广东外语艺术职业学院 曾 妍

浅析高职院校办公室管理工作

广东外语艺术职业学院 曾 妍

高职院校办公室是学校领导的智囊和助手，是协助学校领导办公的关键部门。办公室除了承担公文处理、会务承办、档案管理、接待协调等繁杂琐碎且难以量化的日常事务，还需要协助处理教学、科研、督办、协调上下级关系等事务。社会经济的飞速发展，对高等教育提出了更高的要求。而知识经济的产生和发展也为高等教育提供了新的增长点。建立科学、规范、高效的办公室管理体系，打造一支精干高效、一专多能的办公室管理队伍，对高职院校迎接时代的挑战具有十分重要的现实意义。

高职院校；办公室；管理

高职院校办公室是学校的综合管理机构，处于学校管理系统的核心地位。一方面，办公室要开展好基本服务，如公文办理、综合协调、接待来访等。另一方面，办公室也要做好领导的参谋助手及上情下达等工作。随着当前社会竞争的日趋激烈，教育创新及教育管理体制改革迫在眉睫。破解高职院校办公室管理工作发展的难题是高职院校应对社会激烈竞争的有益之举，意义重大。

一、高职院校办公室管理工作的作用

（一）辅助决策的参谋作用

辅助决策的参谋作用高职院校办公室因其群体素质和在高校管理中的地位，决定了它应起着辅助决策的“智囊团”作用。作为领导的左右手和决策的执行者，办公室不仅要做好事务性工作，还要站在全局的高度认识、处理问题。尤其是在社会不断进步和科技飞速发展的今天，更需要高职院校办公室敏锐地结合高等教育改革与发展的趋势和学校发展规划，紧紧围绕学校的中心工作，深入开展调查研究，广泛收集相关信息，为高校综合改革出点子，为学校的质量、规模、效益、可持续发展出主意，创造性地为决策层献计献策。针对领导决策，要适时地分析决策的科学性、合理性、风险性以及各种可能发生的后果，拟制备选方案，供领导参考，充分发挥参谋助手的作用。

（二）传递信息的耳目作用

传递信息的耳目作用高职院校办公室处于领导机关的中心位置，能够通过各种渠道和方式了解最新的国内外信息及兄弟院校的动态资料。协助学校领导做到 “眼观六路、耳听八方”。此外，随着信息的不断更新，高职院校办公室也在不断更新其数据库，并迅速处理最新获取的信息传递给领导，为领导全面掌握学校建设发展及相关方面的动态提供“耳目”，辅助领导做出正确决策。因而在收集信息时，办公室既要胸怀全局，更要学会换位思考，贴近领导的思路，做到“想领导之所想，谋领导之所虑”[1]，务必帮助领导掌握真实、有效、实用的信息。

（三）沟通联结的枢纽作用

沟通联结是高职院校办公室的一项重要职责。一方面，办公室要承上启下、沟通上下级之间联系，尤其是沟通学校领导与师生员工之间的联系；另一方面，办公室还要维系协调各职能部门之间的关系，将学校领导的各项决策及时传达到位。如上级部门下发的文件、通知精神，由学校领导批阅后，再由办公室传达到各职能部门予以执行。此外，督办也是高职院校办公室的一项重要职能。督办不仅包括监督决策的实施情况，还包括准确、真实地掌握决策执行过程中的反馈情况，及时发现、及时解决，第一时间化解可能出现的矛盾。办公室的沟通联结作用发挥得好，就能使领导机关的工作通畅、协调；反之，如果办公室的枢纽工作不到位，则必然影响学校各项工作的进度和效果。

（四）领导机关的示范作用

高职院校办公室地位和作用，决定了高校秘书队伍在高校管理中承担着重要的职责。政策性强是办公室工作的一项重要特征，要求办公室人员准确理解和把握党的基本路线、各项方针政策。而业务专业性强的特征又要求办公室人员还需要掌握文书、档案、信访、会务等各方面的知识，具备过硬的参谋能力、信息处理能力和办文办事能力。这些都要求办公室必须起到领导机关的示范作用，在对内对外的频繁交往中，综合协调，从全局的角度观察、分析问题，既遵循严格的工作制度和科学的工作程序，又以饱满的工作热情和认真的办事态度，通过宏观思考和统筹谋划为学校建设发展提出建议，为广大师生员工做好服务。

二、高职院校办公室管理工作亟待解决的问题

（一）相对陈旧的管理理念

管理理念是提高管理有效性的基础[2]。改革开放30年来，我国高校内部管理体制不断完善，为建立现代大学制度打下了良好的基础。但随着高职院校教育规模扩展、结构调整优化，原有的高职院校管理理念已不适应新形势的发展。对国外先进的管理理念尚未良好地消化、吸收。为了建设具有中国特色的高等教育强国，促进高校科学发展上水平，我国高职院校的内部机构设置及运行机制还需要进一步改革与完善。

（二）不甚明确的管理职责

虽然我国高职院校的内部管理机制自改革开放以来已相对完善，现代大学制度也呈现良好发展的态势，但新形势下，高等学校的规模增大，院系增多，内外联系频繁，使得学校与系部在各项管理中的权限、职责划分不清晰、不明确。长期忽视对办公室管理者的业务培训，大量学者型管理人员担当行政要职。此外，办公室负责统筹的事务性责任纷繁复杂，而系部的管理职能不能得到有效体现。这些都严重制约了高职院校办公室管理的有效性。

（三）亟待提高的管理者素质

一直以来我国高校普遍存在着“重教学，轻管理”的思想。高校普遍重视教学、科研人员的引进和培养，对高校教学管理工作的重要性认识不足。诸多原因造成目前高职院校管理人员的来源构成十分复杂。在错误的主导思想下，高职院校的人才培养规划也缺乏对管理人员的培养、进修和提高的相关有力措施，管理人员难以得到进修提高的机会和渠道。这些都导致办公室管理队伍整体业务素质长期不能得到提高。

三、创新高职院校办公室管理工作的探索

（一）加强制度创新，促进高职院校办公室管理工作规范化。

要提高高职院校办公室管理效能，就必须创新工作制度。

一是用经科学论证的制度完善落后的不适应时代发展的工作机制，将繁琐的工作流程简化、创新，以“零容忍”的工作理念对待处理公文、承办会务、管理印信、检查督办等日常事务。

二是建立健全与上级部门及校内各职能部门之间的沟通协作机制，高职院校办公室承担着沟通联结的枢纽作用，与外界相关部门公务往来频繁，与校内部门既相对独立又紧密联系，只有在各项沟通协作中创新工作思路，才能推进工作高效运转，取得管理效能最大化的共赢。

（二）创新工作模式，打造高职院校办公室管理工作新格局。

高职院校办公室作为学校的综合管理机构，处于学校管理系统的核心地位。首先要打破相对狭窄的旧的工作框架，构建立体型的管理工作格局。高职院校办公室不仅要完成领导交办的工作，为领导做好参谋协助工作，还需要重视为教学、行政及基层师生等提供优质的辅助性服务。只有做到既围绕党群领导和师生员工工作，又紧密结合学校发展，从学校发展的大局出发，以科学发展观打造立体的服务体系，才能为学校的发展提供全方位的服务。

此外，时效性是信息的第一生命,也是信息的活力所在[3]。作为学校信息收集和发布的前沿阵地，高职院校要逐步形成以办公室为核心，覆盖全校各部门的数字化工作格局。只有借助日新月异的现代化科技手段，高职院校办公室才能更高效地搜集、处理信息，其各项工作才能更加规范、更加标准、更加科学，最终建立科学、规范、高效的运作机制。

（三）提高人员素质，实现高职院校办公室管理工作可持续性发展。

高职院校办公室人员直接或间接参与各项管理活动，其素质高低直接影响办公室的工作效率和质量。要实现高职院校办公室管理工作可持续性发展，就必须建设一支高素质的办公室队伍，就必须培养具备高度政治责任感及良好的综合素质的办公室工作人员。

1.办公室人员的服务和参与意识亟需强化。办公室人员要充分认识和理解服务的必要性，在有效执行决策的前提下，提升分析、解决问题的能力，为学校的发展建言献策，为师生提供优质服务，为领导决策提供参考。

2.办公室人员的综合能力需要全面提升。高职院校办公室工作政策理论性强，对办公室人员的综合素质要求高。办公室人员要在管理工作中取得更高的管理效能，就必须更广泛的获取学习内容，更灵活地运用学习方法，并以严谨的学习态度，将理论知识运用于实践，在理论学习和工作实践中提升业务能力。

总之，高职院校办公室的主要职能包括管理事务、搞好服务，参与决策的执行与督办。要提高高职院校办公室管理效能，就必须深入了解办公室管理工作的内容和特点，明确亟待解决的问题，适时创新优化办公室管理机制，强化服务意识，增强服务功能，使办公室工作更加高效、优质，更好地发挥其辅助参谋、管理枢纽的作用，为高职院校提高人才培养质量、加快和谐校园建设提供有力保障。

[1] 余嘉强.做好新时期高校办公室工作之我见[J].《厦门广播电视大学学报》，2006年6月第1期.

[2] 段敏娜.张辉.关于高校管理有效性的几点思考[J].《当代文化与教育研究》，2008年第1期.

[3] 黄昆.高校校长办公室信息工作浅析[J].《文教资料》，2007年4月号下旬刊.

曾 妍（1982— ），女，广东外语艺术职业学院教师， 文学硕士，助教，主要研究方向：新闻传播、文秘写作。