程兆文

摘要:建设施工合同是保证工程建设活动顺利进行的重要法律文件,加强合同管理工作对于承包商以及业主都具有重要的意义。文章讨论在建筑施工项目中合同管理工作的相关问题。

关键词:施工项目;合同管理;建设施工合同

中图分类号:TV723文献标识码:A

文章编号:1674-1145(2009)27-0096-02

建设施工合同是指承包人按照发包人的要求,依据勘察、设计的有关资料、要求,进行施工建设、安装的合同。是承发包双方为实现建设工程目标,明确相互责任、权利、义务关系的协议;是承包人进行工程建设,发包人支付价款,控制工程项目质量、进度、投资,进而保证工程建设活动顺利进行的重要法律文件。有效的合同管理是促进参与工程建设各方全面履行合同约定的义务,确保建设目标(质量、投资、工期)的重要手段。因此,加强合同管理工作对于承包商以及业主都具有重要的意义。根据过往的项目管理的经验,各类合同应统一形成合同管理程序,既防止合同中不成熟的条款给日后工作带来不必要的麻烦和争议,又将项目执行中遇到的风险降到可控范围。合同不仅是双方在施工过程中责权利的约束,也是最终进行工程结算的重要依据。

一、合同管理的前提——重合同,编制优良合同

在建设工程中贯彻法治理念,实施“合同之治,契约之理”,是世界贸易组织平台上适应市场经济体制条件的唯一选择。国际工程推崇建设合同为“建设宪法”,以合同管理为建设管理的核心内容,就是最集中、最有力的例证。对中国建设领域来说,在加入世界贸易组织后完善社会主义市场经济体制的进程中,必须练就精纯的“合同管理”理念,在“重什么样的合同,怎样重合同”这些基本问题上下大工夫。

合同之治,契约之理的首要要求是成立优良的合同。1913年国际咨询工程师联合会历时40余年,融会贯通国际性工程施工合同条款创造了“标准合同条件格式”,即“FIDIC合同条款”。“FIDIC合同条款”,于1957年1月首版,现已发展到第五版。“FIDIC合同条款”是一种辩证的合同条款,是目前国际通行的格式合同条款,很值得借鉴。

建设项目中常用的合同主要分为以下几类:

1.施工类合同:总包施工合同、分包施工合同;

2.材料设备类合同:建筑材料、设备等物资采购合同;

3.设计类合同:勘察合同、设计合同;

4.营销类合同:市场调研、广告制作、广告设计等合同;

5.其他类合同:土地合同、拆迁合同、银行借款合同等。

二、监控合同执行

因为各方的工作源于合同,其工作的结果即各类产品或服务将依合同按时按质交付业主,各方创造产品或提供服务的一切直接工作也即是合同的执行过程,而项目管理机构正是对这过程进行管理,所以,在一定程度和一定意义上项目管理部的日常工作即是对合同执行的监控、管理。

在合同执行过程中起关键性作用的第一步应是合同的交底,业主方与项目管理部的交底、项目管理部与施工单位的交底是否充分完善直接关系到合同能否正确执行。

作为与项目管理部配合协作的监理单位,负责对供应商的材料、设备质量进行检查、对施工单位的施工质量进行监控,以确保依合同所要求的标准供货、依合同所要求的标准进行施工、依合同所要求的标准完成分项、分部、单位工程;作为施工企业项目部,直接负责监控设计、施工进度和供货时间,直接负责各方依合同规定时间供应材料、设备、提交设计文件及交付建筑物。

工程款项依合同条款按时、足额拨付是业主的主要义务。作为业主的项目代表,项目管理部应在监理单位及造价咨询部对施工单位提交的工程款项拨付申请进行审核且确认的基础上,及时在工程款项拨付申请上签署意见。

各级工程应根据相应的合同条款对施工单位的完成工程进行验收。监理负责对日常分项、分部工程的验收,并在验收通过后签署意见。项目管理部应组织项目的最终验收,并向业主及相关单位移交竣工档案资料,确保验收的真实性、准确性。

按合同日期提供相应产品为各方的主要义务。设计合同的供图日期、设备、材料合同的交货时间、施工合同竣工日期为各方所承诺的、具有法律意义的产品交付时间。当项目依靠合同实施时,进度管理即为合同工期管理,因此进度管理的意义也即是确保按合同时间要求交付相应产品。密切跟踪、监督勘探、设计及施工进度、对交付时间作出准确预测、对交付时间可能延误及其相应后果向各方提出预警、敦促各方及时采取纠正措施就成为合同工期管理的重要内容。

三、合同的档案管理

重视合同档案的管理,形成科学的档案管理系统,保证工程合同资料的完整可保证工程执行过程中有据可依,有法可循。

项目管理部应有专人负责档案管理工作。档案管理人员要加强对合同档案的统计工作,要以原始记录为依据,编制合同统计清单。合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具,以有效地开展合同文档的查询、利用工作。各项目部和个人可在档案管理人员处查阅合同文档,确因工作需要须借出查阅,应办理相关借阅手续。合同原件无特殊情况不得外借,借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料。合同文档的密级为机密,任何人不得擅自将合同对外公开。

四、合同变更控制

因合同变更涉及方面很多,所以一切合同变更都应经与正式合同同样的程序审定、批准后方可执行。合同的变更作为合同的补充,应做变更谈判、变更审批、变更签订、变更履行监控、变更档案归档整理等工作。对此,项目管理机构将予以监督。而在合同变更正式报审前,项目管理部应将就变更事宜与合同双方充分沟通,同时,向业主提出专业性的看法和意见或提出专业性的评估。在合同变更签订后,项目管理部应对变更的履行情况进行监控,以保证变更的实行。

五、合同争议解决

无论何种解决方式、何种解决结果都不应影响工程建设的正常进行。对合同争议,项目管理机构将积极协调各方立场、缩小各方分歧,在不损害对方合法利益的前提下,使业主获得合理的利益。当各方的长远合作关系会转化成各方的长远利益时,项目管理机构一方面合理地解决争议,另一方面确保在解决过程中各方的关系不会因此而恶化,避免造成长远利益的损害。而当合同另一方以出于损害业主方正当权益方式来获取自身利益的不良目的而蓄意挑起的,项目管理机构将积极收集、整理相关证明材料,积极协助业主捍卫自身权益,使对方绝无可乘之机。

六、违约索赔处理

在处理违约索赔事项时,项目管理部应将业主的长远利益和近期利益相结合,积极维护业主的合理利益。对于承包单位向业主提出的索赔,项目管理部应严格审查其合理性、精确确定其合理的索赔额;对于承包单位的违约行为,项目管理部应及时、全面收集相关证据,准确确定索赔额,形成索赔报告递交业主,经业主批准后向承包单位提出,在索赔过程中应遵循“谁受益谁举证”的原则。

七、合同的后评估

在合同执行完毕后,项目管理部应对合同的完成情况进行评估,对施工单位或供方在履约过程中的质量、进度、安全文明生产等情况进行评估提交业主。