古海尔·艾山

新疆维吾尔自治区人力资源和社会保障厅自治区职业介绍中心，新疆 乌鲁木齐 830002

人事档案资料是职工退休过程中的重要资料依据。人事档案，作为一项专业管理工作。随着管理体制改革进一步深化、维护职工的合法权益、档案管理工作的任务将日益繁重。

1 人事档案的特点

随着我国社会主义市场经济体制的逐步完善，人事代理工作取得了较快发展，其服务领域逐步拓宽，社会效益明显提高，人事代理不仅是已经成为人才资源的“储备库”，而且也已经成为人事管理工作中不可缺少的重要组成部门，在人事管理工作中扮演越来越重要的角色。作为一项与市场经济相适应的新型人事管理制度，人事代理工作仍面临许多困难和挑战。由于人事档案跨越的周期长、涉及面广，有时政策和规定也在发生着变化，受主客观因素的影响，人事档案工作中存在以下问题：

1.1 内容上，立卷不够规范，案卷质量不高

档案材料内容填写前后不一，“三龄一历（年龄、工龄、党龄，学历）”记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高；重要资料不能及时归档，档案材料含量低，日益丧失原有评价功能，这是目前人事档案管理中存在的最大问提。很多人事档案材料内容单薄、缺乏连续性，反映本人工作经历、技术特长、奖惩情况等方面的记录较少，有的档案中入党志愿等这些反映个人政治情况的重要材料都出现缺失，至于反映个人德、能、勤、绩、等方面的资料更是无法收集归纳，从而导致人事档案记录脱节，实用性不强，大大降低了人事档案的使用价值，影响了人事档案在人才流动中的参考价值。

1.2 人事代理协议续签难以落实

由于人事代理人员中大多工作不太稳定，流动性大，都不能及时到原委托代理服务机构办理续代手续，多年失去联系，等需要时再回头来找，使得人事代理协议续签难以落实。

1.3 对人事档案重视不够

大多数大中专毕业生不重视自己的人事档案。对档案管理工作的认识不足，认为档案管理是学校的事情，对材料会遗失漠不关心，也不知道有人事代理这一服务，认为档案由学校寄回到人事部门就行了；另一方面，无论是企业还是企业职工个人，大多数认为有没有档案无关紧要，目前，职工因工作需要在不同统筹地区调动频繁，由于对自己的档案不了解、不重视，很多职工因工作调动到别的统筹地区更长时间，对自己的档案不闻不问，认识不到人事代理的重要性和必要性，对参加人事代理没有积极性。

1.4 使用上，技术手段滞后，运行效率低

在整理档案过程中，一些先进手段尚未完全采用，大部分是先靠手工操作，费时，费力，效力低。绝大多数单位没有启用干部人事代理档案电子信息化管理系统，当前在文书档案中已经普遍采用的无纸化阅档基本没有实施，资料检索查询仍惯于手工操作，与目前办公条件的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

2 加强档案管理的设想

针对人事档案管理中存在的问题，提出如下建议：

1）加强宣传工作，提高意识。可根据实际，制定人事代理宣传计划，采取多种形式集中一段时间宣传人事代理的目的意义、服务内容、办理程序和有关要求，尽量让各类流动人员及企（事）业单位职工了解人事代理。同时加强与企（事）业单位及大中专学生联系，可以向企（事）单位寄发宣传资料，并在毕业生报到时，向其当面宣传人事代理的意义和作用，主动征求他们是否参加人事代理的意见。

2）把好两个关口。就是要把好“入门关”更新关“。首先从来源手把好“入门关”，在接收人事档案的时候，严格审核，将历史上形成的材料审核整理清楚，该由原单位负责的材料要求原单位负责收集整理，尽量减少、避免历史遗留问题的影响。对于形成材料的单位或部门，明确要求，确保形成的材料，填写规范，手续完备，避免形成新的遗留问题。其次从日常工作入手把好“更新关”，对负有提供资料责任的部门提出归档的内容和时限要求，在接收、补充整理档案时，发现缺少材料应及时向有关单位索要，对普遍性、阶段性工作中形成的材料，档案人员应主动与部门联系，确保人事档案材料完备，与实际情况同步。

3）实施管理创新，提高利用效率

因为人事档案不可再生，万一损毁就无法补救，维护人事档案的安全、完整尤为重要。《干部档案工作条例》对干部人事档案管理提出了明确要求，对库房面积、设施及所需器材作了具体规定，这是保证档案安全和科学管理的必备条件。需要大力加强社会保险档案的科学化、规范化、标准化、和制度化建设，实行科学规范管理，加强对档案的整理、保管各环节的管理，借鉴管理的相关办法，制定一套操作性强、科学统一的档案管理规范。努力做到档案材料按存放分类清晰，案卷存储系统要清晰明确，方面调用。

4）完善机制，努力加强内部规章制度建设

随着人事代理规模的扩大和服务功能的增加，人才服务机构应注意选调具有较强责任心、服务意识、开拓精神和一定人事管理与经验的同志，充实人事代理工作人员队伍，努力打造一支能干事、干成事的人事代理工作队伍。明确工作人员岗位责任制，逐步建立起人事代理工作推广网络和服务网络。特别要做好人事代理业务窗口服务工作，要纳入人事系统行风建设管理体系，确保公开公正、优质高效。人事代理服务机构要在立足服务的基础上，探索市场化运作的路子为自我发展积累经验。在具体运作中，要正确处理社会效益、人才效益与经济效益的关系，逐步使人事代理走出一条自我完善、创新和发展的路子，在整体性人才资源开发，全面建设小康社会中发挥应有的作用。

[1]李燕.新时期做好干部人事档案工作的几点思考.新疆人事系统学习实践科学发展观调研成果及人事人才论文汇编，2009，5.

[2]岳斌.浅议社会保险档案管理.经营管理者，2009（10）.