杨 瑞

（云南大学公共管理学院 云南 昆明 650091）

文件学作为与档案学、秘书学等学科密切相关的学科，在实际工作和科研方面都具有举足轻重的作用。近年来，学术界对文件学的研究进展情况多从定性研究展开，而鲜有从文献计量学角度进行定量分析的。鉴于此，本文拟采用文献计量学方法，就文件学近十年研究论文的成果进行梳理，希望能对以后文件学的发展起到一定的借鉴作用，并引起思索。

1 方法论篇

首先应确定文章中所谓文件学的内涵与外延，本文中所指文件学的概念是主要涉及以下方面：1）文件学本身元问题的探讨研究；2）从文件生命周期阶段区分的发挥现行效用的文件即现行文件；从历史时期进行区分的1949年新中国成立以前历朝历代形成和使用的文件即历史文书；3）从形成者和使用范围的角度来区分的公务文件和私人文件；4）文件的同义语公文和文书，公文界定为公务文书，文书界定为书面方式的文件。

其次应当说明论文的检索方法与分析方式。本文所得论文来源于中国知网总库平台，进入后选择年限，将学科领域限定在档案学，并分别以文件、公文、文书为关键词进行检索，所得各论文中删除与本文中文件概念无关的篇章、删除一稿多投（以最早发表为准）、删除一些属于报道性的会议与年鉴文章及缺少学术科研价值的文章。对最后所得的篇章进行文献计量学分析。

2 分析论述篇

2.1 年度分布

某领域或专业一定时间内的论文成果可以大体反映其该时间段的研究水平和进展情况。经检索，十年间共发表论文531篇，平均每年发表53.10篇（见表1）。从表中可见，十年间各年度发文数比较均衡，波动较小。其中发文最多的是2002年，共发表了66篇，占总发文数的12.43%，发文最少的是2004年，共发表了45篇，占总发文数的8.48%，最高与最低篇章相差21篇，比例相差3.954%，两者之间差异不是很大。这说明文件学发展较为成熟，研究呈现出较为平稳的态势。

表1 2000～2009年文件学研究论文年度分布表

2.2 期刊分布

通过论文所刊登的期刊，可以使读者在阅读时有针对性地选择自己希望了解的学科刊载较多的刊物进行阅读，具有相对的指导性。从表2可以看出，首先，发表论文较多的是档案学类的期刊，作为档案学核心期刊的《档案学通讯》成为发文最多的刊物，发文共54篇，占总比重的10.17%。其他档案学核心期刊《档案管理》、《档案学研究》、《浙江档案》、《兰台世界》、《山西档案》发文数分别是28篇、23篇、23篇、19篇、17篇。文件学研究论文在档案学核心期刊共164篇，占总发文数的30.89%。由此可见，文件学作为档案学的一个重要的分支学科，在档案学领域很受重视。而且文件学在档案学中的研究成果多发表在核心期刊上，这反映出文件学在档案学中研究水平较高、发展较为成熟。其次，秘书学相关刊物发文共计50篇，占总量的9.42%，并且论文所发表的期刊中《秘书工作》、《秘书之友》、《办公室业务》均为秘书学领域的重要刊物，由此可见，文件学在秘书学中受到重视且有高水平的研究成果。最后，其他的一些档案学和秘书学刊物发文共计188篇，占总量的35.41%，这些刊物有《档案与建设》、《北京档案》、《机电兵船档案》、《秘书》等。另外各种学报共发文129篇，占总量的24.39%所这些学校涉及师范、经济管理、航空航天、职业技术、政法等各种类型。从总体而言，十年间文件学论文主要是发表在档案学类期刊上，其次是发表于秘书学期刊上，文件学在这两个学科都得到了应有的重视。

2.3 主题分析

主题分布直接反映了文件学研究的重点、热点及档案界对相关问题的关注，是了解文件学研究内容的重要途径。笔者粗略地将文件学研究内容分为公文写作、处理、制度、用纸、分类等相关知识；文件学与相关学科关系；现行文件等十四个主题。各主题分布情况见表3。

透过数据可以发现：

2.3.1 公文写作、处理、制度、用纸、分类等公文相关内容研究比重大

表2 2000～2009年文件学研究论文期刊分布表（*为档案学核心期刊）

表3 2000～2009年文件学研究论文主题内容分布表

公文作为文件中数量最多的一种类型,作为行政机关在行政管理中的重要工具，在公务活动中起着举足轻重的作用，所以一直以来都倍受关注，共发文146篇，占总量的36.19%，并且与位居第二的文件学与相关学科关系的主题拉开了20%以上的差距。公文学研究主要涉及写作、处理、制度、用纸、分类、文种、语言、审核、催办、主题词、发文年度等内容，其关注面较广，发展比较全面。其中公文语言、主题词、发文年度等一些内容都与公文写作密切相关，其中直接以公文写作为题目者占到总篇数的8.66%，公文写作因其现实可操作性成为公文学研究中的一个重点。

2.3.2 文件学与相关学科关系也是研究热点

世界万物是相互联系的，文件学与档案学、文献学、秘书学、公文学等学科都是相互关联的，尤其是文件学与档案学的关系成为各家争论的焦点。就文件与档案外延大小、谁先产生、两者如何转化、从文件看档案及从档案重新认识文件等方面都进行了论述，这些方面的研究占了总篇数的13.37%。尽管认识不统一，但是争议引发了人们更全面的思考，推动了学科的发展和完善。

2.3.3 现行文件与历史文书的研究亦不容忽视

所收集的论文中现行文件、历史文书分别为64篇、60篇，分别占总篇数的12.05%、11.30%。现行文件是依据其正在发挥现行作用与否来进行划分，较之于非现行与半现行文件，其与文件的关系更紧密。其中现行文件的开放利用服务是现行文件研究的重点。而历史文书的研究能使我们较全面的了解文件在不同朝代的发展情形，是使我们能以史为鉴的最好途径。在对历史文书的研究中作者就某一朝代的具体类型文书进行细致分析，直接以历史文书为题进行总体阐述的较少。总之，现行文件、历史文书研究各有其研究重点，构成了文件学研究中不容忽视的组成部分。

2.3.4 文件管理现实困难是研究的主要推动力

关于文件收集、立卷和归档，现实生活中文件的管理工作的论文各有37篇，各占总数6.97%。文件收集、立卷和归档是作为解决文件最终归宿问题的转折点，且在实际工作中复杂多变，所以在研究中多就收集、立卷和归档困难的原因进行分析并试图提出可供参考的对策。而现实生活中文件的管理工作主要探索了文书工作如何开展、怎样提高效率、工作标准化或者探讨文书工作中某个具体问题比如文书的装订线问题、催办问题。总之，这两方面研究以文件管理中的现实困难为自己的研究驱动力，研究论文占总数的13.94%，取得一定的成果。

2.3.5 文件自身基本问题研究稍显薄弱

从理论的角度对文件自身元问题(包括文件定义)进行研究，可以认为是文件学自身发展需要推动下进行的探讨，这样元问题的研究是每个学科都需探索的问题。文件学元问题方面主要研究了文件的组成、中外对文件的定义、考源、学科建设等问题。此类论文共计30篇，占总篇数5.65%。可见这些研究发文较少，说明文件学自身基本问题研究稍显薄弱，意味着其本身理论不牢固。

2.3.6 可以开发的研究方向较多但缺少研究或研究不成熟

文件稿本、文件的公开、电子文件与纸质文件关系、文件价值鉴定、文件传递、文件分类、红头文件与百姓生活关系的研究数量极少，比重均小于3%，甚至很多都小于1%。文件稿本的研究不论是从理论上还是实际上都是应该给予重视的，是文件学研究中不能绕过的一个问题，但是仅2.448%的比重；电子文件是计算机出现后，载体变化带来的新的研究方向；而文件价值鉴定、文件传递、文件分类、文件的公开均属于文件处理中的一些必要环节；红头文件作为上传下达的重要工具，与百姓生活密切相关。上述方面关注度较低，但都是文件学发展过程中必须完善的基础理论。

2.4 作者分析

2.4.1 合作情况

所有论文中合作完成的篇章共81篇，占总数的15.25%。其中两人合作完成的共9篇，占篇章总数的13.00%，占合作篇章数的85.19%；三人合作完成的共9篇，占总篇章数的1.70%，占总合作篇数15.17%；三人以上合作完成的共3篇，占总篇章数0.57%，占总合作篇数3.70%。由此可见，合作完成以两人合作为最多，三人及以上仅占到15%左右，研究中合作很难做到大范围内的多人合作。

2.4.2 作者单位分析

所收集到的所有论文中共涉及399个第一作者，其中来自各高校的作者共213人，为总人数的53.38%；来自各种企事业单位及政府部门的作者共123人，为总人数的30.83%；各种类型档案馆（室）的作者共55人，为总人数的13.78%；找不到作者单位的共8人，为总人数的2.01%。这说明研究者以高校教师学生为主，占到研究人数的一半以上；来自实际工作部门的即包括来自档案部门工作人员和各类企事业及政府部门的办公人员也接近一半的比例。

2.4.3 主要研究者分析

论文中发表文章最多者共发文13篇，最少的则发表1篇。发文在4篇及其以上的作者18人，且他们的多篇发文都有相同的研究指向。其中就有6人所写内容与现行文件相关，且都是关于现行文件开放问题的研究；研究历史文书的有4人，直接以古代文书进行论述及以具体某一历史时期论述者各占2篇；研究公文的有6人，有直接研究公文学本身的有研究公文写作中具体环节的。以上3个方向基本囊括了发文较多第一作者的主要研究方向，一定程度上可见十年间文件学所关注的问题。

表4 发表文章较多的第一作者发表篇的章数及主要研究方向表

3 结论篇

通过上述分析可见2000~2009年十年间文件学研究的主要特点是：

3.1 研究主题内容指向实用性而本身理论建设欠缺

文件学研究主要集中在公文、现行文件之类与现实可用性密切相关的领域，这类型的研究能够直接对实践起到指导作用，但是对于文件本身的形成发展、价值实现、稿本等理论问题探索较少。尤其是随着国家政务公开政策的实施推动了文件学研究中文件公开的开展，实用主义在其中发挥作用之大清晰可见。由于文件本身存在状态的多样性与复杂性，尤其是伴随着计算机出现后电子文件的出现使得文件定义显得尤为困难，许多研究并未在定义方面直接进行论述，而是从文件与档案关系和与文献关系等关系研究中来通过比较研究发现文件的本质属性，即使存在文件定义的研究大多也是采用与外国文件定义进行对比来揭示的。

3.2 研究人员来源单位构成均衡

文件学的研究人群主要是以各类高校为代表的理论研究群体和以各类档案馆（室）及一些办公室为代表的实践操作部门的群体，各占据研究领域的半壁江山，相对比较均衡。这样的研究下能互相弥补对方的局限性，各尽其才、各取所需，用理论去指导实践，更用实践来完善理论。且这些研究人员来自与档案相关、与秘书相关为主的岗位，凸显出文件学与这两门学科之间的密切关系。

3.3 研究水平质量参差、缺少交流

各种学报上发表了约1/5的文章，这些文章评定标准不一，使得质量难以保证；且限于一定范围内交流，不能得到广泛的关注更谈不上彼此交流，有所争论的就更少了。且各研究者都有自己选定的稳定的方向，并在这些方向深入进去，对自己研究之外的方向很少有文章发表。从合作角度来说，合作完成文章总量不多，并且合作篇章中较大部分是两人合作完成，可见缺少交流。

[1]王健.文书学[M].北京：中国人民大学出版社，2005.

[2]康蠡,周铭等.近10年我国高校档案学教学单位研究论文统计分析[J].档案学研究，2008，（4）.