李艳梅　王玉峰

档案信息网络化系统是一项需要运用多种学科知识,多专业配合,多部门协作,多环节配套的复杂系统工程,系统建设发展到目前阶段,研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策,是十分必要的。

一、计算机应用是档案管理现代化的重要技术手段

随着社会的发展对档案利用工作的要求越来越高,不仅是各种学术研究希望能够快速、全面、准确地查阅资料,商品化经济活动中对档案的利用能否及时、准确和完整则关系到企业的兴衰。计算机的快速信息检索恰能满足这种需求。要想利用好档案信息,首先就要保管好档案。档案制成材料的寿命与保管条件有很大的关系,为了减缓纸张的老化可以用计算机严格控制库房的温、湿度,也可以用其实现防火、防盗等。办公自动化、产品设计和生产过程的自动化直接生成了机读档案或电子档案,迫使档案管理也必须采用计算机。计算机应用在各行各业中得到了普及,我国省、部级机关大多建立了计算机办公自动化网络,企业生产中的计算机辅助设计(CAD)是国家"八五计划"和"九五计划"的重点推广项目,应用日益广泛。在我国,电子文档已开始大量涌现,计算机应用于档案管理已成必然。

二、计算机技术的发展为其在档案管理中开辟了新的应用领域

计算机并不只是一种被动的工具,也不会静止在一个技术水平上。恰恰相反,其日新月异的发展速度早已超出一般人的想象。计算机技术的发展使其功能不断地扩充,由此产生了新用途。计算机信息容量的增大和光盘存储器的应用促成了档案原文信息的管理。计算机多媒体技术的发展促成了档案图、文、声、像信息的综合处理及编制声像并茂的档案馆业务指南等。计算机的网络化促进了档案信息跨地域的开放式应用。档案信息计算机系统建设的着眼点应是整个系统,组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻。当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的。

三、计算机档案管理应用方式

一是自动编目。计算机于上世纪60年代末开始在一些发达国家应用于档案管理。自动编制档案目录是其最早的应用项目,也是至今应用最广的项目。它能大大改善档案手工检索工具的质量。此外,在法制较健全的国家,自动编目可以保证依法定期向社会开放档案,从而维护了公民的合法权。二是联机自动检索。比自动编目进了一步,联机检索可以使档案利用者直接通过计算机查到所需的档案信息。从档案查找范围来看,有追朔式和通报式档案检索。从计算机使用方式看,有批处理式和问答式档案检索。从存取方式上看,有顺序检索和随机检索。从检索语言看,有主题词表和自由词检索。从信息模式看,有纯文本信息检索、图形信息检索及多媒体信息检索等。三是档案借阅自动管理。档案借阅自动管理可具备如下功能:利用登记。涉及利用者情况、利用目地、审批手续、密级权限控制等。利用状况管理,可随时掌握利用者正在调阅的档案数量、范围、密级、时间、复制、摘抄等情况。四是档案编研工作中的信息自动处理。计算机可以辅助人们完成档案的专题筛选、自动提供相关背景材料以及编辑排版等工作。

四、档案信息网络化工程技术是十分重要的

我国档案信息网络化工程影响最大的技术是计算机工作站、服务器性能的提高,网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。档案部门对先进技术的潜在需求很大,但现实的需求又往往跟不上,宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别,因此不断发生买了设备不能充分利用,建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状,充分考虑先进技术的发展,再进行每一项具体的决策。

五、人机结合是网络化系统的建设方针

档案业务人员直接使用计算机开展工作,这亦是研究网络化系统管理时必须考虑的,档案信息网络化系统的管理,能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制,同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,主要方面是集中统一管理不力,这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“计算机起步”有关。应下决心解决分散现象,从管理上保证业务技术规范、标准,硬软件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中,实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题。加强培养教育,造就一大批复合型人才的重要性,已被广泛关注。

计算机技术的飞速发展为档案管理提供了便捷的手段。为了提高档案管理的工作效率、提高档案查全率、查准率,加快检索速度,使档案信息更好地为领导决策、经济建设和社会公众服务,全面推广计算机在档案管理工作中的应用势在必行。加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用,离不开推进应用水平的提高,要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性,统筹兼顾,全面安排。为档案信息工作提供基础工作。□ (编辑/穆杨)