细节,防止损失。6)索赔程序和争执的解决。它决定着索赔的方法,主要分析内容为:a.索赔的程序。b.争议的解决方式和程序。c.仲裁条款。包括仲裁所依据的法律、仲裁地点、方式和程序、仲裁结果的约束力等。

2 对施工合同进行交底

合同和合同分析资料是工程实施管理的依据。合同分析后,应向各层次管理者作合同交底,即有合同管理人员在对合同的主要内容进行分析、解释和说明的基础上,通过组织项目管理人员和各个工程小组学习合同条文和合同分析结果,使大家熟悉合同中的主要内容、规定、管理程序,了解合同双方的合同责任和工作范围,各种行为的法律后果等,使大家都树立全局观念,使各项工作协调一致,避免执行中的违约行为。

在传统的施工项目管理系统中,人们十分重视图纸交底工作,却不重视合同分析和合同交底工作,导致各个项目组和各个工程小组对项目的合同体系、合同基本内容不慎了解,影响了合同的履行。项目经理或合同管理人员应将各种任务或事件的责任分解,落实到具体的工作小组、人员或分包单位,只有这样才能保证合同的顺利实施,减少违约风险。

3 合同实施的控制

3.1 施工合同的跟踪

1)工程施工的质量,包括材料、构件、制品和设备等的质量以及施工或安装质量是否符合合同要求,特别是各种材料的价格是否有大幅的增加,对整个成本的影响程度。2)工程进度是否在预定期限内施工,工期有无延长,延长的原因是什么等。3)工程数量是否按合同要求完成全部施工任务,有无合同规定以外的施工任务。

3.2 合同实施的偏差分析

1)产生偏差的原因分析。通过对合同执行情况与实施计划的对比分析,不仅可以发现合同实施的偏差,而且可以探索引起差异的原因。原因分析可以采用鱼刺图、因果关系分析图、成本量差、价差、效率差分析等方法定型或定量地进行。2)合同实施偏差产生的责任分析。分析产生合同偏差的原因是由谁引起的,应该由谁承担责任。责任分析必须以合同为依据,按合同规定落实双方的责任。3)合同实施趋势的分析。主要内容为最终的工程状况,包括总工期的延误、总成本的超支、质量标准、所能达到的生产能力等;承包商将承担什么样的后果,如被罚款、被清算,甚至被起诉,对承包商资信、企业形象、经营战略的影响等;最终工程效益(利润)水平。

3.3 合同实施偏差处理

1)组织措施:如增加人员投入,调整各人员安排,调整工作流程和工作计划等。对经分析风险较大的工程项目,作为事前控制措施,应该派遣得力的项目负责人,配备能力较强的工程技术人员及合同管理人员,组建精明强干的项目管理班子。也可以成立专门的指挥管理组织,配调经验丰富的专家组织攻关。2)技术措施:如变更技术方案,采取新的高效率的施工方案等。如设计变更较多且费用调整受限制的工程,应召集有丰富经验的工程技术人员,全面分析可能变更的各种问题,提出甲方能够接受的,且乙方便于施工、费用少调或不调的合理化建议,从而减少乙方增加施工成本而得不到补偿的变更或提出合理建议后甲方能主动提出修改设计,使问题脱离对乙方有风险的合同条款限制。3)经济措施:如增加投入,采取经济激励措施等。对工程风险较大的某一部分工作,为避免违约承担风险,可相应的采取经济措施减少风险损失。在工程中常见的情况有:在雨季施工前抢施地下及基础性工程;在冬季施工前抢施结构及湿作业工程;在竣工交用前大幅度增加人员,增加工作班次以保证工期。所有采取的这些抢施工程无非是增加了机械设备,增加施工及管理人员,增加工资、奖金或加班费用。但这些支出使乙方保证了施工进度,保持了信誉,避免了风险。从经济观点上说,所采取的经济措施费用比承担风险实际损失要合算得多。4)合同措施:如进行合同变更,签订附加协议,采取索赔手段等。在建筑市场逐渐规范的今天,作为提高效益的手段,需要在各个环节加强合同的管理,才能达到事半功倍的效果。

[1]崔宝霞,黄焦伟.浅谈建设工程施工合同管理[J].包钢科技,2003(S1):46-48.

[2]杨艳宾.浅谈建设工程合同管理[J].山西建筑,2009,35(10):222-223.