马林青

文件作为机构业务活动过程中形成的重要记录,既是业务活动开展的证据,又是机构信息资源的重要组成部分。文件的有序管理和高效利用关乎业务活动的持续运作及信息资产的持续增值。随着信息技术的发展以及机构运营环境的复杂化,机构内信息孤岛以及文件管理流程不畅等问题日益突出。

从国际文件管理的理论和实践来看,基于职能的文件分类被普遍认为是应对这些问题的突破口之一。基于职能的文件分类是指将机构的职能活动作为文件分类的首要和根本依据。作为文件管理领域影响最大的国际标准,ISO15489《信息与文献 文件管理》代表着当前文件管理领域的最佳实践,实际上采用的就是基于职能的文件分类。它把分类视为文件管理的智能控制工具,将职能活动分析作为分类的前提,提倡在分类的基础上制定文件处置依据、文件保管与利用方案等,从而为文件全程管理提供一致性框架。

一、基于职能的文件分类出现的背景

无论国内还是国外,职能分类法都是早已有之。然而,它在主要以机构或问题为依据的传统文件分类法中,只是一个“配角”,并没有引起足够的重视,也没有专门的实施方法。直至20世纪90年代后期,西方档案界才将职能作为文件分类的首要和根本依据,并为基于职能的文件分类建立详细的方法体系。

1、对文件认识的转变

上世纪90年代起,北美档案学者主张对来源概念赋予新的理解,认为“来源”不仅指文件的形成机关,更包括其形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等等,即文件的职能和业务活动来源①。……