高校资料室信息管理与共享平台的分析和设计

2010-05-03云玉芹张景生

图书馆学刊 2010年5期

云玉芹张景生

（1.聊城大学图书馆；2.聊城大学传媒技术学院，山东聊城 252059）

1 引言

随着信息技术、网络技术的快速发展，目前，几乎所有高校图书馆都实现了图书馆管理的自动化、网络化，并且逐步向数字化图书馆、复合图书馆的方向发展。然而，作为高校图书情报系统的重要组成部分，以馆藏文献专业性、学术性、针对性为特征的高校院系资料室能够真正利用计算机和网络为主的现代化设备管理文献资料的并不多。从管理方式上来说，各资料室的管理各自为政，部分资料重复购买，大部分资料室的管理仍停留在盖章、登记、打号等原始手工操作阶段[1]，工作量很大，致使大多数院系资料室只对本院的教师、研究生和毕业生开放，其他院系的师生和本院系的非毕业班本科生无权享受此种待遇。这种局面不仅不利于文献的利用，更难以适应网络时代的服务要求。

为了彻底改变资料室的这种局面，笔者结合工作实践，以本校资料室为例自行设计并开发了高校资料室信息管理与共享平台。这个平台完全是网络化操作，不需要额外购买任何网络设备就能实现资料室的信息化、网络化管理，又能实现全校范围内院部资料室间的信息资源共享。该平台已通过本校多个资料室的测试并在试用中，经过实践已取得了良好的效果。

根据笔者调查，至今国内还没有人开发过这样的平台，目前有的只是针对单个资料室开发的图书管理系统，而不能实现真正意义上的校内所有资料室间的信息资源共享。笔者在此详细介绍该平台的设计特点，以供参考。

2 业务需求分析

经过对本校多个院系资料室的实地调查、走访以及电话咨询，发现几乎所有的院系资料室只对本院系的教师、研究生和毕业生开放，仅可以借阅本学院资料室中的图书、期刊资料，对学生有借阅时间限制，而对教师却没有期限限制。由于某些教师长时间不还所借书刊导致书刊不能正常流通。对于本院系的其他资料（通常称为灰色文献或特色文献），如学位论文、科研项目、学术报告、会议文献、参观考察照片、获奖证书等特色资源却没能给予重视，没有对其进行规范化保管，存放散乱。资料室管理人员与本院师生之间缺乏沟通与交流，使得资料室管理人员无法了解本院师生对书刊等资源的借阅需求，无法征求读者的意见和建议。此外，相近学科、相近专业的其他学院师生禁止进入本学院资料室。更重要的一点则是，所有的院系资料室在管理方式上仍处于原始的手工管理模式，如：新书上架前仍然需要一条条地登记新书书目信息，为新书分类编号；借阅方式仍然是使用纸质登记表来登记读者借阅信息，还回时或者将其借阅信息划掉，或者盖一还书字样的章来标记该书已还回，等等。

网络环境下的资料室信息管理系统需要满足系统管理员、院级管理员、借阅者和普通用户的需求。

系统管理员的需求主要包括对整个系统的稳定性和安全性维护、数据库初始化、用户信息维护、系统数据库维护（包括备份与恢复）以及全校资料室的馆藏统计等。

院级管理员的需求一般包括能够对本院资料室书刊以及特色文献等资料数据信息进行添加、修改和删除，书刊的借还、续借以及丢书处理，生成催书单，新书目文件上传并方便导入、数据统计、新书通报、参考咨询、回溯建库等。此外，由于资料室管理人员少，工作量大，大部分管理员没有经过专业的图书情报知识培训，计算机操作能力有限，因此，资料室管理员希望其所使用的管理系统应该具有易操作性、实用性等特点。本系统的目标就是使资料室管理员只需经过简单的操作培训，甚至有的不经过专门的培训就能使用本系统进行业务管理工作。

借阅者（登录用户）的需求主要是能够浏览查询其所属院系资料室现存的所有资源，进行新书荐购、发表个人意见或建议、查询个人借阅信息以及修改个人资料等。

普通用户是指没有登录的任意用户，他们的需求主要是能够查询全校范围内所有资料室现存的图书、期刊、音像资料等信息资源，同时还可以下载全校资料室现存并上传的一些影音视频资源等。

3 系统总体框架与主要功能模块设计

3.1 开发模式

在本系统设计与开发中，笔者采用了B/S浏览器/服务器3层网络体系结构开发模式，在这种结构下，用户界面完全通过WWW浏览器实现，一部分事务逻辑在前端实现，但是主要事务逻辑在服务器端实现，形成所谓3-tier结构[2]。B/S结构主要是利用不断成熟的WWW浏览器技术，结合浏览器的多种 Script语言(VBScript、JavaScript等)和 ActiveX 技术，用通用浏览器实现原来需要复杂专用软件才能实现的强大功能，节约了开发成本，是一种全新的软件系统构造技术[2]。这也完全符合资料室的实际情况，尤其适用于那些经济效益不太好的学院、部（所）。因为在使用本系统时，资料室不需要购买与安装任何设备，也不需要安装客户端，唯一的要求就是为资料室配置的电脑能够上校园网即可。

3.2 总体框架与功能模块设计

根据上述系统需求分析，从用户的角度来划分，本系统分为两个大模块，即登录模块和非登录模块。其中，登录模块又分为3个子模块，即系统管理员模块、院级管理员模块、借阅者模块。其功能设计图分别如图1、图2、图3、图4所示。

图1 高校资料室信息管理与共享平台总体框架结构

图2 院级管理员模块

图3 借阅者模块

图4 系统管理员模块

对于登录模块，任何一个信息管理平台都有权限级别，不同权限的用户操作不同的模块，本系统也不例外。根据系统管理的不同需要，本系统同样采用用户分级管理模式，将用户分为4个级别：系统管理员、院级管理员、借阅者和普通用户。在系统中普通用户无需登录，其他3个级别的用户通过登录分别进入不同的操作界面，操作不同的功能模块，系统管理员进入系统维护界面，院级管理员进入资料室信息管理系统界面，而借阅者通过登录进入其所属学院资料室的网页，可对本室资源进行检索和查询。

3.3 院级管理模块功能说明

院级管理模块是本系统开发的主要模块，也是最重要的模块，主要实现资料室文献资源的信息化管理。该模块主要能够实现9项功能：

3.3.1 数据管理功能：即文献资源书目信息的录入、修改、删除以及数据导入等，主要包括图书、期刊（专指合订本期刊）、学位论文、会议文献、科技报告、各种文件等纸质资源以及多媒体资源的书目信息录入、书目库及其馆藏库维护、新书目数据导入等功能。数据管理实现的功能类似于图书馆业务系统中的采访、编目和典藏系统，资料室文献资源书目信息的录入、维护和新书目导入功能，其实就是图书馆业务中的文献编目工作；书目信息录入时系统会自动为其添加复本馆藏信息并分配馆藏地点，这一功能类似于图书馆业务系统中的典藏功能；而图书馆业务中的采访工作，为了操作方便，在该系统中将其与编目功能合并，只保留采访工作中的书目查重功能。此外，本系统暂不考虑现刊的记到功能，只考虑对期刊合订本的管理。回溯建库是指在使用本系统前首先必须对文献书目及馆藏数据库进行初始化，将资料室原始馆藏录入数据库，这是最基本的也是最重要的建库工作。

3.3.2 流通管理功能：主要用来实现图书的借阅管理，其包括借书处理、还书处理、续借处理以及丢书处理等功能，续借处理又分为按证续借和按书续借两种续借方式。其中，在借书、还书、续借处理时，系统能够自动判断所有可能发生的情况。例如：在借书处理时，系统会自动判断读者证状态是否为“有效”，读者是否是本院读者，读者证是否已经借满，读者是否有超期图书，读者记录是否存在，书籍条码号是否存在，条码号对应的书籍是否是本资料室图书，所借文献是否是图书（非图书不能外借），图书是否在馆（即馆藏状态是否是“在馆”）等所有可能出现的情况；续借处理时，如果读者有超期的书籍未还，则不能进行续借；丢书处理时，读者证状态将设为“禁用”，并在备注项中注明“有丢书”，此时，读者只能进行还书、续借，但不能借书。此外，本系统暂不考虑超期罚款、期刊外借等功能，期刊只供读者阅览。

3.3.3 读者管理功能：即对读者信息的管理，包括添加新读者、读者信息维护、批量导入新读者数据以及读者借阅权限设置等功能，其中，读者借阅权限设置功能又分为单个读者权限设置和批量读者权限设置功能两种，可以对不同类型的读者设置不同的借阅天数和借阅数量，也可以对单个读者单独设置。哪些读者可以借阅，由学院决定，并由资料室管理员进行操作维护。本系统中也可以将全部读者一次性导入读者库，对不能借阅的读者只需将其证号状态设置为“禁用”即可。但是“禁用”的读者仍可以访问本学院资料室网页，因为网页登录验证时，仅验证其证号、密码、学院是否正确，并不对证号状态进行验证，所以“禁用”的读者不能借阅，但仍可以访问资料室网页。

3.3.4 信息查询功能：包括书刊信息查询、文献当前借阅查询、读者当前借阅查询以及借阅史查询等功能。书刊信息查询功能为管理员提供了多种检索条件，通过该功能管理员可以了解到某种书或期刊的详细书目信息以及馆藏状态（在馆、借出、丢失等）信息；通过文献、读者当前借阅查询，可以非常清晰地了解每种图书、每个读者的当前借阅情况；通过查询读者借阅史可以了解读者的借阅需求及其研究范围，管理员可以为该读者提供相应的专题跟踪服务，满足读者的借阅需求；通过查询图书的借阅史可以了解图书的利用情况，摸清多数读者的阅读倾向，这样可以减少图书采购的盲目性，并提高图书的利用率。

3.3.5 数据统计功能：主要有图书统计、期刊统计、学位论文统计、借阅量统计、借阅排行、读者荐购图书统计以及超期图书未还统计等。在图书统计、期刊统计和学位论文统计中可按入库年份、馆藏状态、资料员、购书人、专业、学位、授予年等多个统计条件对本资料室馆藏数据进行精确统计，以多方面了解本资料室现有馆藏信息；借阅量统计是指可根据不同的图书管理员分时间段统计本室图书的借阅量，据此了解本资料室的文献流通率以及管理员的工作量；借阅排行即指图书的借阅次数，根据图书借阅次数排名可以了解图书的利用率、热门图书以及读者的阅读重点和研究方向等信息；读者荐购图书统计是对读者通过网络推荐的有价值的新书的统计清单，管理员可以结合本院所设专业方向有选择地订购新书，以满足读者的需求；超期未还统计或者称催书单，记录了超期图书的条码号、题名、著者、借出日期、还回日期以及借阅读者的证号、名称等详细信息，管理员可以导出并打印催书单，将其交给学院相关部门来处理，以保证图书文献的正常流通。

3.3.6 照片管理功能：实现对本学院图片资源的信息化管理，主要包括学术报告、获奖证书、参观学习等照片资源的文件上传、信息维护以及照片分类管理等功能，可以帮助学院记录下那些重要的、有价值的、精彩的历史瞬间，供本学院师生浏览，可以达到宣传学院优势、鼓舞人心的效果。

3.3.7 多媒体资源管理功能：主要包括对资料室馆藏的磁带、光盘、录像带及电子版学习资源的管理。由于资料室图片数量多、容量小，因此本系统将图片资源与其他媒体资源分开管理。多媒体资源管理功能包括影音视频文件上传、书目库维护、馆藏库维护以及媒体类别管理等。

3.3.8 参考咨询功能：即所谓的网上咨询台。对管理员来说，参考咨询功能主要包括常见问题库的建立、问题库维护以及问题类别管理等功能。

3．3．9 回溯建库功能：在使用本系统前，必须对数据库进行初始化，即必须将原始书目及馆藏信息导入数据库中，为顺利进行其他管理工作奠定良好基础。本系统仅实现对图书和过刊的回溯建库。

4 数据库设计特色

根据系统需求和业务需求分析，笔者将整个数据库设计为23个数据表，主要有图书书目表、期刊书目表、学位论文书目表、灰色文献书目表以及中央馆藏表，此外还有借阅历史表、读者信息表、管理员表、照片资源信息表以及新书推荐表等，数据表字段设计详细，每个数据表均不少于10个字段信息，这样有利于多途径检索资源，这是本系统数据库设计的一个特色。数据库设计的另一特色就是将书刊、学位论文等纸质资源库设计分为书目库和馆藏库，这完全符合关系数据库的设计原则与标准。此外，建立书目库和馆藏库的一个优点就是，对于资料室管理员来说，可以减少复本输入的重复性，即对新书进行编目时，如果其书目已经存在，则不需要再建书目，只需在馆藏库中添加复本的馆藏信息即可。这样免去了重复输入数据条目的麻烦，同时也节省了管理员的时间和工作量。

由于本平台面向的是全校全部院系所资料室，因此，在每个数据表的字段设计中均设有“馆藏地点”和“操作员”这两个字段。其中，主要数据表设计如下：

①图书书目表：书目记录号、题名、著者、ISBN、出版时间、出版社、页码、开本、价格、索取号、关键词、操作员、经手人、馆藏地点、备注；

②期刊书目表：书目记录号、刊名、出版周期、ISSN、CN、索取号、操作员、馆藏地点、备注；

③学位论文书目表：书目记录号、题名、作者、专业、导师、学位、单位、年份、分类号、关键词、中文摘要、页码、全文链接、操作员、馆藏地点、备注；

④读者表：读者记录号、读者卡号、读者名称、证号状态、性别、专业、读者类型、工作单位、Email、Tel、登录密码、借阅数、借阅天数、备注等；

⑤中央馆藏表：编号（流水号）、条码号、馆藏地点、馆藏状态、文献类型、卷册说明、载体类型、装帧标识、入库日期、书目记录号、读者记录号、借出日期、借出时间、还回日期、续借次数、累借次数、累借天数、操作员、备注等；

⑥借阅历史表：流水号、操作日期、操作时间、操作类型、操作员、馆藏地点、读者卡号、条码号等。

5 信息管理与共享平台的实现和创新

5.1 功能实现

该平台的开发主要包括后台数据库的建立和维护以及前端应用程序的开发两个方面。前者要求建立数据的一致性和完整性，后者则要求应用程序功能的完备、易用等特性[3]。笔者采用了ASP动态网页技术、dreamweaver、Script脚本语言作前端开发工具，SQL Server 2000作为后台数据库，利用WindowsXP作为系统开发平台，采用B/S(浏览器/服务器)工作模式进行该平台的开发，除了已经实现上述5个模块的功能外，还为读者与管理员提供了交流与沟通的窗口，他们可以通过所属学院资料室网页中的参考咨询、留言簿以及该平台主页中的BBS进行交流，可以说资料室通过该平台拓宽了其服务范围，提高了服务水平与服务质量。