齐天峰

(云南省环境科学研究院,云南昆明 650034)

对环保电子档案管护的一些思考

齐天峰

(云南省环境科学研究院,云南昆明 650034)

阐述了环保电子文件的特点,分析了影响环保电子档案的不安全因素,并提出了在管理和维护环保电子文件的过程中应注意的一些问题。

环保电子档案;特点;思考

随着办公自动化的进一步发展和深化,环保电子文件的推广和应用和其它行业的电子文件一样正以几何级速度不断增长。环保电子档案不但能与纸质文件一样承担起“环保人记忆”的历史使命,而且还能充分发挥其存储密集、处理灵活、传播迅速、检索快捷、生动直观等独特的优势,可有效提升环保档案信息资源的丰裕度、凝聚度、集成度、共享度和适用度,实现环保档案信息资源管理和开发利用工作的跨越式发展。环保电子文件的大量产生给环保档案工作带来了严峻的挑战,如何安全妥善地保管归档环保电子档案成为新时期环保档案安全保护工作的一个新课题。

1 环保电子档案的特性

(1)电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹。电子文件一方面为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件,同时也难以保证文件的原始性、真实性。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件在“原稿”上删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸稿文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。

(2)电子文件制作过程的虚拟使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制作出一份或一批原件来行使其职责,有时它只不过制作一个 “窗口”,将必要的信息集中在一起,并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来,也可被不同的收文者拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同的时间、不同的地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别,无法区别其中哪个是“原件”,哪个是 “复制件”。

(3)电子文件具有对设备的依赖性。电子计算机软硬件技术的不断更新换代,迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”,离开了计算机及相应的软件,电子文件就无法生成、传递、识别,这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。因此,长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。

(4)电子文件不再具有固定的存储载体,根据利用需要,人们可以采用不同的方式输出。对长期保存的电子文件,还需要定期进行复制,转换载体,以防信息丢失。电子文件没有了固定的载体,也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。

(5)具有纸制文件和其它文件无可比拟的优越性。电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要在不同的地点、不同的场合,以不同的字体、字号将电子文件输入或输出,给我们的工作和生活提供了极大的便利。

(6)目前电子文件的签署技术还不普及,我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名,因此,也无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。

电子文件的以上特点决定了我们维护、保存它时的艰巨性。如何保存、维护好电子档案,使之安全可靠,并永久处于可准确提供利用的状态,是我们环保档案工作者急需解决的问题。同时,也对档案工作者的素质提出了更高的要求,要求电子档案的管理人员必须具备电子计算机应用及自然科学基础知识:如高等数学、物理学、化学、电子学、微电子技术、电子计算机技术、办公自动化及电子计算机辅助设计技术、设备维护及标准化知识等。同时也要掌握档案管理基础知识:如档案学概论、档案管理学、文书学、档案保护技术等,还要熟练地掌握英语。

2 环保电子文件存在的不安全因素

(1)载体损害。电子文件信息虽然具有流动性、虚拟性,但它并非虚无的概念,在任何时刻都必须寄存于某种实体,处于某种外部环境,因而受到各种物理因素的制约。如电磁干扰、光辐射、大气污染、温湿度等都可对电子文件构成威胁;

(2)电子文件信息的不稳定性。电子文件信息是一种数字信息,数字信息具有流动性、不稳定性的特点,导致其易被修改、丢失或损坏;

(3)设备故障。任何设备都可能因各种原因发生故障,电子文件的生存环境是极其精密复杂的系统,运行过程中发生故障不可避免;

(4)网上黑客的攻击。电子文件中含有大量有价值和秘密的信息,处于网络环境中,必然会引来黑客的非法访问或为了某种目的删除、修改、重发某些重要信息,使文件所有者蒙受损失;

(5)计算机病毒的入侵。在网络环境下,计算机病毒已成为一大公害,病毒的更新速度永远领先于杀毒技术,电子文件信息将始终面临病毒的侵害;

(6)信息的泄露。计算机在信息处理过程中会产生电磁辐射,在一定范围内将这些电磁辐射收集起来,通过专用仪器可还原成正在处理的信息。更有甚者,故意将窃听、窃录、窃收装置置入计算机芯片中,对电子信息进行截取。由于这种泄露往往不被人注意,一些重要的、秘密的电子文件信息在不知不觉中就被截获、篡改;除此之外,自然灾害、人为操作失误、失窃、电源等故障都会造成计算机网络的种种不安全,从而直接影响电子信息的安全。

3 管护环保电子文件应注意的问题

(1)要保证环保电子档案的原始性。对于一些较为特殊的环保电子档案,必须以原始形成的格式进行还原显示。可采用以下三种方法:一是保存环保电子档案相关支持软件,即在保存环保电子档案的同时,将与环保电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存,并与环保电子档案存放在一起,恢复时,使之按本来的面目显示;二是保存环保原始档案的电子图像;三是保存环保电子档案的打印输出件或制成缩微胶片。

(2)环保电子档案形成后应及时进行积累,以防在分散状态下发生信息损失和变动。在机关办公活动中形成的环保电子文件一经定稿就不得进行任何修改,环境监测电子文件在收集积累过程中的一切变更都应记录在案,科研生产中记录的数据不能随意改动。并对收集积累起来的电子档案进行备份。

(3)建立和执行科学的归档制度。归档时应对环保电子档案进行全面、认真的检查,在内容方面检查归档的环保电子档案是否齐全完整,真实可靠;归档的电子档案是否为最终稿本;环保电子档案与相应的纸质或其它载体文件内容及相关说明是否一致,软件产品的源程序与文本是否一致等;在技术方面检查归档电子档案载体的物理状态,有无病毒,读出信息的准确性等。

(4)建立和执行严格的保管制度。归档环保电子档案应使用光盘作为存储介质,对所有归档环保档案应作写保护处理,使之置于只读状态;必要时,也可对存档电子档案进行签署和加密技术处理;在对环保电子档案进行整理和因软硬件平台发生改变而对电子档案实行格式转换时,要特别注意防止转换过程中的信息失真;对环保电子档案要定期进行安全性、有效性检查,发现载体或信息有损伤时,及时采取维护措施,进行修复或拷贝。

(5)加强对环保电子档案的利用活动管理。环保电子档案入库载体不得外借,只能以拷贝的形式提供利用。对环保电子档案的利用者进行利用权限控制,并进行身份验证,防止无关人员对环保电子档案系统的非法访问,防止利用过程中泄密和损伤信息。

(6)建立环保电子档案管理的记录系统。环保电子档案形成后因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在形式,如果没有相关信息可以证实文件的内容没有发生任何变化,人们将无法确定它的真实性。因此,应该为每一份电子档案建立必要的记录,记载文件形成、管理和使用情况,用这些记录来证实电子档案内容的真实性。

对环保电子档案的有效保存与维护,是一项极其重要而复杂的工作。因此,在对环保电子档案的保存与维护过程中,应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件,来制定技术方案和工作模式,并采取有效措施,确保环保电子档案的安全可靠,能够永久地处于可准确提供利用的状态,使其在环境管理与保护、环境监测、环境科学研究中发挥更大的作用。

Consideration on Management of Electronic Document of Environmental Protection Work

Q I Tian-feng

(Yunnan Institute of Environmental Science,Kunming Yunnan 650034 China)

The characteristics of electronic document environmental protection work are summarized.The unsafe factors influencing the electronic document are analyzed,based on which,some key pointed are put forward for managing the documents.

electronic document of environmental protection work;characteristic;consideration

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A

1673-9655(2010)增 1-0031-02

2010-04-30