梁　俊

摘要:全面预算管理是一种现代企业管理模式,本文从对全面预算管理的概念及特点阐述入手,着重分析了全面预算管理的职能、作用及意义,并从预算的考评及激励方面为企业提升全面预算管理的有效性指出一定的方向。

关键词:全面预算管理 职能作用 预算考评与激励

全面预算管理作为对现代企业成熟与发展起过重大推动作用的管理系统,是企业内部管理控制的一种主要方法。这一方法自从上个世纪20年代在美国的通用电气、杜邦、通用汽车公司产生之后,很快就成了大型工商企业的标准作业程序。从最初的计划、协调,发展到现在的兼具控制、激励、评价等诸多功能的一种综合贯彻企业经营战略的管理工具,全面预算管理在企业内部控制中日益发挥核心作用。正如著名管理学家戴维•奥利所说,全面预算管理是为数不多的几个能把企业的所有关键问题融合于一个体系之中的管理控制方法之一。

一、全面预算管理的概念及特点

全面预算是关于企业在一定时期内经营、资本、财务等各方面的总体计划,它将企业全部经济活动用货币形式表示出来。全面预算可以按其涉及的业务活动领域分为财务预算和非财务预算。其中财务预算是关于资金筹措和使用的预算;非财务预算主要是指业务预算,用于预测和规划企业的基本经济行为。

全面预算管理是指企业在战略目标的指导下,对未来的经营活动和相应财务结果进行充分、全面的预测和筹划,并通过对执行过程的监控,将实际完成情况与预算目标不断对照和分析,从而及时指导经营活动的改善和调整,以帮助管理者更加有效地管理企业和最大程度地实现战略目标。全面预算管理需要充分的双向沟通以及所有相关部门的参与。

全面预算管理的特点的核心首先在于“全面”二字上,它具有全员、全额、全程的特点;其次是战略性,要分析动态环境,包括国际、国内环境,政治、经济、金融、法律、自然环境等;再次是机制性,预算本身是个机制化的过程,具有鲜明的程序性,需要立项、编制、审批、执行、监督、考评等,机制设立的目的是为了降低预算风险;最后是市场性,预算管理是以市场为导向,全面控制企业生产经营活动市场化的计划管理模式。

二、全面预算管理的职能和作用

(一)全面预算的职能

全面预算具有规划、沟通、协调、控制和激励五个方面的职能。

规划职能是指全面预算实施企业在资源配置的基础上,对一定时期内的经营情况进行预计、对收支进行安排、对盈利的模式和规模进行量化管理的职能;

沟通职能是指全面预算管理可以实现企业与环境的沟通、日常经营与企业 战略的沟通,从而促进各企业现代企业制度的建立和法人治理结构完善的职能;

协调职能是通过预算编制来达到协调企业各项职能的实现,从而达到资源的最优配置;

控制职能是指全面预算将各业务事项与经费安排捆绑在一起,使所有预算执行主体都知道自己的目标,为各企业对供、产、销、人、财、物实行全方位的控制、评估及信息反馈提供标准;

激励职能是指全面预算为考核评价各责任层次工作业绩提供了依据,企业可根据预算执行结果实施奖励、激励,以确保总目标的实现。

(二)全面预算的作用

1.开展全面预算管理能够改善企业管理决策。它为企业决策提供了科学、精确的支撑以及有力的保障,并且明确了企业各层次进行决策的权责关系,提高决策水平;

2.全面预算管理进一步落实了目标责任。它通过对企业整体经营活动的一系列量化的计划安排,强化了各层次的权限与职责,并通过控制和考核将目标责任落到实处;

3.开展全面预算管理能够提高企业管理水平。通过预算体制的设立可以更好地促进企业各职能部门、各工作环节的沟通与协调、优化业务活动安排与财务资源的配置,提高工作效率;

4.全面预算管理有利于提高企业经济效益。企业通过全面预算管理在经营、投资、筹融资等业务领域的实施可以优化资源配置、提高工作效率、监测业务运行过程、规避运行风险、降低运行成本,达到提高经济效益的目的。

三、全面预算管理意义

(一)提升战略管理能力

战略目标通过全面预算加以固化与量化,预算的执行与企业战略目标的实现成为同一过程;对预算的有效监控,将确保最大程度地实现企业战略目标。通过预算监控可以发现未能预知的机遇和挑战,这些信息通过预算汇报体系反映到决策机构,可以帮助企业动态地调整战略规划,提升企业战略管理的应变能力。

(二)有效的监控与考核手段

预算的编制过程向集团企业和子公司双方提供了设定合理业绩指标的全面信息,同时预算执行结果是业绩考核的重要依据。将预算与执行情况进行对比和分析,为经营者提供了有效的监控手段。

(三)高效使用企业资源

预算计划过程和预算指标数据直接体现了(集团公司)各子公司和各部门使用资源的效率以及对各种资源的需求,因此是调度与分配企业资源的起点。

(四)有效控制经营风险

全面预算可以初步揭示企业下一年度的经营情况,揭示潜在的风险,并预先采取相应的防范措施,从而达到规避与化解风险的目的。

四、全面预算管理的考评激励机制

(一)全面预算管理的考评

1.全面预算管理考评的作用

预算考评机制是对企业内各级责任部门或责任中心预算执行结果进行考核和评价的机制,是管理者对执行者实行的一种有效的激励和约束形式。预算考评具有两个层次的含义,一是对整个预算管理系统的考评,即对企业经营业绩的评价,它是完善并优化整个预算管理系统的有效措施;二是对预算执行者的考核及其业绩的评价,它是实现预算约束与激励作用的必要措施。预算考评是预算控制过程中的一部分,因为预算执行中及完成后都要适时进行考评,所以它是一种动态考评,也是一种综合考评。预算考评在整个预算管理循环过程中是一个承上启下的环节。预算考评的作用主要有以下几个方面:

(1)确保目标的实现。目标确定并细化分解以后,预算目标就成为企业一切工作的核心,这种目标具有较强的约束作用。在预算执行中,管理者对预算执行情况与预算的差异适时进行确认,及时纠正企业人力、财力、物力、信息等资源管理上的浪费与执行中的偏差,为预算目标的顺利实现提供可靠的保障;

(2)预算考评可以协助企业管理者及时了解企业所处的环境及发展趋势,进而衡量企业有关的预算目标的实现程度,评估预算完成后的效益;

(3)对预算执行结果的考评,反映整个企业的经营业绩,是管理者完善并优化整个预算管理系统可靠的资料依据;

(4)预算考评是对执行者业绩评价的重要依据。目标的层层分解和延伸细化,使企业全员都有相应的预算目标,这种预算目标与执行中的经济活动在时间上相一致,其经营环境和条件也基本相同,以预算目标与执行者的实际业绩水平相比较,评价执行者的业绩,确定责任归属,是比较公正、合理、客观的,尤其是对企业人才的业绩评价,具有较强的说服力;

(5)预算考评增强了管理者的成就感与组织归属感。预算考评具有较强的激励作用,通过预算考评评价出了作为预算责任主体的管理者的工作业绩,这是企业对管理者工作业绩的认可,将工作业绩与奖惩制度挂钩,势必增强管理者的成就感与组织归属感,从而更进一步激发管理者的工作能动性。

2.全面预算管理考评的原则

(1)目标原则。实施预算管理,其根本目的是要实现企业目标,在目标确定之前,管理者已经进行了科学预测,因此,在预算考评时如无特殊原因,未能实现预算目标就说明执行者未能有效地执行预算,这是实施预算管理考评的第一原则。

(2)激励原则。人的行为是由动机引起的,而动机又产生于需要,行为科学告诉我们,激励导致努力,努力导致成绩。所以,在实施预算管理的同时,企业应设计一套与预算考评相适应的激励制度。没有科学的激励制度,预算执行者就缺乏执行预算的积极性与主动性,预算考评也就失去了它的真正意义。

(3)时效原则。企业对预算的考评应适时进行,并依据奖惩制度及时兑现,只有这样,才有助于管理上的改进,保证目标利润的完成。本期的预算执行结果拿到下期或更长时间去考评,就失去了考评的激励作用。

(4)例外原则。实施预算管理,企业的高层管理者只需对影响目标实现的关键因素进行控制,并要特别关注这些因素中的例外情况。一些影响因素并不是管理者所能控制的,如产业环境的变化、市场的变化、执行政策改变、重大意外火灾害等。如果企业受到这些因素的影响,就应及时按程序修正预算,考评按修正后的预算进行。

(5)分级考评的原则。预算考评是根据企业预算管理的组织结构层次或预算目标的分解次序进行的,预算执行者是预算考评的主体对象,每一级责任单位负责对其所属的下级责任单位进行预算考评,而本级责任单位预算的考评则由所属上级部门来进行,也就是说预算考评应遵循分级考评的原则。

3.全面预算管理考评的层次和内容

在预算考评过程中,各个层次的责任中心应向上一级的责任中心报送责任报告。首先,最低层次的责任中心在对其工作成果进行自我分析评价的基础上形成责任报告,报送直属的上级责任中心;然后,由上级责任中心根据所属各责任中心的责任报告,对各责任中心的工作成果进行分析、检查,明确其成绩,并指出其不足;该上级责任中心也要编制本责任中心的责任报告,对本身的工作成果进行自我分析评价,并向更上一级责任中心报送。通过这样层层汇总、分析与评价,直至企业最高领导层,全面反映企业各层次责任中心的责任预算执行结果。

预算的考评是预算事中控制和事后控制的主要手段,它是一种动态的考评过程。在预算执行过程中,各级管理者对预算执行结果的随时考评确认及考评信息的反馈,有利于最高管理者对整个预算执行进行适时控制、整体控制,也有利于最高管理者对企业的整体效益进行评价。

在预算考评的内容方面,不同的责任中心应有不同的侧重点。比如,成本中心以评价责任成本预算执行结果为主;利润中心以评价责任预算执行结果为主;投资中心则以评价资本所创的效益为主。为了全面反映各责任中心的责任预算执行结果,除了评价主要责任预算之外,也应分析、评价其他一些相关责任预算的执行。

(二)全面预算考评的激励措施

在预算考评过程中,预算是考核的标准,奖惩制度是评价的依据。以预算目标为标准,通过实际与预算的比较和差异分析,确认其责任归属,并根据奖惩制度的规定,使考评结果与责任人的利益挂钩,达到人人肩上有指标,项项指标连收入,以此激发、引导执行者今后完成预算的积极性,对于企业实现目标利润具有积极的激励和推动作用。激励是多层次的,一般而言,报酬是业绩函数,企业应将报酬作为激励措施的首选,此外,诸如表扬、批评、提升、降职等激励与约束机制也是行之有效的。综合运用这些措施会收到更好的效果。

对于完成责任预算的责任中心应给予奖励,完不成的则应予以处罚。奖惩的办法可视具体情况而定,如可以采用百分制综合奖惩的办法,即将责任中心的各责任预算执行结果换算成分值(其中主要责任预算的分值应相对高一些),并制定加减分的计算办法,然后综合计算责任中心的总得分,再根据奖金与分值确定责任中心的奖金总额。也可采用直接奖惩的办法,即规定各项责任预算应得的奖金额,并制定超额完成或未完成责任预算加奖或扣奖的计算办法,然后根据责任中心的各项责任预算执行结果分别计算应得或应扣奖金数额,并汇总确定责任中心的奖金总额。

综上所述,一个企业要做出一套行之有效的全面预算管理需要企业上下的通力配合,需要企业各层面对它的正确解读。全面预算管理是一个体现人本理念的管理,它应该融入企业各个环节,以及企业文化之中。

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